Imprimer un seul chèque lors du paiement d’un fournisseur

Vous pouvez imprimer un chèque pour un paiement ou un paiement anticipé, lorsque vous saisissez la transaction à l’aide des écrans Saisie des paiements de C.F. ou Saisie des factures de C.F.

Vous pouvez également imprimer tous les chèques d’un lot de paiement à l’aide de l’écran Liste des lots de paiements de CF ou Saisie des factures de CF. Pour en savoir plus, consultez Impression des chèques pour un lot de paiements.

Vous pouvez imprimer des chèques et des talons sur différents stocks de chèques, y compris les formulaires qui incluent un talon indiquant les détails du paiement. Pour en savoir plus sur les formats de chèque et de talon fournis avec Comptes fournisseurs, consultez À propos de l’impression de chèques.

Vous pouvez imprimer des chèques alors que d’autres utilisateurs en impriment également, du moment que les exécutions de chèques sont toutes associées à des lots de paiements différents.

Remarques :
  • Vous ne pouvez pas réimprimer un chèque, une fois que les données le concernant ont été reportées dans Services bancaires.
  • Si vous supprimez un paiement du lot de paiements après l’impression du chèque, Comptes fournisseurs modifiera l’état du chèque pour le faire passer à Annulé dans Services bancaires.
  • Vous pouvez supprimer les paiements (annuler les chèques) avant de reporter le lot.
  • Les chèques supprimés n’apparaîtront pas sur le registre des chèques de Comptes fournisseurs.

À quel moment imprimer

Utilisez les écrans Saisie des paiements de C.F. ou Saisie des factures de C.F., afin d’imprimer un chèque pour un paiement ou un paiement anticipé, lorsque vous procédez à sa saisie.

  • Adaptez la disposition des formules de chèque livrées avec le module Comptes fournisseurs pour la faire correspondre à vos chèques. (Utilisez Crystal Reports pour personnaliser les formulaires imprimés pour Comptes fournisseurs.)

  • Déterminer le format du rapport à utiliser pour imprimer le chèque ou le talon.

  • Dans Services bancaires, sélectionnez la formule de chèque et entrez le numéro de chèque suivant associé à la banque où vous effectuez le paiement. Pour en savoir plus, consultez l’Aide des Services bancaires et de taxes.

  • Utilisez l’écran Saisie des paiements de CF afin de saisir les paiements que vous souhaitez imprimer.

    Vous pouvez utiliser l’écran Saisie des factures de C.F. pour saisir les paiements anticipés lorsque vous saisissez des factures.

    Important! Indiquez un code de paiement associé à un paiement de type chèque, puis sélectionnez l’option Imprimer chèque pour les paiements.

  • Définissez la destination d’impression sur Imprimante, à partir du bureau Sage 300.
  • Chargez suffisamment de chèques/talons dans votre imprimante pour imprimer le chèque ainsi que les chèques d’alignement et les premiers chèques.

Pour imprimer un chèque correspondant à un paiement anticipé, effectuez votre saisie à l’aide de l’écran Saisie des factures :

  1. Ouvrez Comptes fournisseurs > Transactions de CF > Saisie des factures.

  2. Affichez la facture pour laquelle vous souhaitez verser un paiement anticipé, ou ajoutez-la normalement.

    Remarque : Si vous saisissez une nouvelle facture, cliquez sur Ajouter après avoir saisi toutes les données de facturation

  3. Cliquez sur Pmt anticipé.

  4. Sur l’écran Paiements anticipés, sélectionnez le lot de paiements et le paiement, ou saisissez un nouveau paiement normalement.

    Remarque : Si vous saisissez un nouveau paiement anticipé, cliquez sur Ajouter après avoir saisi toutes les données de paiement

  5. Veillez à ce que l’option Imprimer chèque soit sélectionnée pour le paiement.
  6. Cliquez sur Impr. chèque pour afficher l’écran Imprimer les chèques.
  7. Suivez les instructions suivantes jusqu’à l’étape 5, afin d’imprimer un chèque depuis l’écran Saisie des paiements.

Pour imprimer un chèque correspondant à un paiement ou à un paiement anticipé lorsque vous le saisissez sur l’écran Saisie des paiements :

  1. Ouvrez Comptes fournisseurs > Transactions de CF > Saisie des paiements.
  2. Affichez le paiement pour lequel vous souhaitez imprimer un chèque, ou saisissez un nouveau paiement normalement.
  3. Veillez à ce que l’option Imprimer chèque soit sélectionnée pour le paiement.
  4. Cliquez sur Impr. chèque pour afficher l’écran Imprimer les chèques.

  5. Sur l'écran Imprimer les chèques, passez en revue les paramètres et la liste des chèques que le programme est prêt à imprimer. Suite...

    Vous pouvez modifier les éléments suivants, s’ils sont incorrects :

    • Code de formules de chèques. Le code de formules chèques est configuré dans Services bancaires, mais vous pouvez le modifier, si nécessaire.
    • Numéro de chèque suivant.

    • Nombre de chèques-test. Bien que rien ne soit imprimé sur les chèques-test, Services bancaires a besoin de ces données pour attribuer des numéros de chèque aux formulaires vides, afin de préserver l’intégrité de la piste de vérification.

    • Format du rapport permettant d’imprimer les formulaires de chèques ou de talons.

      Vous ne pourrez pas procéder à l’impression et au report des chèques si le format du rapport n’est pas valide.

  6. Pour faire un test d’impression de chèque afin de vérifier que vos formulaires de chèques sont correctement alignés dans votre imprimante, vérifiez que cette dernière est prête, puis cliquez sur Aligner.

    Remarque : La fonction d’alignement imprime toujours sur votre imprimante, quelle que soit la destination d’impression sélectionnée sur Sage 300.

    Vous pouvez répéter cette étape aussi souvent que nécessaire.

    Conseil : Si vous n'êtes pas prêt à imprimer ce chèque, cliquez sur Fermer. Lorsqu’un message apparaît pour vous avertir que « Tous les chèques n’ont pas été imprimés », cliquez sur Oui pour fermer l’écran Imprimer les chèques et annuler l’exécution des chèques ainsi que les chèques imprimés. (Aucun n’a été imprimé.)

  7. Lorsque vous êtes prêt à imprimer le chèque, cliquez sur Imprimer.

    Comptes fournisseurs vous demandera si le chèque a été correctement imprimé.

  8. Examinez le chèque imprimé et cliquez sur Oui s’il a été correctement imprimé.

    Si le chèque n’a pas été correctement imprimé :

    1. Cliquez sur Non.

    2. Réinitialisez l’état d’impression de l’une des manières suivantes :

      • Double-cliquez sur la colonne État de l’impression pour le paiement.
      • Cliquez sur le bouton Sélect. plage de réimpression et indiquez le numéro du chèque que vous avez imprimé.

    3. Cliquez à nouveau sur Imprimer.

      Important! Si vous ne pouvez pas réimprimer le chèque à ce moment, cliquez sur Fermer, puis sur Oui lorsque vous serez invité à confirmer que vous souhaitez annuler l’exécution d’impression ainsi que le numéro de chèque courant. Si vous n’annulez pas l’exécution de chèque, le module Comptes fournisseurs rétablit l’état du lot à Impression de chèque en cours et vous ne pourrez plus modifier le lot avant de rétablir l’état à « Ouvert ».

  9. Si vous souhaitez également imprimer un talon de paiement, Comptes fournisseurs vous demandera si les formulaires de talon se trouvent dans l’imprimante.

    1. Cliquez sur Oui pour imprimer le formulaire de talon.

    2. Si le talon est correctement imprimé, cliquez à nouveau sur Oui lorsque vous y serez invité.

      Si le talon n’a pas été correctement imprimé, cliquez sur Non, puis réinitialisez l’état de l’impression comme précédemment.

    Lorsque vous acceptez le talon et le chèque de paiement après les avoir imprimés, Comptes fournisseurs reportera les données du chèque dans Services bancaires et fermera l’écran Imprimer les chèques.

  • Lorsqu’un chèque (et un talon, si vous en avez imprimé un) est imprimé avec succès, son état passe à « Imprimé ». Si le chèque est imprimé mais que vous n’avez pas encore imprimé le talon, l’état indique “ Talon non imprimé ”.

  • La liste de lots de paiements permet de paramétrer le lot sur Prêt à reporter et de le reporter.

    Les données du chèque sont immédiatement reportées dans Services bancaires, alors que les données de paiement ne sont pas reportées sur les comptes fournisseurs avant que le lot de paiements n’ait été reporté à partir de l’écran Liste des lots de paiements.