Saisir une facture payée au comptant ou un paiement divers

Vous entrez un paiement divers pour émettre un chèque à une personne ou à une entreprise pour laquelle il n’existe aucun enregistrement de fournisseur dans Comptes fournisseurs. Par exemple, vous pouvez saisir un paiement divers pour enregistrer un achat auprès d’un fournisseur occasionnel.

Vous pouvez également entrer un paiement divers pour un fournisseur existant de Comptes fournisseurs et créer une facture en même temps, ainsi vous n’avez pas à entrer la facture séparément dans l'écran Saisie des factures. Ce type de paiement s’appelle une « facture payée comptant ».

Remarque : Le module Comptes fournisseurs ne crée pas de facture lorsque vous reportez un paiement pour un fournisseur occasionnel, pour lequel vous ne créez pas d’enregistrement de fournisseur.

Pour ajouter une facture payée comptant ou un paiement comptant :

1. Ouvrez Comptes fournisseurs > Transactions de C.F. > Saisie des paiements.

2. Sélectionnez un lot de paiements existant à l’aide du champ Numéro de lot ou créez un nouveau lot. Suite...

   Pour créer un nouveau lot :

   1. Cliquez sur le bouton Nouveau situé à côté du champ N° de lot, puis saisissez une description pour le lot dans le champ suivant.
   2. Dans le champ Date du lot, saisissez une date pour le nouveau lot ou acceptez la date de la session.
   3. Spécifiez la banque et, pour un livre auxiliaire multidevise, la devise par défaut pour le lot.

3. Cliquez sur le bouton Nouveau près du champ N° de saisie pour entamer un nouveau document, puis saisissez une description pour le paiement (telle que Paiement d’appareil photo).

4. Choisissez Paiementdivers comme type de transaction.
5. Si vous saisissez le paiement pour un fournisseur existant, indiquez le numéro de fournisseur dans le champ N° du fournisseur ou utilisez le Dépisteur pour le sélectionner.
6. Remplissez les renseignements généraux ou d’en-tête pour le paiement. Suite...

   Les renseignements d’en-tête comprennent les éléments suivants :

   • Une description de la saisie.
   • La date du paiement et la date du report.
   • L’adresse de paiement.
   • Lle groupe de comptes.
   • Le code de paiement.
     • Si le code est pour un paiement par chèque, vous sélectionnez Imprimer chèque, N° chèque et Langue chèque.
     • Si le code est pour un paiement comptant, spécifiez un compte de caisse.
   • Le montant de paiement et, pour un système multidevise, la devise.
   • Le numéro de la facture.
   • Des champs optionnels (si vous vous en servez).
   • Groupe de taxes.

   Pour en savoir plus, consultez Écran Saisie des paiements de CF

7. Entrez les détails de ventilation du paiement, de la même façon que vous entrez les données d’une facture. Suite...

   • Si le paiement est associé à une tâche, sélectionnez l’option Tâche connexe, puis utilisez les champs qui s’affichent pour ventiler le paiement aux contrats, projets, catégories et ressources, au besoin.
   • Si le paiement n’est pas associé à une tâche, pour chaque détail de ventilation, entrez le code de ventilation ou le numéro de compte du grand livre et le montant, puis :

     1. Tapez le montant ventilé.

        Remarque : Vous pouvez entrer un montant négatif sur une ligne de détail, mais le total du document ne doit pas être négatif.

     2. Tapez une référence.
     3. Tapez une description pour la ventilation.

   Vous pouvez également taper une référence et une description facultatives.

8. Pour vérifier ou changer les taxes calculées pour le document (y compris la taxe en monnaie de publication) ou changer le groupe de taxes du document, cliquez sur le bouton Taxes.

9. Pour vérifier les taxes calculées pour une écriture de ventilation ou les entrer manuellement, sélectionnez l’écriture, puis cliquez sur le bouton Compte/Taxe.

   Pour en savoir plus sur la saisie manuelle de taxes, consultez Modifier les taxes sur une facture, note de débit ou note de crédit.

10. Dans un livre auxiliaire multidevise, si la banque ou le fournisseur n’utilise pas la devise fonctionnelle et que vous devez changer les renseignements sur le taux de change pour le paiement, cliquez sur le bouton Taux et, pour chaque type de taux (banque et fournisseur), saisissez les renseignements suivants :

    • Le code de type de taux.
    • Le taux de change. Si la devise du compte bancaire ou la devise du fournisseur correspond à la devise fonctionnelle, le taux pour la devise sera de 1,0000000.

    Remarque : Le bouton Taux n’apparaît que lorsque le fournisseur n’utilise pas la devise fonctionnelle.

    Le chèque sera libellé dans la devise de la banque.

11. Lorsque vous avez fini, cliquez sur Ajouter ou Sauvegarder.