Écran Paiements anticipés de CC

Le groupe de comptes défini dans l’enregistrement du client est affiché par défaut dans ce champ. Il spécifie les comptes de contrôle de comptes clients, les remises de paiement, les acomptes clients, les retenues et les annulations selon lesquels la transaction sera ventilée.

Vous pouvez changer le groupe de comptes. Si vous utilisez la comptabilité multidevise, le nouveau groupe de comptes doit toutefois utiliser la même devise que celle du groupe de comptes du client.

Ce montant est le montant dû d'un paiement précis. Le montant de chaque paiement est calculé en fonction du pourcentage indiqué dans le code de modalités.

Lorsque vous ajoutez un nouveau lot d’encaissements, ce champ affiche initialement le code et la description de la banque par défaut spécifiée dans l’écran Options de CC.

Vous pouvez entrer ou sélectionner un autre code de banque, au besoin.

Il s'agit normalement de la date à laquelle le lot a été créé.

Le programme utilise la date du lot comme date du document par défaut pour de nouveaux documents que vous ajoutez au lot.

Comptes clients affiche la date de session comme date de lot par défaut lorsque vous créez un nouveau lot. Vous pouvez saisir une autre date dans le champ ou en sélectionner une à l'aide du calendrier. (Cliquez sur l'icône en regard du champ Date de lot pour afficher le calendrier.)

Vous pouvez changer la date du lot en tout temps avant de reporter le lot, pourvu que le lot ne soit pas sur Prêt à reporter dans la Liste des lots d'encaissements de CC.

Lorsque vous reportez le lot, la date du lot devient partie intégrante de votre piste d'audit. Utilisez-la pour sélectionner des lots à imprimer dans les rapport de liste de lots et état des lots.

Le numéro de lot fait partie des informations permanentes stockées pour chaque facture, note de débit ou note de crédit. Si vos options d'intégration GL de CC définissent les numéros de lot comme description ou référence pour les transactions du Grand livre, le numéro de lot apparaît pour la transaction sur les rapports de Comptes clients, comme les journaux de report et le rapport de transactions du GL.

Vous pouvez utiliser les numéros de lot et d’entrée pour faire le suivi des transactions dans le système de Comptes clients et, si vous utilisez les numéros comme description ou référence pour les transactions du GL, dans votre Grand livre (sauf si vous consolidez les transactions durant le report dans Comptes clients).

Entrez un numéro de chèque pour chaque paiement par chèque.

Si le paiement n’est pas effectué par chèque, vous pouvez entrer un autre numéro de référence, ou vous pouvez également laisser le champ en blanc pour permettre au module Comptes clients d’attribuer un numéro comprenant le numéro du lot et le numéro de saisie.

Le numéro de client identifie le client dont le compte sera mis à jour lorsque vous reporterez le paiement anticipé. Le numéro de client détermine aussi l'adresse de facturation et définit le groupe de taxes ainsi que les modalités de paiement des taxes par défaut.

Dans les systèmes multidevises, le numéro de client précise aussi la devise du document.

Conseil : Cliquez sur le lien Détails pour afficher des informations supplémentaires provenant de l'enregistrement du client.

Lorsque vous créez un nouveau lot d’encaissements, attribuez un numéro de dépôt au lot. Vous pouvez :

• Créer un nouveau numéro de dépôt pour le lot d’encaissements. Cliquez sur le Nouveau  bouton situé à côté du champ Numéro dépôt pour permettre au programme d’attribuer le prochain numéro de dépôt indiqué dans l'écran Options de CC.
• Attribuer un numéro de dépôt existant au lot. Sélectionnez un numéro de dépôt existant (par exemple, pour regrouper un nombre de lots d'encaissements dans un dépôt bancaire). Comptes clients vous permet d'attribuer un seul bordereau de dépôt à plusieurs lots.

Si vous avez coché l’option Créer un bordereau de dépôt lors de la création du lot d’encaissements dans l'écran Options de CC, vous pouvez ne rien indiquer dans le champ et laisser le programme attribuer le prochain numéro de dépôt lorsque vous ajoutez le premier encaissement au lot.

Si vous n’avez pas coché l’option pour créer un bordereau de dépôt, vous devez attribuer ou créer manuellement un numéro de dépôt avant d’enregistrer un encaissement, un paiement anticipé, une transaction au comptant non imputée ou un encaissement divers.

Conseil : Vous n’avez pas à créer un bordereau de dépôt si le lot contient seulement des transactions de documents à imputer.

Vous ne pouvez pas modifier le numéro après avoir ajouté le premier encaissement à un lot.

Ce champ affiche le montant de remise disponible déterminé sur l'écran Saisie des factures de CC.

Le numéro de document est le numéro sur la facture, la note de débit ou la note de crédit que vous avez reçue du fournisseur. Vous pouvez ajouter des préfixes standard à chaque document (comme FAC, NCR, NDR, INT) pour les regrouper dans les listes combinées.

Vous pouvez utiliser un numéro de document une fois seulement par client.

Conseil : Cliquez sur le lien Détails pour afficher des informations supplémentaires provenant de l'enregistrement du document.

Ce champ affiche le montant total du document, y compris les taxes, tel que spécifié dans l'écran Saisie des factures de CC.

Comptes fournisseurs assigne un numéro de saisie à chaque nouvelle écriture que vous créez. Le numéro de saisie identifie la séquence dans laquelle une saisie a été ajoutée au lot et, avec le numéro de lot, ils forment une partie de la piste d'audit de la transaction.

Sélectionnez l’option Tâche connexe si cette facture est destinée à un projet que vous gérez dans Gestion de projet de Sage 300.

Lorsque vous sélectionnez cette option, des champs supplémentaires s’affichent dans la table de détails pour vous permettre d’entrer les données associées à la tâche.

Lorsque vous reportez le document, Comptes clients met à jour le contrat, le projet, la catégorie et (au besoin) la ressource spécifiés dans Gestion de projet.

Ce champ affiche le nombre de saisies dans le lot sélectionné.

Ce champ vous indique si des champs optionnels sont attribués à l’encaissement sélectionné en cours. Si un champ d’encaissement optionnel est configuré pour l’insertion automatique, ce champ est sélectionné lors de l’ajout d’une nouvelle écriture d’encaissement.

Pour afficher ou modifier un champ optionnel pour la transaction en cours sur l’écran Champs optionnels, cliquez sur le dépisteur .

Si vous avez assigné exactement les mêmes champs optionnels à l’enregistrement du client comme à ceux des encaissements, les valeurs des champs optionnels de l’enregistrement du client s’affichent.

Si un champ optionnel est configuré pour les encaissements, mais n’est pas assigné au client, le programme affiche la valeur spécifiée dans l’enregistrement du champ optionnel.

Pour obtenir des renseignements concernant l’assignation de champs optionnels aux encaissements, consultez Modifier les champs optionnels d’un encaissement.

Les codes de paiement sont utilisés pour identifier les types de paiement que vous traitez, en espèces ou en chèques par exemple.

Utilisez les codes de paiement dans l’écran Saisie des encaissements de CC et l’écran Paiements anticipés (dans Saisie des factures) pour classer les encaissements pour le bordereau de dépôt. Par exemple, votre entreprise peut définir trois codes de paiement différents pour des paiements effectués par carte de crédit : un type pour chacune des trois cartes de crédit que vous acceptez.

Conseil : Cliquez sur le dépisteur du champ Code de paiement pour afficher une liste des codes de paiement et des types de paiement correspondants.

Si vous utilisez Traitement de paiements et vous voulez traiter un paiement par carte de crédit, vous devez sélectionner un code de paiement qui utilise le type de paiement Carte de crédit SPS avant d’ajouter le document ou le paiement anticipé. Après avoir sélectionné le code de paiement, le champ Code de traitement apparaît, avec un champ d’état qui affiche des informations sur l’état de la transaction par carte de crédit. Après avoir ajouté le document ou le paiement anticipé, les boutons Facturer et Facturation rapide deviennent disponibles.

Ce champ affiche la date de report de la transaction.

Comptes fournisseurs utilise les dates de report, plutôt que les dates de document, pour sélectionner des documents non réglés à réévaluer. Les ajustements de change sont ainsi reportés dans l'exercice et la période voulus.

La date de report par défaut qui s'affiche peut être la date du document, la date du lot ou la date de session, en fonction de la sélection effectuée pour l'option Date report par défaut à l'écran Options de CF.

Après avoir cliqué sur Enregistrer, le numéro de paiement anticipé est automatiquement attribué et affiché dans ce champ.

Conseil : Cliquez sur le lien Détails pour afficher des informations supplémentaires provenant de l'enregistrement du document.

Un code de traitement indique la banque, la devise et le compte marchand qui seront utilisés pour traiter une transaction par carte de crédit.

Le champ Code de traitement devient disponible après avoir sélectionné un code de paiement qui utilise le type de paiement Carte de crédit SPS. Vérifiez que le champ Code de traitement affiche le code de traitement correct.

Remarque : La banque et la devise du lot et de la transaction doivent correspondre à la banque et la devise indiquées pour le code de traitement sélectionné.

Il s'agit ici du montant du chèque ou d'un autre encaissement.

Dans le livre auxiliaire multidevise, le montant est dans la devise dans laquelle il a été payé. Le programme affiche la devise par défaut du lot pour un nouvel encaissement, mais vous pouvez en sélectionner une autre dans le champ.

Comptes clients utilise la date de réception pour :

• Assigner l’encaissement aux périodes âgées sur les relevés et rapports, et mettre à jour les statistiques dans les enregistrements des clients, ainsi que dans les enregistrements du vendeur, si vous conservez les statistiques du vendeur.
• Calculer une quelconque remise sur paiement anticipée.
• Indiquer le nombre de jours pour régler.

Le programme utilise la date de dépôt (saisie dans l’écran Saisie des encaissements de CC ou dans l’écran Données du lot) comme la date par défaut pour la saisie des encaissements, mais libre à vous de le modifier. Pour de plus amples renseignements, consultez Écran Saisie des encaissements de CC ou Écran Données du lot de CC (Encaissements) .

Cette date s’affiche comme Date du document sur les rapports qui comprennent des transactions de type encaissement et imputer document.

Vous pouvez entrer une référence facultative comportant un maximum de 22 caractères pour chaque saisie.

La référence est affichée avec la saisie sur les rapports Liste des lots et Transactions de GL.

Pour calculer le montant de retenue de garantie, le programme multiplie le montant du document (ou le total du document si la taxe est incluse dans la retenue) par le pourcentage de retenue.

Le montant de retenue est soustrait du montant du document (ou le total du document) pour calculer le montant à payer.

Si vous utilisez Traitement des paiements, le champ État affiche l'état d'une transaction par carte de crédit Paya, par exemple « Non facturé » ou « Facturation en attente ».

Si la transaction a été traitée, ce champ affiche le code d'autorisation pour la transaction. Vous pouvez utiliser ce code pour consulter la transaction dans Sage Virtual Terminal.

Ce champ affiche le montant total de la saisie spécifiée.