Écran Saisie des demandes d'achat de CmF

Pour saisir des commentaires ou des instructions pour une ligne de détail, cliquez sur le bouton Zoom situé à côté du champ ou appuyez sur Maj+F9.

Si vous créez un bon de commande à partir d’une demande d'achat, tous les commentaires ou directives que vous entrez pour la ligne de détail sur la demande d'achat sont compris dans le bon de commande, mais vous pouvez les changer ou les supprimer.

Si nécessaire, indiquez que la ligne est conclue en cochant la case Conclu. Commandes fournisseurs marque également les lignes des détails de demande d'achat comme conclues quand elles sont utilisées dans un bon de commande.

Après avoir indiqué qu'une ligne est conclue, vous ne pouvez plus y apporter de changements.

Si la demande d'achat est associée à une tâche connexe, spécifiez pour chaque détail de la demande d'achat où seront utilisés les articles ou les ressources.

Si vous utilisez des termes autres que "Contrat," "Projet," et "Catégorie" dans Gestion des projets, le programme affiche les termes que vous utilisez.

Remarque :

• Pour que ces champs apparaissent, vous devez sélectionner l'option Tâche connexe située dans la partie supérieure de l'écran Saisie des demandes d'achat.
• Tous les détails figurant sur une demande d'achat associée à une tâche connexe doivent aussi y être associés. Vous ne pouvez pas inclure, dans un même document, des détails associés à une tâche connexe et des détails qui ne le sont pas.
• Vous sélectionnez la ressource dans le champ N° article.
• Vous ne pouvez pas modifier ces champs dès lors que vous avez ajouté la ligne de détail.

Contrat

Spécifiez un numéro de contrat pour chaque détail. Vous pouvez seulement entrer ou sélectionner les contrats qui sont ouverts ou qui sont en attente. (Vous ne pouvez pas traiter des transactions à un contrat qui est en attente si celui-ci n'a jamais été ouvert.)

Classe du coût

Le programme affiche la classe de coût de la catégorie utilisée dans chaque détail. Vous ne pouvez pas modifier ce champ.

N° article (ressource).

Utilisez le champ N° article pour spécifier la ressource de ce détail.

Vous devez spécifier une ressource que vous avez assignée au projet dans Gestion de projet (telle qu'un code d'équipement ou de sous-traitant). Vous ne pouvez pas laisser ce champ en blanc.

Projet

Vous pouvez seulement saisir ou sélectionner les projets qui sont :

• Assignés au contrat que vous avez sélectionné.
• Ouverts ou en attente. (Si un projet en attente n'a jamais été ouvert, vous ne pouvez pas le sélectionner.)
• Pas fermés aux coûts.

Sélectionnez cette option si vous voulez copier les coûts spécifiés sur la demande d'achat dans le bon de commande. Par exemple, vous pourriez sélectionner cette option si vous avez négocié un tarif particulier pour cet achat.

Ne sélectionnez pas cette option si vous voulez recalculer les coûts ou si vous voulez utiliser les coûts provenant des enregistrements des fournisseurs lorsque vous créerez le bon de commande. Par exemple, la demande d'achat peut fournir des estimations au lieu d'un prix négocié au meilleur tarif.

Utilisez ce champ afin de spécifier, pour un détail donné, une adresse d'expédition directe qui diffère de l'emplacement utilisé pour la demande d'achat.

Afin d'ouvrir l'écran Adresse d'expédition directe pour saisir ou modifier l'adresse d'expédition directe d'un détail donné, cliquez sur le champ Expéd. dir., puis cliquez sur le bouton Zoom (ou appuyez simultanément sur les touches Maj et F9). Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Écran Adresse d'expédition directe de Saisie des réceptions de CmF.

Le programme affiche le cours du change actuellement en vigueur pour la devise de fournisseur indiquée, si celle-ci est différente de votre devise fonctionnelle. Vous pouvez changer le taux de la demande d'achat.

Le cours du change indiquera "1" si vous ne choisissez pas de fournisseur car le programme considèrera que la devise est votre devise fonctionnelle.

Entrez la date à laquelle vous prévoyez recevoir les articles.

Si vous avez spécifié une date d'arrivée prévue à l'onglet Demande d'achat, cette date est affichée dans le champ mais vous pouvez la changer.

Entrez le coût total pour le nombre d’unités de l’article que vous avez commandées.

Si vous modifiez le coût total, le programme recalcule automatiquement le coût unitaire.

Entrez le poids total pour le nombre d’unités de l’article que vous avez commandées.

Si vous modifiez le poids total, le programme recalcule automatiquement le poids unitaire.

Le poids total de tous les articles répertoriés sur le document est affiché à l'onglet Totaux.

Le programme affiche la description de l'article provenant du module Gestion des stocks mais vous pouvez la modifier.

Si vous avez entré un numéro d'article qui n'existe pas dans Gestion des stocks, entrez aussi la description de cet article. Vous pouvez saisir des numéros d'articles inexistants seulement si vous avez sélectionné l'option Permettre articles hors stock (dans l'écran Options de CmF).

Entrez le numéro de l'article que vous souhaitez commander ou sélectionnez-le à l’aide du dépisteur.

Vous pouvez aussi entrer un numéro d'article qui n'existe pas dans vos données de Gestion des stocks si vous utilisez l'option Permettre articles hors stock (sélectionnée dans l'écran Options de CmF).

Le module Commandes fournisseurs vous permet aussi de saisir des numéros d'article des fabricants dans ce champ dans la mesure où ceux-ci ont été ajoutés dans Gestion des stocks. Ces numéros peuvent inclure des codes à barres utilisés à l'interne, des numéros UPC ou ISBN, vous permettant ainsi d'utiliser un scanneur (ou de taper un code abrégé) pour entrer des numéros d'article de stock.

Si vous entrez un numéro d'article du fabricant, Commandes fournisseurs le remplace par votre numéro d'article de stock, puis affiche le numéro d'article du fabricant que vous aviez saisi dans le champ N° article du fabricant vers la fin de la ligne de détail.

Pour sélectionner une ligne existante à modifier ou à supprimer, cliquez sur la ligne en question ou saisissez le numéro de ligne correspondant dans ce champ de l'écran Détails - Articles/Taxes de CmF.

Remarque : Vous ne pouvez pas supprimer des lignes conclues.

Ce champ s'affiche seulement si vous utilisez le module Gestion des stocks.

Saisissez le code pour l'emplacement auquel vous prévoyez recevoir l'expédition (ou auquel vous voulez reporter des articles expédiés directement).

Le cas échéant, le programme affiche le code de l'adresse d'expédition saisi sur le premier onglet, mais vous pouvez sélectionner un autre emplacement. Vous pouvez omettre l'emplacement lorsque vous ajoutez des détails pour des articles hors stock.

Remarque : Si vous modifiez des emplacements après avoir assigné des numéros de série ou de lot, vous devrez réassigner les numéros de série ou de lot.

Si vous avez entré un numéro d'article du fabricant dans le champ N° article de la demande d'achat ou du bon de commande, le numéro apparaît dans le champ N° article du fabricant.

Les numéros d'article du fabricant sont d'autres numéros d'article — tels que des codes à barres ou des codes de raccourcis — qui identifient vos articles d'inventaire. Vous définissez les numéros d'article du fabricant dans Gestion des stocks.

Dans Commandes fournisseurs, vous pouvez saisir des numéros d'article du fabricant dans tout champ de saisie de numéros d'article.

Entrez le nom correspondant à un nouveau numéro de fournisseur que vous n’avez pas encore ajouté à Comptes fournisseurs.

Si vous avez spécifié un numéro de fournisseur valide dans Comptes fournisseurs, le nom du fournisseur s’affiche et vous ne pouvez pas le changer.

Les champs optionnels sont des champs qui ont été ajoutés par votre entreprise aux écrans de saisie des transactions et aux lignes de détail dans les transactions de bons de commande.

Si vous utilisez des champs optionnels, une colonne Champs opt. apparaît dans la table. Vous pouvez cliquer sur l'en-tête de la colonne pour afficher les champs optionnels assignés au détail sélectionné et modifier leur contenu.

Remarque : Vous devez utiliser Transaction Analysis and Optional Field Creator pour pouvoir ajouter et utiliser des champs optionnels.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la manière d'utiliser les champs optionnels dans les transactions, consultez À propos des champs optionnels dans les transactions.

Entrez le numéro du bordereau de vente pour lequel vous créez le détail de demande d'achat. Si vous utilisez le module Commandes clients de Sage 300 avec le module Commandes fournisseurs, vous pouvez également sélectionner un numéro de commande de Commandes clients à partir du dépisteur.

Entrez la quantité à commander (exprimée dans l'unité de mesure que vous sélectionnez).

Tapez ou sélectionnez la date à utiliser pour sélectionner le cours du change du document que vous saisissez.

Le programme affiche la date du taux qui se rapproche le plus de la date de document que vous avez saisie; vous pouvez toutefois spécifier une autre date pour laquelle un cours du change existe dans les fenêtres Devise de Services communs.

Si vous modifiez la date de taux, le module Commandes fournisseurs vérifie les tables de taux pour trouver une date correspondante et met le taux à jour, au besoin.

Entrez le coût correspondant à une seule unité de l'article que vous commandez dans le détail.

Commandes fournisseurs affiche un coût par défaut de la manière suivante :

• Si vous avez configuré des contrats d'achat auprès des fournisseurs, Commandes fournisseurs affiche le coût spécifié comme contrat d'achat pour l'article et l'unité de mesure.
• Si Commandes fournisseurs ne trouve pas de contrat d'achat valide, il utilise l'évaluation des stocks spécifiée dans l'écran Options de CmF.

Utilisez le Dépisteur pour afficher des contrats d'achat auprès des fournisseurs, coûts courants du fournisseur et d'autres coûts utilisés par Gestion des stocks.

Commandes fournisseurs utilise le coût unitaire pour calculer le coût total. Si vous le changez, le coût total est recalculé.

Dans les livres auxiliaires multidevises, le coût est exprimé dans la devise du fournisseur.

Remarque : Vous pouvez assigner la sécurité aux champs Coût unitaire et Coût total pour prévenir toute modification non autorisée de ces champs.

Si vous utilisez Gestion de projet, le coût unitaire est défini par défaut de la manière suivante :

• Si le projet est un projet standard :
  • Pour une classe de coût associée à une catégorie de sous-traitant, coûts directs, matériel divers, le coût unitaire provient par défaut de la ressource de catégorie.
  • Pour une classe de coût associée à une catégorie de coût salarial indirect, le coût unitaire par défaut est basé sur l'option «Coût unitaire par défaut de» pour la catégorie de ressource Employé.
  • Pour une classe de coût associée à Matériaux (si vous utilisez Gestion des stocks), le coût unitaire par défaut est basé sur le coût de l'article par défaut de Commandes fournisseurs (défini dans Options de CmF).
  • Pour une classe de coût associée à Matériel (si vous n' utilisez pas Gestion des stocks), le coût unitaire est basé sur les coûts du fournisseur de Commandes fournisseurs.
• Si le projet est un projet simple :
  • Pour une classe de coût associée à une catégorie de sous-traitant, coûts directs, matériel divers, le coût unitaire provient par défaut de la catégorie.
  • Pour une classe de coût associée à une catégorie de coût salarial indirect, le coût unitaire par défaut est basé sur l'option «Coût unitaire par défaut de» pour la catégorie de coût salarial indirect.
  • Pour une classe de coût associée à Matériaux (si vous utilisez Gestion des stocks), le coût unitaire par défaut est basé sur le coût de l'article par défaut de Commandes fournisseurs (défini dans Options de CmF).
  • Pour une classe de coût associée à Matériel (si vous n' utilisez pas Gestion des stocks), le coût unitaire est basé sur les coûts du fournisseur de Commandes fournisseurs.

Saisissez l'unité de mesure dans laquelle vous commandez l'article. Si vous créez un bon de commande à partir d'une demande d'achat, l'unité de mesure entrée pour le détail sur la demande d'achat s'affiche, mais vous pouvez la changer.

Si vous entrez de nouvelles lignes de détails, le programme affiche l'unité de mesure de stockage par défaut, à moins d'avoir défini des contrats d'achat auprès des fournisseurs en utilisant une autre unité de mesure.

Vous devez utiliser une des unités de mesure qui est assignée à l'article dans Gestion des stocks.

Remarque : L'unité de mesure du poids peut être différente de l'unité de mesure de la commande.

Entrez le poids correspondant à une seule unité de l'article que vous commandez dans le détail. Sur les nouvelles lignes de détails, le poids spécifié dans l'enregistrement de l'article dans Gestion des stocks s'affiche, mais vous pouvez le changer.

Commandes fournisseurs utilise le poids unitaire pour calculer le poids total. Si vous changez le poids unitaire, le poids total est recalculé.

Vous pouvez choisir parmi les unités de mesure du poids définies dans Commandes fournisseurs. Le poids est exprimé dans l'unité sélectionnée pour l'option Unité de mesure du poids dans l'écran Options de GS.

Sur les factures, saisissez le poids correspondant à une seule unité de l'article pour lequel vous avez été facturé. Le programme affiche le poids spécifié pour l'article sur la réception mais vous pouvez le modifier.

Commandes fournisseurs utilise le poids unitaire pour calculer le poids total. Si vous changez le poids unitaire, le poids total est recalculé.

Vous pouvez afficher le poids total estimé à partir des saisies des articles facturés à l'onglet Totaux.

Entrez le numéro du fournisseur à utiliser pour la demande d'achat ou sélectionnez-le à l’aide du dépisteur.

Vous pouvez aussi entrer un nouveau numéro de fournisseur que vous n’avez pas encore ajouté à vos données de Comptes fournisseurs ou vous pouvez laisser le champ Nº du fournisseur en blanc, si vous ne souhaitez pas spécifier de fournisseur pour la demande d'achat.

Si vous entrez un numéro de fournisseur, il devient le numéro de fournisseur par défaut sur les lignes de détails que vous ajoutez à la demande d'achat.

Si vous le désirez, vous pouvez ajouter de nouveaux enregistrements de fournisseur dans Comptes fournisseurs à partir de l'écran Saisie des demandes d'achat. Entrez le nouveau numéro, puis cliquez sur le bouton Nouveau pour ouvrir l'écran Fournisseurs de Comptes fournisseurs et ajouter l’enregistrement.

Vous ne pouvez pas saisir de demande d'achat pour un fournisseur inactif.

Entrez le code que le fournisseur utilise pour identifier l'article.

Si le numéro d'article du fournisseur est spécifié dans l'enregistrement de l'article dans Gestion des stocks, le code s'affiche dans ce champ. (Entrez les numéros d'articles des fournisseurs lorsque vous assignez les types de fournisseurs dans les enregistrements des articles dans Gestion des stocks.)

Si le numéro de l'article du fournisseur est spécifié sur la réception pour laquelle vous entrez une facture, le code s'affiche dans ce champ. (Vous pouvez entrer les numéros d'article du fournisseur lorsque vous assignez les types de fournisseurs dans les enregistrements de l'article, dans le module Contrôle des stocks.)