Commandes fournisseurs offre un système d'approbation des demandes d'achat qui permet de garantir que seuls certains employés peuvent approuver les demandes d'achat.
Les demandes d'achat approuvées peuvent être ajoutées à des bons de commande.
Remarque : Vous devez activer la sécurité pour la base de données système dans le programme Configuration de base de données de Sage 300 afin d'utiliser la fonction d'approbation des demandes d'achat.
L'approbation des demandes d'achat est basée sur l'autorisation Approbation manuelle-Demandes d'achat.
- Si vous êtes autorisé à approuver des demandes d'achat, toutes les demandes d'achat que vous reportez sont automatiquement approuvées.
L'état de l'approbation, ainsi que le nom de l'approbateur d'une demande d'achat donnée sont affichés dans l'écran Saisie des demandes d'achat.
- Si vous n'êtes pas autorisé à approuver des demandes d'achat, les demandes d'achat que vous reportez sont mises automatiquement en attente et leur état d'approbation demeure Saisi jusqu'à ce qu'elles soient reportées par un utilisateur habilité à les approuver.
Si vous n'utilisez pas la fonction d'approbation des demandes d’achat, toutes les demandes d'achat sont automatiquement approuvées lors du report.
Activer l'approbation des demandes d'achat
Vous activez l'approbation des demandes d'achat de la manière suivante :
- En sélectionnant Approbation requise dans l'écran Options de CmF.
- En activant la sécurité pour tout le système dans le programme Configuration de base de données de Sage 300.
- En assignant des approbateurs à des groupes de sécurité comprenant l'autorisation Approbation manuelle-Demandes d'achat.
- En assignant d'autres utilisateurs à des groupes de sécurité qui ne bénéficient pas de l'autorisation Approbation manuelle-Demandes d'achat.
Approuver des demandes d'achat en attente
Les demandes d'achat reportées par des utilisateurs qui ne sont pas habilités à les approuver sont mises automatiquement en attente.
Les approbateurs de demandes d'achat doivent ouvrir les demandes d'achat non approuvées, retirer l'état En attente et reporter les demandes d'achat de nouveau pour les approuver.