Créer une nouvelle demande d'achat

Les demandes d'achat sont optionnelles dans Commandes fournisseurs. Vous pouvez saisir des bons de commande avec ou sans numéros de demandes d'achat . Suite...

Si vous utilisez des demandes d'achat, Commandes fournisseurs vous offre un système d'approbation des demandes d'achat qui vous permet d'approuver les achats.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez À propos de l'approbation des demandes d'achat.

Vous pouvez saisir des demandes d'achat sans spécifier de fournisseur et vous pouvez saisir des demandes d'achat comprenant des articles de plusieurs fournisseurs.

Vous pouvez modifier les demandes d'achat et les lignes de détail individuelles des demandes d'achat jusqu'à ce que celles-ci soient conclues. Lorsque vous reportez un bon de commande qui utilise un détail de demande d'achat, le détail est conclu, quelle que soit la quantité qui a été commandée.

  • Attribuez ou vérifiez la longueur, le préfixe et le numéro que Commandes fournisseurs assignera à la prochaine nouvelle demande d'achat que vous créerez, si vous voulez que les numéros soient attribués automatiquement.
  • Si vous utilisez Transaction Analysis and Optional Field Creator (un progiciel distinct), définissez les champs optionnels que vous voulez ajouter à l'écran Saisie des demandes d'achat (et aux autres écrans de saisie des transactions).
  • Déterminez les numéros des demandes d'achat que vous voulez modifier ou supprimer.

Pour créer une nouvelle demande d'achat :

  1. Ouvrez Commandes fournisseurs > Transactions de CmF > Saisie des demandes d'achat.

  2. Appuyez sur la touche Tab pour accepter *** NOUVEAU *** comme numéro dans le champ N° demande d'achat.

    Commandes fournisseurs assignera un numéro de demande d'achat lorsque vous reporterez la demande d'achat.

    Si vous ne voulez pas que Commandes fournisseurs assigne le numéro automatiquement, tapez le nouveau numéro vous-même.

  3. Saisissez le numéro de fournisseur ou sélectionnez-le à l'aide du dépisteur. Suite...
    • Vous pouvez omettre le numéro de fournisseur et saisir un nom de fournisseur (s'il s'agit d'un nouveau fournisseur, par exemple) ou omettre complètement les champs relatifs au fournisseur.
    • Vous pouvez cliquer sur le bouton Nouveau Bouton Nouveau pour ajouter un nouvel enregistrement de fournisseur dans Comptes fournisseurs.
  4. Saisissez une date de demande d'achat, une date requise et une date d'expiration.

    Remarque : Si la demande d'achat n'est pas conclue avant la date d'expiration, elle sera supprimée la prochaine fois que vous exécuterez la clôture journalière.

  5. Indiquez si la demande d'achat est en attente.

    Remarque : Vous ne pouvez pas créer de bons de commande à partir de demandes d'achat en attente.

  6. Si vous approuvez une demande d'achat qui avait été saisie auparavant :
    • Vous devez bénéficier des droits nécessaires pour approuver des demandes d'achat.
    • Vous devez ouvrir une session avec votre propre code d'utilisateur.
    • Vous devez retirer l'état En attente de la demande d'achat et la reporter.
  7. Choisissez l'option Tâche connexe si vous utilisez le module Gestion de projet et si cette demande d'achat est associée à une tâche. Suite...

    Si la demande d'achat est associée à une tâche connexe, tous les articles doivent correspondre à des contrats, projets et catégories particuliers dans Gestion de projet.

    Par ailleurs, vous ne pouvez pas ajouter des articles en série ni des articles assignés à des lots aux transactions associées à une tâche. Au lieu de cela, vous devez les commander en tant qu'articles non associés à une tâche, les réceptionner dans le stock, puis utiliser l'écran Utilisation des matériaux dans Gestion de projet pour les déplacer du stock aux tâches.

  8. Dans le champ Demandé par, saisissez le nom de l'auteur de la demande.

    Remarque : Si vous utilisez Paie de Sage 300, vous pouvez sélectionner le numéro de l'auteur de la demande dans le dépisteur.

  9. Saisissez l'emplacement où vous voulez que les marchandises soient livrées et saisissez une description et une référence pour la demande d'achat.
  10. Saisissez les détails de la demande d'achat. Suite...

    Vous pouvez saisir des détails directement dans la table de saisie de détails. (Utilisez la touche de tabulation pour passer d'une colonne à une autre.)

    Remarque :
    • Certaines colonnes peuvent ne pas être affichées. Commandes fournisseurs vous permet de masquer des colonnes et d'en changer l'ordre.
    • Pour saisir une nouvelle ligne de détail, vous devrez éventuellement appuyer sur Insérer.

    Vous pouvez aussi cliquer sur Détail ou appuyer sur F9 pour saisir un détail dans l'écran Détails des articles, dans lequel tous les champs correspondant à un détail sont affichés.

    Saisissez les renseignements suivants pour chaque détail :

    1. S'il s'agit d'une demande d'achat associée à une tâche connexe :
      1. Double-cliquez sur le champ Contrat et saisissez le numéro de contrat ou cliquez sur l'en-tête de la colonne Contrat pour sélectionner un numéro de contrat avec le dépisteur.
      2. Saisissez le projet et la catégorie auxquels vous assignez des articles.
    2. Double-cliquez sur le champ N° article et saisissez un numéro d'article ou cliquez sur l'en-tête de la colonne N° article pour sélectionner un numéro d'article avec le dépisteur.
    3. Saisissez les informations relatives au fournisseur.

      Remarque : Vous pouvez laisser les champs relatifs au fournisseur en blanc et vous pouvez spécifier des fournisseurs différents sur chaque ligne. Vous pouvez créer plusieurs bons de commande à partir d'une seule demande d'achat.

    4. Saisissez un emplacement pour le détail.

      Remarque : L'emplacement de chaque détail provient par défaut du champ d'en-tête Emplacement.

    5. Saisissez une quantité commandée.
    6. Pour modifier les taux de change dans un système multidevise, cliquez sur Détail ou appuyez sur F9 pour ouvrir l'écran Détails des articles.
  11. Pour vérifier les totaux de la demande d'achat, cliquez sur l'onglet Totaux.
  12. Cliquez sur le bouton Reporter pour reporter la demande d'achat.

Remarque : Si vous n'êtes pas autorisé à approuver les demandes d'achat, la demande d'achat sera mise en attente après son report et le champ État-Approbation indiquera "Saisi".

  • Imprimez des copies des demandes d'achat que vous avez reportées (si vous ne les avez pas déjà imprimées individuellement après les avoir reportées).

    Vous pouvez aussi imprimer la demande d'achat séparément, à partir du dossier Formulaires de CmF.

  • Saisissez des bons de commande pour les demandes d'achat.