Écran Champs optionnels de CmF

Ouvrez Commandes fournisseurs > Configuration de CmF > Champs optionnels.

Sélectionnez Oui dans ce champ si vous voulez que le programme affiche le champ optionnel et sa valeur par défaut dans l'écran correspondant au type de champ optionnel, lorsque vous configurez de nouveaux enregistrements ou entrez des transactions.

Sélectionnez Non si vous ne voulez pas que le champ optionnel apparaisse automatiquement.

Exemple : Si vous définissez N° agence comme champ optionnel pour les factures et vous sélectionnez Oui dans le champ À insérer, le champ N° agence s'affichera automatiquement dans Saisie des factures.

Saisissez ou sélectionnez la valeur que le programme affichera par défaut pour le champ optionnel.

Si le champ optionnel que vous avez sélectionné doit être validé, vous devez sélectionner une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans Services communs. Toutefois, si le champ optionnel autorise des blancs, vous pouvez laisser le champ de valeur par défaut en blanc.

Si le champ optionnel n'utilise pas la validation, vous pouvez soit :

  • Sélectionner une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans Services communs.

  • Laissez le champ en blanc.

  • Saisir une combinaison de caractères alphanumériques ou spéciaux et d'espaces. La saisie doit être compatible avec le type de champ (par exemple, texte, nombre, date, montant) et ne doit pas dépasser le nombre de caractères spécifiés pour le champ optionnel. Vous ne pouvez entrer que Oui ou Non dans un champ Oui/Non.

Lorsque vous spécifiez une valeur qui est définie dans Services communs, le programme affiche la description de la valeur.

Utilisez le Dépisteur pour sélectionner les codes de champs optionnels à utiliser pour chaque type.

Vous pouvez définir un nombre illimité de champs optionnels pour chaque type, dans la mesure où les champs optionnels ont été définis dans Services communs

Remarque : Pour conserver les informations de champ optionnel provenant des transactions de Commandes fournisseurs lorsque vous créez des lots pour le Grand livre, vous devez utiliser les mêmes champs optionnels pour les détails de transaction dans Commandes fournisseurs que ceux utilisés pour les comptes dans Grand livre. De même, si vous voulez que l'information des champs optionnels des factures passe à Comptes fournisseurs, vous devez utiliser les mêmes champs pour Factures de CmF que pour Factures de CF.

Lorsque vous sélectionnez un code de champ optionnel, le programme affiche la description du champ optionnel.

Spécifiez l'écran et le type d'informations auxquels vous voulez ajouter des champs optionnels. Vous pouvez choisir :

  • Coûts additionnels

  • Demandes d'achat

  • Détails demande d'achat

  • Bons de commande

  • Détails de bon de commande

  • Réceptions

  • Détails de réception

  • Coûts additionnels-Réception

  • Détails coûts additionnels-Réception

  • Factures

  • Détails de facture

  • Détails coûts additionnels-Facture

  • Retours

  • Détails de retour

  • Notes de crédit/débit

  • Détails note crédit/débit

  • Détails coûts add.-Note crédit/débit

  • Articles (si vous n'utilisez pas Gestion des stocks)

Vous sélectionnez cette option pour un champ optionnel si tous les enregistrements ou toutes les transactions auxquels vous ajoutez le champ doivent l'utiliser.

Si vous rendez un champ optionnel obligatoire, celui-ci doit aussi être inséré automatiquement dans les nouveaux enregistrements et les nouvelles transactions. (Vous devez utiliser l'option À insérer pour le champ.)

Double-cliquez sur la colonne Valeur définie pour afficher si le champ optionnel a une valeur par défaut ou non.

Cette colonne a deux fonctions :

  • Vous devez sélectionner "Oui" dans la colonne Valeur définie afin de définir une valeur par défaut pour le champ optionnel.

  • L'indicateur "Oui" indique à l'aide comptable que le champ contient des informations par défaut.

Aperçu

Cet écran s'affiche dans le dossier Configuration de CmF lorsque vous utilisez Transaction Analysis and Optional Field Creator, un progiciel sous licence distincte que vous pouvez acheter et utiliser avec Commandes fournisseurs.

Vous utilisez des champs optionnels si vous voulez conservez des informations supplémentaires avec les transactions et les enregistrements de Commandes fournisseurs.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez À propos des champs optionnels et À propos de la saisie de données optionnelles dans les transactions.

Paramètres des champs optionnels

Les paramètres des champs optionnels vous permettent de limiter le montant d'informations qui passe à Comptes fournisseurs et Grand livre lorsque vous reportez des transactions qui utilisent des champs optionnels dans Commandes fournisseurs.

Lorsque vous définissez un champ optionnel qui sera utilisé avec des transactions, cliquez sur le bouton Paramètres ou double-cliquez sur la ligne de la grille Champs optionnels. Un autre écran s'ouvre dans lequel sont énumérés les groupes de comptes d'autres livres auxiliaires qui sont concernés par le report du type de transactions pour lesquelles vous définissez le champ optionnel.

Indiquez si vous voulez transférer des données de champs optionnels à Comptes fournisseurs avec les factures, notes de crédit et notes de débit et sélectionnez les groupes de comptes pour lesquels vous voulez transférer des valeurs au Grand livre lors du report de transactions comprenant le champ optionnel.

Remarque : Vous devez aussi utiliser les mêmes champs optionnels dans les factures de Comptes fournisseurs pour pouvoir transférer ces informations à Comptes fournisseurs et vous devez utiliser les mêmes champs optionnels dans les comptes de Grand livre pour les transférer à Grand livre.

Initialement, tous les groupes de comptes sont sélectionnés pour les nouveaux champs optionnels. Toutefois, si vous envoyez tous les champs optionnels que vous utilisez dans les transactions de Commandes fournisseurs au Grand livre, votre GL peut devenir encombré et vous pouvez ralentir considérablement le traitement. Vous ne devriez donc envoyer des valeurs au Grand livre que pour les champs optionnels qui requièrent une analyse financière et uniquement aux comptes dans lesquels ils sont requis. Par exemple, vous pourriez ne vouloir envoyer des champs optionnels contenant des numéros de fournisseurs qu'aux comptes de produits.

Si vous utilisez Gestion de projet de Sage 300, vous pouvez aussi spécifier si les données de champs optionnels correspondant aux transactions associées à une tâche passeront à Gestion de projets (dans le cas où les champs optionnels correspondent à ceux utilisés pour les facturations).