Configurer des champs optionnels

Remarque : Vous devez installer Transaction Analysis and Optional Field Creator avant de pouvoir utiliser des champs optionnels.

Vous ajoutez des enregistrements de champs optionnels pour définir les informations supplémentaires que vous voulez conserver avec les transactions et les détails de transactions de Commandes fournisseurs. Suite...

Vous devez utiliser les mêmes champs optionnels pour les transactions dans Commandes fournisseurs, Comptes fournisseurs et Grand livre si vous voulez que les données des champs optionnels passent des transactions de Commandes fournisseurs à Comptes fournisseurs lorsque vous créez des lots de factures de CF et à Grand livre lorsque vous créez des lots pour des transactions de GL.

De même, vous devez définir les mêmes champs pour les détails de transactions que ceux définis pour les coûts additionnels et les enregistrements d'articles si vous voulez que les données provenant des coûts et des articles apparaissent par défaut dans les transactions. (Les articles sont utilisés seulement si vous n'utilisez pas Gestion des stocks de Sage 300.)

Pour obtenir des informations générales, consultez À propos des champs optionnels et À propos de la saisie de données optionnelles dans les transactions.

  • Déterminez quels sont les champs optionnels dont vous avez besoin dans Commandes fournisseurs.
  • Identifiez les données de champs optionnels que vous voulez transférer avec les enregistrements d'articles à d'autres livres auxiliaires et avec les transactions du GL au grand livre.
  • Si les champs optionnels dont vous avez besoin n'ont pas été ajoutés dans Sage 300, ajoutez-les dans l'écran Champs optionnels de Services communs.

Pour définir des champs optionnels pour les transactions et les détails de transactions de Commandes fournisseurs :

  1. Ouvrez Commandes fournisseurs > Configuration de CmF > Champs optionnels.

    Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Écran Champs optionnels de CmF .

  2. Sélectionnez un type de transaction dans la liste Champs optionnels pour.
  3. Cliquez dans la table de saisie des champs optionnels, puis appuyez sur la touche Insérer pour commencer une nouvelle ligne.
  4. Saisissez les informations correspondant à chaque champ optionnel que vous ajoutez à l'enregistrement, transaction ou détail de transaction de la manière suivante :
    1. Dans la colonne Champ optionnel, cliquez sur le Dépisteur Bouton Dépisteur ou appuyez sur F5, puis sélectionnez un champ optionnel dans la liste du dépisteur.

      Conseil : Pour que les données des champs optionnels soient transmises à toutes les transactions comprises dans le processus d'achat, vous devez ajouter les mêmes champs à chaque enregistrement. Pour que les données soient également transférées à Comptes fournisseurs et Grand livre, vous devez utiliser des champs optionnels identiques pour les transactions et les détails de transactions dans Commandes fournisseurs et Comptes fournisseurs que ceux utilisés pour les comptes et les détails de transactions dans Grand livre.

    2. Pour définir une valeur par défaut pour le champ optionnel :
    3. Double-cliquez dans la colonne Valeur définie pour indiquer Oui. Suite...

      Le champ Valeur définie prévient l'utilisateur qu'un champ optionnel en blanc aurait en fait une saisie. Lorsque vous consultez le champ Valeur, il vous est impossible de déterminer si le champ a une valeur par défaut en "blanc" ou s'il n'a aucune valeur.

    4. Saisissez ou sélectionnez la valeur qui sera affichée par défaut pour chaque champ optionnel. Suite...

      Si le champ optionnel sélectionné doit être validé, vous devez sélectionner une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans Services communs. Cependant, si le champ optionnel autorise les blancs, vous pouvez laisser le champ de valeur par défaut en blanc.

      Si le champ optionnel n'a pas besoin d'être validé, vous pouvez sélectionner une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans Services communs ou laisser le champ en blanc.

      Remarque : La saisie doit être compatible avec le type de champ (texte, nombre, date, montant, etc.) et ne doit pas dépasser le nombre de caractères spécifiés pour le champ optionnel. Vous ne pouvez entrer que Oui ou Non dans un champ Oui/Non.

    5. Pour rendre un champ optionnel obligatoire, double-cliquez dans la colonne Requis. Suite...

      Pendant la saisie des données, si un champ optionnel est requis mais n'a pas de valeur par défaut, vous devez fournir les informations dans le champ correspondant avant de poursuivre. Si le champ optionnel a une valeur par défaut, vous pouvez accepter la valeur affichée ou en attribuer une autre.

    6. Si vous voulez que le champ optionnel et sa valeur par défaut apparaissent automatiquement sur les nouveaux enregistrements et les nouvelles transactions, sélectionnez Oui dans la colonne À insérer.

      Remarque : S'il s'agit d'un champ requis, le champ À insérer passe à Oui.

    7. Cliquez sur le bouton Paramètres, si celui-ci est disponible, puis indiquez quels champs optionnels seront envoyés à d'autres livres auxiliaires de Sage 300 et quels champs optionnels seront inclus dans les transactions envoyées au Grand livre.

      Conseil : N'envoyez au Grand livre que les champs optionnels qui servent à l'analyse financière et uniquement aux comptes dans lesquels ils sont requis. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Écran Champs optionnels de CmF .

    8. Cliquez sur Sauvegarder.
  • Si vous transmettez au GL des champs optionnels provenant de détails de transactions de CmF, utilisez l'écran Champs optionnels dans Grand livre pour ajouter des champs optionnels aux détails de transactions de GL.
  • Utilisez l'écran Champs optionnels dans Gestion des stocks si vous voulez ajouter des champs optionnels associés à des articles de GS aux détails de transactions.