À propos de l'utilisation de champs optionnels dans les transactions
Utiliser des champs optionnels dans les transactions
Configurer des champs optionnels pour les enregistrements et les transactions de Gestion des stocks
Sélectionnez l'article ou le type de transaction qui aura des champs optionnels. Vous pouvez choisir entre :
- Articles
- Quantités de réapprovisionnement
- Réceptions
- Détails de réception
- Expéditions
- Détails d'expédition
- Ajustements
- Détails d'ajustement
- Transferts
- Détails de transfert
- Assemblages
- Usage interne
- Détails d'usage interne
- Articles en série
- Article de lot
La table affiche les champs optionnels associés à l'article sélectionné ou au type de transaction. Si vous voulez ajouter un autre champ optionnel, cliquez d'abord sur Ajouter ligne pour ajouter une ligne dans la table.
Sélectionnez Oui dans cette colonne si vous voulez que le programme affiche le champ optionnel et sa valeur par défaut lorsque vous configurez de nouveaux articles ou saisissez des transactions. (Si le champ optionnel est requis, le champ affiche automatique Oui.)
Sélectionnez Non si vous ne voulez pas que le champ optionnel apparaisse automatiquement.
Si vous avez sélectionné Oui dans la colonne Valeur définie, saisissez ou sélectionnez la valeur (donnée) que le programme affichera par défaut pour le champ optionnel.
Si le champ optionnel sélectionné doit être validé, vous devez sélectionner une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans Services communs. Toutefois, si le champ optionnel autorise des blancs, vous pouvez laisser le champ de valeur par défaut en blanc.
Si le champ optionnel n'utilise pas la validation, vous pouvez
- Sélectionner une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans Services communs.
- Laisser le champ en blanc.
- Entrer une autre valeur. La valeur doit être compatible avec le type de champ (par exemple, texte, nombre, date, montant) et ne doit pas dépasser le nombre de caractères spécifiés pour le champ optionnel. Par exemple, vous pouvez seulement entrer Oui ou Non dans un champ Oui/Non.
Spécifiez le champ optionnel que vous voulez utiliser pour l'article ou la transaction. Vous pouvez cliquer sur 
et sélectionner un champ optionnel. (Afin de pouvoir sélectionner des champs optionnels, ceux-ci doivent être définis dans Services communs.)
Vous pouvez ajouter un nombre illimité de champs optionnels à chaque type, dans la mesure où les champs optionnels ont été définis dans Services communs
Affiche la description du champ optionnel (qui est définie dans Services communs).
Cliquez sur 
(le bouton Paramètres) pour ouvrir un nouvel écran dans lequel vous indiquez si ce champ optionnel sera inclus aux transactions envoyées au Grand livre et autres livres auxiliaires.
Sélectionnez Oui si le champ optionnel est requis; il doit être renseigné pendant la saisie des données avant de pouvoir enregistrer l'article ou la transaction.
- Si le champ a une valeur par défaut, vous pouvez l'enregistrer en utilisant la valeur par défaut.
- Si le champ n'a pas de valeur par défaut, vous devez renseigner le champ avant de poursuivre.
Si vous rendez un champ optionnel obligatoire, celui-ci doit aussi être inséré automatiquement dans les nouveaux articles et les nouvelles transactions. À insérer sera donc aussi sur Oui.
Affiche la description de la valeur par défaut (si la valeur par défaut a une description définie dans Services communs).
Sélectionnez Non si le champ optionnel n'a pas de valeur par défaut.
Sélectionnez Oui si le champ optionnel a une valeur par défaut. Vous spécifiez ensuite la valeur par défaut dans la colonne Valeur par défaut. Le paramètre Oui permet aussi aux aides-comptables de savoir que le champ contient des informations par défaut.
Aperçu
Utilisez l'écran Champs optionnels de GS pour configurer les champs optionnels à utiliser dans les articles et les transactions de Gestion des stocks.
La configuration des champs optionnels se réalise en deux étapes :
- Ajoutez des champs optionnels utilisés dans l'ensemble du système dans l'l'écran Champs optionnels de Services communs.
- Assignez des champs optionnels aux transactions, aux détails de transactions et aux articles de Gestion des stocks dans l'écran Champs optionnels de GS.
- Avant d'essayer de configurer ou de modifier les paramètres des champs optionnels, assurez-vous que personne n'utilise la base de données de Gestion des stocks et qu'aucun autre écran de Gestion des stocks n'est ouvert pour l'entreprise.
- Après avoir apporté des modifications aux options du programmes (à l'écran Options) ou aux champs optionnels (à l'écran Champs optionnels), vous et tous les autres utilisateurs devez vous déconnecter, puis vous reconnecter pour que les modifications prennent effet.