Configurer des champs optionnels pour les articles et les transactions de Gestion des stocks

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Écran Champs optionnels de GS

À propos de l'utilisation de champs optionnels dans les transactions

Configurer Gestion des stocks

Les champs optionnels sont des champs personnalisés que vous pouvez utiliser pour stocker des informations supplémentaires dans les articles et les transactions de Gestion des stocks. Vous pouvez définir un nombre illimité de champs optionnels pour les saisies de transactions, les détails de transactions et les articles.

Après avoir ajouté des champs optionnels, vous pouvez saisir des données dans les champs optionnels lorsque vous ajoutez des nouveaux articles en stock et saisissez des transactions de stocks.

  • Déterminez quels sont les champs optionnels dont vous avez besoin dans Gestion des stocks.
  • Identifiez les données de champs optionnels que vous voulez transférer aux autres livres auxiliaires et à Grand livre.
  • Assurez-vous que les champs optionnels dont vous avez besoin ont été ajoutés à l'écran Champs optionnels dans Services communs.
  • Avant d'essayer de configurer ou de modifier les paramètres des champs optionnels, assurez-vous que personne n'utilise la base de données de Gestion des stocks et qu'aucun autre écran de Gestion des stocks n'est ouvert pour l'entreprise.
  • Après avoir apporté des modifications aux options du programmes (à l'écran Options) ou aux champs optionnels (à l'écran Champs optionnels), vous et tous les autres utilisateurs devez vous déconnecter, puis vous reconnecter pour que les modifications prennent effet.

Pour configurer des champs optionnels que vous utiliserez dans les articles et transactions de GS :

  1. Ouvrez Gestion des stocks > Configuration de GS > Champs optionnels.

  2. Dans le champ Champs optionnels pour de l'écran Champs optionnels de GS, sélectionnez le type d'enregistrement ou de transaction qui aura des champs optionnels.
  3. Cliquez sur Ajouter ligne pour ajouter une ligne à la table.
  4. Dans la colonne Champ optionnel, cliquez sur Image du bouton Dépisteur. et sélectionnez le champ optionnel que vous voulez utiliser.
  5. Si vous souhaitez indiquer une valeur par défaut pour le champ optionnel, procédez comme suit :
    1. Sélectionnez Oui dans la colonne Valeur définie. Suite...

      Cela prévient aussi l'utilisateur qu'un champ optionnel en blanc aurait en fait une saisie.

    2. Dans la colonne Valeur par défaut, indiquez la valeur par défaut. Suite...
      • Si le champ optionnel est validé, vous devez spécifier une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans Services communs. Vous pouvez cliquer sur Image du bouton Dépisteur. et sélectionner la valeur à utiliser par défaut.

        Remarque : Si le champ optionnel autorise les blancs, vous pouvez laisser la valeur par défaut en blanc.

      • Si le champ optionnel n’est pas validé, vous pouvez saisir une quelconque valeur qui est cohérente avec le type de champ (par exemple, oui/non, texte, numéro, date ou montant), dans la mesure où la valeur saisie ne dépasse pas la longueur autorisée pour le champ. Vous pouvez également laisser le champ vide.
  6. Si le champ optionnel doit être utilisé dans les articles ou les transactions, sélectionnez le champ Requis. Suite...

    Pendant la saisie des données, si un champ optionnel est requis mais n'a pas de valeur par défaut, vous devez entrer une valeur avant de poursuivre. Si le champ optionnel a une valeur par défaut, vous pouvez accepter la valeur affichée ou entrer une autre valeur.

    Remarque : Si vous le faites, le champ À insérer passe à Oui.

  7. Si vous voulez que le champ optionnel apparaisse par défaut dans les nouveaux articles ou dans les nouvelles transactions, sélectionnez Oui dans la colonne À insérer.

  8. Si le champ optionnel que vous définissez est pour certains types de transaction, sélectionnez les comptes de Grand livre correspondants :

    1. Cliquez sur Image du bouton Modifier. (l'icône Modifier) dans la colonne Paramètres.
    2. Indiquez si ce champ optionnel doit être inclus aux transactions envoyées au Grand livre et autres livres auxiliaires.

      3. Remarque : Réfléchissez sérieusement à l'objectif de chaque champ optionnel que vous ajoutez. Par exemple, n'envoyez au Grand livre que des champs optionnels qui sont utilisés pour l'analyse financière et uniquement aux comptes dans lesquels ils sont requis.

    3. Enregistrez vos modifications et fermez l'écran pour retourner à l'écran Champs optionnels de GS.
  9. Cliquez sur Enregistrer.
  • Après avoir apporté des modifications aux options du programmes (à l'écran Options) ou aux champs optionnels (à l'écran Champs optionnels), vous et tous les autres utilisateurs devez vous déconnecter, puis vous reconnecter pour que les modifications prennent effet.
  • Vous pouvez désormais saisir des données dans les champs optionnels. Par exemple, si vous avez défini un champ optionnel pour des articles, vous verrez le champ optionnel à l'onglet Champs optionnels de l'écran Articles de GS.
  • Si vous avez choisi de transférer des champs optionnels des détails de transactions de Gestion des stocks au Grand livre, utilisez l'écran Champs optionnels de GL dans Grand livre pour ajouter les champs optionnels aux détails de transactions de GL.
  • Si vous voulez ajouter des champs optionnels associés aux articles en stock aux détails de transactions de CmC et CmF, utilisez l'écran Champs optionnels de CmC dans Commandes clients et l'écran Champs optionnels de CmF dans Commandes fournisseurs.