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Configurer Gestion des stocks

Ouvrez Gestion des stocks > Configuration de GS > Intégration GL.

La consolidation réduit le montant d'information contenue dans le lot de grand livre et permet d'obtenir une Liste de transactions du GL plus courte.

Choisissez l'une des options suivantes :

  • Ne pas consolider. Tous les détails reportés dans Gestion des stocks seront inclus dans le lot de transactions du Grand livre.

    Sélectionnez cette option si vous utilisez des champs optionnels et transférez des données de champ optionnel à partir de détails de transaction de GS à des détails de transaction du GL.

  • Consolider détails de transaction par compte. Tous les détails d'une transaction ayant le même numéro de compte du grand livre sont regroupés dans un détail si la description du détail de GL et la référence du détail de GL sont aussi les mêmes. Le programme ne pourra pas consolider des détails dont la description et la référence sont différentes.

    Choisissez cette option si vous n'utilisez pas de champs optionnels, mais souhaitez néanmoins associer des transactions de grand livre à des documents d'origine (pour effectuer un zoom avant ou maintenir une piste d'audit manuelle).

  • Consolider par compte et période. Tous les détails ayant le même numéro de compte de grand livre et la même période comptable sont regroupés dans un détail.
  • Consolider par compte, période et source. Tous les détails ayant le même numéro de compte de grand livre, la même période comptable et le même code source sont regroupés dans un seul détail.

    Cette option consolidera des détails provenant de différentes transactions si vous créez des lots de transactions dans l'écran Créer lot du GL de GS.

Remarque : La date de report des écritures consolidées est la dernière date de la période comptable.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez À propos de la consolidation de lots de GL.

Précisez quand créer les transactions du grand livre :

  • Pendant le report ou Pendant le traitement de clôture journalière. Cette option vous permet de créer des transactions de grand livre pendant le report ou pendant le traitement de clôture journalière — en fonction de vos paramètres de GS. Suite...

    Le nom de cette option varie en fonction des paramètres de l'onglet Évaluation coût de l'écran Options de GS. En fonction de l'option choisie pour Créer transactions de livres auxiliaires et info audit pendant, le programme crée les transactions du GL soit :

    • Lorsque vous reportez des transactions de GS; cette option est disponible uniquement si le programme évalue aussi le coût des articles pendant le report.
    • Lorsque vous exécutez la clôture journalière.

    Ces choix peuvent avoir un impact important sur la rapidité du traitement des transactions dans Gestion des stocks, Commandes clients et Commandes fournisseurs. Si vous avez besoin d'accélérer le traitement des commandes :

    • Passez à l'évaluation des stocks au coût lorsque vous effectuez la clôture journalière (à l'écran Options de GS).
    • Sélectionnez l'option Manuellement en utilisant l'écran Créer lot du GL de GS pour que les transactions de GL puissent être créées uniquement dans l'écran Créer lot du GL de GS.

  • Manuellement en utilisant l'écran Créer lot du GL de GS. Cette option vous permet de créer des transactions de grand livre au moment opportun. Suite...

    Sélectionnez cette option si vous souhaitez accélérer le traitement des commandes. Lorsque vous voulez créer les transactions de GL, utilisez l'écran Créer lot du GL de GS.

    Remarque : Vous ne pouvez pas imprimer le rapport Transactions du GL dans Gestion des stocks si les transactions de GL ont déjà été créées. Imprimez le rapport avant d'utiliser l'écran Créer lot du GL de GS pour créer les transactions.

Important! Vous pouvez modifier votre choix à tout moment. Cependant, si l'option Manuellement en utilisant l'écran Créer lot du GL de GS est sélectionnée, imprimez une copie du dernier rapport Transactions du GL et créez toute transaction en suspens (dans l'écran Créer lot du GL de GS) avant de modifier votre choix pour éviter d'omettre accidentellement des transactions dans vos lots de grand livre.

Indiquez si vous voulez ajouter des nouvelles transactions de grand livre à des nouveaux lots ou créer des nouveaux lots et éventuellement les reporter automatiquement au grand livre. Suite...

Spécifiez si vous voulez :

  • Ajouter des transactions de grand livre à un lot de grand livre existant.
  • Créer un nouveau lot de Grand livre à chaque fois que vous générez des transactions de GL.
  • Créer un nouveau lot de Grand livre à chaque fois que vous générez des transactions de GL et reporter automatiquement le lot dans Grand livre.

Remarque : Si vous utilisez Stocks en série et Suivi des lots, vous ne pouvez pas utiliser cette option pour créer et reporter automatiquement des lots de GL pendant le report de transactions de GS.

Pour ne créer qu'un seul lot de Grand livre pour toutes les transactions, sélectionnez Ajouter à un lot existant.

Si vous choisissez de reporter des lots du GL automatiquement, vous devez choisir l'option permettant de créer des lots de grand livre auxiliaire pendant le traitement de clôture journalière (à l'onglet Évaluation coût de l'écran Options de GS).

Important! N'oubliez pas de créer et de reporter des lots de GL pour les transactions en cours avant de verrouiller des périodes pour le Grand livre.

Affiche le dernier numéro de clôture journalière qui a été généré.

Cette table contient les colonnes suivantes qui servent à créer les codes sources :

  • Type de transaction. Les divers types de transactions que vous pouvez traiter dans Gestion des stocks, tels que les réceptions et les expéditions.
  • Livre auxiliaire source. Le code de deux caractères indiquant la source (celui-ci est toujours GS).
  • Type source. Le code de deux caractères indiquant le type de transaction. Vous pouvez modifier ce code.

Le code source de chaque type de transaction est une combinaison de code de grand livre auxiliaire et de code de type source. Les codes sources sont utilisés pour identifier les transactions dans Grand livre.

Remarque : Si vous modifiez le type source de n'importe quel code source, les nouveaux codes sources seront ajoutés automatiquement au module Grand livre, mais vous devrez mettre à jour les profils de journaux sources de GL afin d'inclure des transactions dans les journaux sources.

Cet onglet affiche les informations à inclure dans les champs de description, référence et commentaire dans les transactions du grand livre pour chaque type de transaction. Vous pouvez assigner un ou plusieurs éléments d'information (segments) à chaque champ.

Remarque : Si vous modifiez les paramètres sur cet onglet, les nouveaux paramètres s'appliquent seulement aux transactions reportées après la modification et n'ont pas d'effet sur les transactions appartenant déjà à un lot du grand livre.

Pour chaque type de transaction de détail, cette colonne affiche les renseignements de commentaire qui apparaîtront avec les détails non consolidés dans le rapport Transactions de GL et dans le lot de grand livre.

Pour modifier les renseignements, cliquez sur l'icône Modifier Image du bouton Modifier. à droite du champ que vous voulez modifier, puis apportez vos modifications dans l'écran Détail intégration GL.

Pour chaque type de transaction de détail, cette colonne affiche les renseignements qui seront affichés avec les détails non consolidés dans la colonne Description sur le rapport Transactions de GL et dans le champ Description du lot du grand livre.

Remarque : Si vous consolidez les détails pendant le report, la description est "Consol. par GS tel jour" pour toutes les transactions dans Grand livre, à moins qu'il n'existe qu'une transaction pour un type de transaction donné.

Pour modifier les renseignements, cliquez sur l'icône Modifier Image du bouton Modifier. à droite du champ que vous voulez modifier, puis apportez vos modifications dans l'écran Détail intégration GL.

Pour chaque type de transaction de détail, cette colonne affiche les renseignements qui seront affichés avec les détails non consolidés dans la colonne Référence sur le rapport Transactions de GL et dans le champ Référence du lot du grand livre.

Remarque : Si vous consolidez les détails pendant le report, la référence est vierge pour toutes les transactions dans Grand livre, à moins qu'il n'existe qu'une transaction pour un type de transaction donné.

Pour modifier les renseignements, cliquez sur l'icône Modifier Image du bouton Modifier. à droite du champ que vous voulez modifier, puis apportez vos modifications dans l'écran Détail intégration GL.

Pour chaque type de transaction de saisie, cette colonne affiche les renseignements qui apparaîtront en tant que description de la saisie dans le rapport Transactions de GL et dans le lot de grand livre. Ce champ est la principale description de la transaction de Grand livre, et non la description figurant sur la ligne de chaque détail.

Pour modifier les renseignements, cliquez sur l'icône Modifier Image du bouton Modifier. à droite du champ que vous voulez modifier, puis apportez vos modifications dans l'écran Détail intégration GL.

Cette colonne affiche les types de transactions pour lesquelles vous pouvez affecter des renseignements relatifs aux transactions du grand livre.

Pour modifier les renseignements, cliquez sur l'icône Modifier Image du bouton Modifier. à droite du champ que vous voulez modifier, puis apportez vos modifications dans l'écran Détail intégration GL.

Écran Détail intégration GL

Aperçu

Vous utilisez l'écran Intégration GL de GS pour sélectionner les options et paramètres qui déterminent comment votre livre auxiliaire de Gestion des stocks interagit avec votre grand livre.

Onglet Intégration

Utilisez cet onglet pour contrôler quand et comment les transactions de GL sont créées. Suite...

Vous pouvez :

  • Choisir quand les transactions du grand livre sont créées, soit pendant le report, pendant le traitement de clôture journalière ou à la demande à une date ultérieure.

    Remarque : Ce choix peut avoir un impact important sur la rapidité du traitement des mouvements de stocks et des transactions de Commandes clients. Si vous évaluez le coût des stocks pendant le report, vous préfèrerez peut-être créer des transactions à la fin de la journée ou sur demande.

  • Déterminer si vous ajoutez les nouvelles transactions à un lot du GL existant ou créez un nouveau lot de GL quand vous créez des transactions du GL. Vous pouvez aussi reporter automatiquement de nouveaux lots au Grand livre.
  • Déterminer si vous consolidez le lot de GL lorsque vous reportez ou alors, si vous incluez toujours tous les détails de transaction dans le lot.
  • Consulter et changer les codes sources utilisés dans les transactions du grand livre créées par Gestion des stocks. (De nouveaux codes sources sont ajoutés automatiquement au GL, mais vous devrez mettre à jour les profils des journaux sources de GL afin d'inclure des transactions dans les journaux sources.)
  • Chercher le dernier numéro de clôture journalière utilisé pour des lots du grand livre existants.

Remarque : Toute modification de vos options s'applique seulement aux transactions reportées après la modification et n'a pas d'effet sur les transactions appartenant déjà à un lot du grand livre.

Onglet Transactions

Utilisez cet onglet pour spécifier les informations à utiliser dans les champs de description, référence et commentaire dans les transactions du grand livre. Suite...

Ces données s’afficheront également sur l’écran Écriture de journal du Grand livre, ainsi que dans les rapports.

Vous pouvez utiliser l'écran Détail intégration GL pour assigner une ou plusieurs informations (segments) à chaque champ, pourvu que la longueur des segments et des séparateurs ne dépasse pas 60 caractères. Les champs qui dépassent cette limite seront tronqués lors du report des transactions du grand livre.

Les segments disponibles varient selon le type de transaction et selon si ces derniers sont destinés à l’en-tête ou aux détails de la transaction. Ainsi, les renseignements passés au Grand livre sont pertinents pour chaque type de transaction.

Lorsque Gestion des stocks crée des transactions de grand livre, si aucune donnée n'existe dans le champ de transaction source, le champ sera en blanc dans les transactions de grand livre. Par exemple, si vous avez assigné le segment Description au champ Description saisie GL, alors qu'il n'y a aucune description pour une saisie particulière, le champ sera en blanc dans la transaction de GL.

Remarque : Toute modification de vos options pour les champs Description saisie GL, Référence détail GL, Description détail GL et Commentaire détail GL ne s’applique qu’aux transactions reportées après la modification et n’a aucun impact sur les transactions déjà incluses dans un lot de grand livre.