Planifier votre système de numérotation des articles
Gestion des stocks utilise des structures d'articles pour formater les numéros d'articles. Les structures d'articles contrôlent quels segments sont inclus dans le numéro d'article et l'ordre dans lequel ils apparaissent. Vous sélectionnez la structure d'article que vous voulez utiliser lorsque vous ajoutez des articles dans Gestion des stocks.
Les principales étapes requises pour configurer des formats de numéros d'article sont les suivantes :
- Définir les segments à utiliser dans vos numéros d'article.
Un numéro d'article peut être composé d'un maximum de dix segments. Utiliser les segments dans des numéros d'article afin d'organiser les articles en fonction d'attributs communs. Par ailleurs, vous pouvez également trier les rapports en fonction de n'importe quel segment d'un numéro d'article.
- Ajouter des codes de segment (facultatif) pour contrôler ce que le programme vous autorise à saisir dans un segment de numéro d'article.
Exemple : Pour le segment de deux chiffres utilisé pour les couleurs, vous définissez les codes de segment suivants : 01 pour rouge, 02 pour blanc et 03 pour bleu.
-
Définir une ou plusieurs structures d'articles dans Gestion des stocks.
Les sections suivantes fournissent des exemples et des informations sur les segments, les codes de segments et les structures d'articles.
- Définir des segments
- Définir des codes de segments
- Configurer des structures d'articles
- Utiliser des caractères de séparation
Définir des segments
Utilisez l'onglet Articles de l'écran Options de GS pour définir les segments que vous voulez utiliser dans votre système Gestion des stocks.
Vous pouvez utiliser un maximum de dix segments, que vous pouvez ensuite combiner pour définir des structures d'articles qui seront elles-mêmes utilisées pour formater des numéros d'article.
Le numéro d'article #01-ROU-L3401 comporte les segments de numéro d'article suivants :
| Segment | Longueur | Description |
|---|---|---|
| XX | 2 | Style |
| XXX | 3 | Couleur |
| XXXXX | 5 | Taille |
Après avoir défini un segment, vous pouvez en modifier le nom, mais vous ne pouvez ni modifier ni supprimer le segment en soi.
- Chaque segment peut contenir au maximum 24 caractères.
- Une structure d'article ne peut pas avoir plus de 24 caractères (y compris tous les segments, séparateurs et préfixes optionnels).
Définir des codes de segments
Utilisez l'écran Codes de segments de GS si vous voulez définir des codes de segments pour les segments.
La configuration de codes de segment est facultative, de même que l'utilisation des codes que vous avez saisis. Si vous voulez exiger qu'un segment utilise toujours un des codes de segment définis lorsque vous ajoutez un nouveau numéro d'article en stock, sélectionnez l'option Valider pour ce segment à l'onglet Articles de l'écran Options de GS. (Vous pouvez changer le paramètre Valider pour chaque code de segment à tout moment.)
Un code de segment peut contenir des lettres majuscules et des chiffres. Les codes de segments ne peuvent être ni plus longs, ni plus courts que la longueur du segment pour lequel ils seront utilisés.
La table suivante présente des exemples de codes de segment (les X consécutifs représentent un segment d'une structure d'article) :
| Segment | Longueur | Description du segment | Code de segment | Description du code de segment |
|---|---|---|---|---|
| XX | 2 | Style | R1 | Régulier |
| M1 | Moderne | |||
| XXX | 3 | Couleur | ROU | Rouge |
| BLA | Blanc | |||
| BLE | Bleu |
Remarque : Vous pouvez ajouter autant de codes de segment que vous voulez, mais vous ne pouvez supprimer des codes de segment que si aucun numéro d'article ne les utilise.
Configurer des structures d'articles
Utilisez l'écran Structures des articles de GS afin de définir des structures d'articles pour votre système Gestion des stocks.
Vous créez des structures d'articles en combinant un maximum de dix segments (que vous devez définir au préalable), dans l'ordre voulu, et vous pouvez créer autant de structures d'articles que vous voulez pour vos numéros d'articles. Vous devez créer au moins une structure d'article avant de pouvoir ajouter des articles.
Nous vous recommandons de définir les structures d'article servant à formater vos numéros d'article de sorte à répondre à vos besoins en matière de tri et regroupement des articles sur les rapports et les listes.
La table suivante offre plusieurs modèles de structures d'articles. Prenez note des points suivants en ce qui concerne la table :
- Des X consécutifs représentent un segment d'une structure d'article.
- Les caractères qui apparaissent entre les segments d'une structure d'article ou numéro d'article sont appelés des séparateurs.
-
Un caractère qui apparaît au début d'une structure d'article ou numéro d'article (tel que le # dans le quatrième exemple de la table suivante) est appelé un préfixe.
Structure de l'article Numéro d'article fictif XXXX
F605
XXX.X
120,5
XX-XXX/X
K1-501/A
#XXX-XXXXX-XX-X
#L31-GT213-8A-0
Prenez en compte les suggestions suivantes lors de la conception de vos formats de numérotation des articles :
- Utilisez des chiffres (plutôt que des lettres ou des combinaisons de chiffres et de lettres) pour tous les segments afin que l'ordre d'affichage des numéros d'article sur les rapports et les listes soit plus prévisible.
- Définissez des numéros d'article de sorte que vous puissiez ajouter des articles ultérieurement. Par exemple, assignez des numéros suffisamment espacés aux segments d'articles consécutifs, tels que 1100, 1200 et 1300 (au lieu de 1100, 1101 et 1102). Laisser un espacement suffisant vous permet d'assigner un nouveau numéro d'article, tel que 1150, entre deux numéros existants (1100 et 1200)
- Assignez les numéros d'articles en fonction de l'ordre dans lequel vous voulez que les articles apparaissent sur les rapports et dans les listes. Par exemple, utilisez 1100, 1200 et 1300 pour le segment de style masculin et 2100, 2200 et 2300 pour le segment de style féminin.
- Utilisez des segments de longueurs variables dans une structure d'article afin d'identifier aisément ce que chaque partie d'un numéro d'article représente.
Si vos numéros d'article de stock suivent déjà ces règles, vous pouvez créer les structures d'articles dont vous avez besoin pour saisir des numéros d'articles dans Gestion des stocks. Dans le cas contraire, créez un nouveau format de numéro d'article avant de créer vos structures d'articles.
Utiliser des caractères de séparation
Lorsque vous définissez une structure d'article, vous pouvez sélectionner un caractère de séparation qui apparaîtra entre chaque segment, de sorte à faciliter la lecture des numéros d'article. Par exemple, pour un numéro d'article composé de trois segments, il est plus facile de distinguer les différents segments dans 5046-010-92 que dans 504601092.
Si vous sélectionnez un caractère de séparation pour le dernier segment d'une structure d'article, le caractère apparaît à la fin des numéros d'article qui utilisent cette structure d'article. Par exemple, 5046-010-92#.