Sélectionnez cette option pour extourner l'écriture de journal récurrente dans la prochaine période.
Le crédit et débit actuels, ainsi que le montant de l'écart (le cas échéant), sont affichés en dessous de la table des détails.
Saisissez une description d'un maximum de 60 caractères pour le type d'écriture de journal que vous créez—par exemple, un loyer mensuel, une cotisation annuelle à un régime d'assurance ou une échéance bi-annuelle de paiement d'intérêts sur obligations.
Sélectionnez le mode de saisie de détails voulu :
- Normal. Saisissez toutes les informations correspondant à tous les détails, sans copier la moindre information.
- Rapide. Après avoir saisi la première ligne de détail, copiez les informations des champs Référence et Description à toutes les lignes de détails que vous saisissez par la suite.
Indiquez si vous voulez utiliser le taux courant ou le taux de l'écriture récurrente.
Si l'écriture récurrente expire à une date spécifique (par exemple, le jour où un bail expire), sélectionnez Date spécifique, puis indiquez la date.
Si l'écriture récurrente n'expire pas à une date précise, sélectionnez Aucune date d'expiration.
Remarque : Si la date d'exécution du lot d'écritures récurrentes est postérieure à la date d'expiration indiquée, l'écriture récurrente ne figurera pas dans le lot.
Sélectionnez cette option pour désactiver l'écriture récurrente à partir de la date indiquée.
Ce champ affiche la date à laquelle l'enregistrement a été mis à jour pour la dernière fois.
Il s'agit de la dernière date à laquelle un lot de factures a été créé pour le code d'écritures récurrentes.
Ce champ affiche le montant correspondant à l'écart de l'écriture (le cas échéant).
Chaque écriture de journal récurrente est identifiée par un code d'écriture récurrente unique.
Pour créer un nouveau code d'écriture récurrente, saisissez un code de 15 caractères maximum.
Exemple : Si vous créez une écriture de journal récurrente pour l'amortissement mensuel d'immobilisations en matériel, vous pouvez nommer le code AMMORTIMMO.
Si vous saisissez un nouveau code d'écritures récurrentes, saisissez une description du code d'un maximum de 60 caractères.
Si vous avez sélectionné Taux courant, spécifiez le compte d'arrondi auquel sera reporté tout écart d'arrondi occasionné par la conversion du taux de change.
Spécifiez un code de planification pour l'écriture récurrente.
La description du code de planification sélectionné s'affichera dans le champ de description adjacent.
Spécifiez le code source à utiliser pour l'écriture. Ce code source est utilisé par défaut pour toutes les lignes de détail de l'écriture, mais vous pouvez saisir un code source différent pour une ligne de détail, si nécessaire.
Si vous utilisez des codes sources différents pour des lignes de détails individuelles, les différents détails d'une écriture peuvent apparaître dans des journaux sources distincts.
Si vous saisissez un code source, saisissez une description du code d'un maximum de 60 caractères.
La date de début est la première date du lot d'écriture récurrente.
Lorsque vous utilisez l'écran Créer lot d'écritures récurrentes de GL pour créer un lot d'écriture, Grand livre vérifie la date de début pour déterminer si l'écriture récurrente doit être incluse dans le lot. Si la date d'exécution du lot d'écritures récurrentes est postérieure à la date de début spécifiée, l'écriture récurrente ne figurera pas dans le lot.
Spécifiez le numéro du compte auquel le détail sera reporté.
- Avant de pouvoir saisir ou reporter une transaction, l'état du compte auquel elle sera reportée doit être mis sur Actif à l'onglet Détails de l'écran Comptes de GL.
- Vous ne pouvez pas sélectionner un compte pour lequel le champ Reporter au compte a pour valeur Interdit.
Ce champ affiche la description du compte.
Ajoutez un commentaire facultatif pour identifier ou expliquer le détail.
Les commentaires sont imprimés sur les listes de lots et les journaux de report, mais ils n'apparaissent sur aucun autre rapport.
Dans une transaction d'écriture de journal, vous pouvez choisir de reporter une transaction à une période autre que celle saisie comme date de transaction. Par exemple, vous pouvez saisir des dates du mois de juin dans ligne de détail de transaction, mais reporter la transaction en juillet.
Vous pouvez saisir une description comportant un maximum de 60 caractères pour chaque ligne de détail. La description est répertoriée avec le détail sur les listes de lots, les journaux de report et les journaux sources (si le détail n'a pas été consolidé).
La colonne Champs optionnels de la table de détails indique si des champs optionnels sont affectés à un détail sélectionné.
Pour en savoir plus, consultez À propos des champs optionnels dans Grand livre.
Si vous utilisez des quantités avec le compte spécifié, vous pouvez saisir une quantité avec le détail (par exemple, pour indiquer le nombre d'articles vendus), si cette fonctionnalité est disponible pour vous.
Avant de pouvoir saisir des quantités pour un compte, vous devez sélectionner l'option Gérer les quantités à deux endroits distincts :
- Sous l'onglet Compte de l'écran Options de GL afin d'activer les quantités pour tout le livre.
- Sous l'onglet Détail de l'écran Comptes de GL afin d'activer les quantités pour le compte.
Saisissez une référence de détail facultative, d'une longueur maximale de 60 caractères. La référence peut être tout élément que vous souhaitez conserver avec le détail, comme par exemple un numéro de chèque ou un numéro de facture.
La référence est répertoriée avec le détail sur les listes de la lot, les journaux de report et les listes de transactions du GL.
Si vous ne consolidez pas la transaction, les références de détails sont aussi répertoriées sur les journaux sources. Si vous imprimez des journaux sources par référence, vous pouvez utiliser la même référence pour tous les détails d'une écriture, de sorte que tous les détails d'une écriture soient regroupés.
Spécifiez un type de source pour le détail. Vous pouvez entrer un type et un livre auxiliaire différents pour chaque ligne de détail si nécessaire. Si vous utilisez des types sources différents pour des lignes de détails individuelles, les différents détails d'une écriture peuvent apparaître dans des journaux sources distincts.
Par défaut, le type et le livre auxiliaire source de la ligne de détail sont les mêmes que ceux que vous avez sélectionnés pour l'écriture.
Spécifiez la devise de transaction du montant de débit ou de crédit que vous saisissez.
Si vous saisissez le code de la devise fonctionnelle, Grand livre inscrit un taux de 1,000 pour le détail.
Remarque : Vous utilisez l'écran Comptes de GL pour spécifier les devises qui peuvent être reportées dans le compte.
Sélectionnez l'une des options suivantes :
- Taux écriture récurrente. Utilisez le même taux de change (provenant de l'enregistrement d'écriture récurrente) chaque fois que vous produisez un lot pour cette écriture récurrente.
- Taux courant. Utilisez le taux de change en vigueur lorsque vous créez un lot pour l'écriture récurrente.
Ce champ affiche l'équivalent en devise fonctionnelle de l'écriture saisie dans le champ Débit/Crédit - Dev. trans. ou le montant du détail si celui-ci est saisi dans la devise fonctionnelle.
Inscrivez le montant avec le nombre de décimales utilisé par la devise.
Si vous saisissez un détail dans une autre devise que la devise fonctionnelle, le programme convertit le montant à la devise fonctionnelle, puis affiche le résultat dans le champ de la devise fonctionnelle.
Si vous modifiez le montant en devise fonctionnelle calculé par le programme, ce dernier ajustera le taux pour prendre en compte la modification.
Il s'agit du taux utilisé pour convertir le montant dans la devise de transaction à la devise fonctionnelle.
Vous pouvez modifier le taux pour tous les détails, mais l'écriture de journal doit être équilibrée dans la devise fonctionnelle avant de pouvoir être reportée
Une liste de taux s'affiche lorsque le programme ne parvient pas à trouver le taux correspondant à la méthode définie pour la sélection des taux de la devise. Vous pouvez choisir un taux ou en saisir un directement.
Le taux de change sera calculé à compter de la date saisie dans ce champ.
Indiquez le type de taux qui spécifie la table de taux utilisée pour convertir la devise de transaction à la devise fonctionnelle (par exemple, taux au comptant, taux contractuel ou taux moyen).
Le type de taux par défaut s'affiche, mais vous pouvez saisir un type de taux et un taux de change différents.
Ce champ s'affiche lorsque vous sélectionnez Taux courant comme taux de change.
Lorsque vous traitez une écriture récurrente en utilisant le taux courant, les débits et les crédits qui étaient équilibrés dans la devise fonctionnelle dans l'enregistrement de l'écriture récurrente pourraient ne plus être équilibrés. Dans une telle situation, le programme débite ou crédite le compte d'arrondi pour équilibrer les débits et les crédits dans l'écriture de journal.
Saisissez le compte que vous souhaitez utiliser pour enregistrer les écarts d'arrondi qui peuvent survenir lorsque vous créez un lot d'écritures récurrentes.
Saisissez le montant du crédit.
Pour les comptes multidevises, entrez les montants des détails dans la devise de transaction. Le programme affiche l'équivalent en devise fonctionnelle dans le champ Crédit - Dev. fonct. Vous pouvez modifier le montant en devise fonctionnelle, si nécessaire, mais vous ne pouvez reporter l'écriture que lorsque les montants de crédit et de débit sont équilibrés dans la devise fonctionnelle.
- Pour retourner au champ Débit, vous pouvez appuyer sur Maj+Tab.
- Si vous saisissez des transactions multidevises fréquemment, déplacez les colonnes de la devise fonctionnelle de sorte à les placer à côté de la devise de transaction.
Saisissez le montant du débit.
Pour passer au champ Crédit et saisir un crédit, appuyez sur la touche Tab sans réaliser la moindre saisie dans le champ Débit.
Pour les comptes multidevises, entrez les montants des détails dans la devise de transaction. Le programme affiche l'équivalent en devise fonctionnelle dans le champ Débit - Dev. fonct. Vous pouvez modifier le montant en devise fonctionnelle, si nécessaire, mais vous ne pouvez reporter l'écriture que lorsque les montants de crédit et de débit sont équilibrés dans la devise fonctionnelle.
Aperçu
Utilisez l'écran Écritures récurrentes de GL afin de configurer des écritures de journal pour des transactions qui se répètent de manière périodique.
Dans cet écran, vous pouvez réaliser les tâches suivantes :
- Ajouter, modifier et supprimer des écritures récurrentes.
- Saisir des détails de transaction pour une écriture.
- Spécifier une planification existante ou en créer une nouvelle pour spécifier quand les écritures récurrentes sont traitées.
- Consulter le crédit et le débit total actuel de votre écriture, ainsi que l'écart de l'écriture (le cas échéant)