Éditeur d’états financiers de GL

Aperçu

Utilisez l'Éditeur d'états financiers pour créer ou modifier la spécification d'un rapport servant à générer des états financiers.

Pour créer et modifier des états financiers avec l’éditeur d’états financiers, vous devez :

• Avoir installé la version 64 bits d’Excel pour Microsoft 365 sur le serveur Sage 300 et sur votre poste de travail. Vous devez aussi utiliser cette version d’Excel pour modifier les états.
• Avoir installé un complément Excel. Si vous ne disposez pas du complément, il vous sera demandé de l'installer lorsque vous ouvrirez l’éditeur d’états financiers.

Important! Pour créer et modifier des états financiers, vous devez utiliser les commandes de l'écran Éditeur d’états financiers. Utiliser des états financiers d’une autre manière entraînera des erreurs et un comportement inattendu des états.

Commandes de l’écran Éditeur d’états financiers :

• Pour créer un état, cliquez sur le bouton Créer un nouvel état qui apparaît dans les deux onglets (Mise en route et États financiers).
• Dans l'onglet États financiers, les états existants sont répertoriés dans une table. Pour modifier l'un de ces états, cliquez sur le nom de l'état. Les commandes permettant de travailler avec l'état financier sélectionné apparaissent dans le champ Nom de l’état :
  • Renommer
  • Modifier
  • Supprimer
  • Ajouter/Actualiser

Lorsque vous cliquez sur Créer un nouvel état ou sur Modifier, une copie de travail du fichier d'état financier est créée sur votre poste de travail. Cette copie consiste d’un fichier Microsoft Excel qui inclut des commandes spéciales. Pour en savoir plus, consultez Commande du menu RF.

Vous ouvrez le fichier d’état financier dans Excel et y apportez des modifications. Une fois les modifications effectuées et le fichier enregistré dans Excel, vous devez le téléverser sur le serveur Sage 300 en cliquant sur le bouton Ajouter/Actualiser de l’éditeur d’états financiers. Vous ne pourrez pas utiliser le nouvel état ou l’état mis à jour tant que vous ne l'aurez pas téléversé.

Après avoir téléversé l’état sur le serveur, vous devez supprimer le fichier de travail de votre poste de travail. Cela évitera toute confusion si vous modifiez l’état ultérieurement, car une nouvelle copie du fichier sera créée sur votre poste de travail.

Utiliser Éditeur d'états financiers pour concevoir des états financiers

Pour en savoir plus sur l'utilisation d'Éditeur d'états financiers pour créer des états financiers personnalisés, consultez Conception d'États financiers.

Pour suivre de brèves leçons sur l'utilisation de Générateur d'états financiers, consultez Tutoriel du Générateur d'états financiers.

Pour en savoir plus sur les champs que vous pouvez utiliser dans les états financiers, consultez :

• Champs du compte principal
• Champs de transactions

Inclure des informations dans les états financiers imprimés

Vous pouvez inclure les options suivantes lors de l'impression d'états financiers à partir d'Éditeur d'états financiers, en cliquant sur RF > Vue RF dans la barre de menus :

• Les options du rapport
• Les informations d'audit
• Les formules

Les options du rapport

Lorsque vous sélectionnez Options rapport, la première page de l'état financier affiche les informations suivantes :

• Le nom de l'état financier
• L'exercice et la période
• Le type de rapport (réel ou provisoire)
• L'ordre de tri et de traitement des comptes
• La plage de sélection des comptes

Inclure les informations d'audit

L'option Information-Audit est disponible uniquement lorsque vous utilisez Vue FR dans l'Éditeur d'états financiers — il n'est pas disponible sur l'écran Impression des états financiers de GL.

Lorsque vous sélectionnez Information-Audit, l'état inclut des informations provenant des colonnes d'informations de contrôle de la feuille de calcul (colonnes A à D), ainsi que les colonnes de rapport qui sont généralement imprimées.

Inclure des formules

L'option Formules est disponible uniquement lorsque vous utilisez Vue FR dans l'Éditeur d'états financiers — il n'est pas disponible sur l'écran Impression des états financiers de GL.

Habituellement, lorsque vous générez un rapport à partir d'une spécification d'état financier, Générateur d'états financiers insère dans l'état financier généré les soldes et les montants nets provenant de la base de données. Toutefois, si vous sélectionnez Formules, Générateur d'états financiers crée un état financier à partir de la spécification avec une formule pour chaque solde ou montant net du grand livre qui figure dans le rapport final. Vous pouvez ensuite recalculer la feuille de calcul (en appuyant sur F9) afin d'actualiser cet état financier avec les valeurs actuelles de la base de données.

Le type le plus courant de rapport composé uniquement de formules est celui dans lequel les ratios financiers sont conservés.

Remarque : Les feuilles de calcul contenant des formules sont beaucoup plus grandes que les spécifications d'un rapport standard — et elles sont moins flexibles.

Générateur d'états financiers actualise automatiquement les données de Grand livre la prochaine fois que vous chargez la feuille de calcul liée dans Éditeur d'états financiers. Vous pouvez aussi utiliser l'écran Impression des états financiers de GL pour recalculer et imprimer le rapport.

Si vous souhaitez modifier le rapport (par exemple, par l'ajout de nouveaux comptes dans le graphique), vous devez régénérer le rapport pour intégrer les modifications dans votre état.