Créer automatiquement des comptes

Pour créer automatiquement des comptes :

1. Ouvrez Grand livre > Comptes de GL >  Création des comptes.
2. Utilisez les dépisteurs des champs De comptes avec code de structure et Créer des comptes avec code de structure pour sélectionner un code de structure utilisé pour baser les modèles de comptes.
3. Dans la zone Sélectionner une plage de comptes :
   1. Dans le champ Sélectionner par, spécifiez le numéro de compte, le groupe de comptes ou le code de tri-groupe de comptes.
   2. Dans les champs Du et À, entrez les plages pour cette sélection.
4. Sélectionnez les options Détails livres auxiliaires par défaut et Détails devise par défaut (facultatif).
5. Si vous voulez passer en revue les comptes existants et les comptes à ajouter, cochez l'option Inclure les comptes existants.
6. Utilisez la table pour spécifier les segments que vous voulez créer.
7. Cliquez sur Aperçu.

   Le programme affiche un message vous informant du nombre de comptes créés.

   Remarque : Si votre plan comptable actuel ne contient pas de compte ayant des segments requis dans la plage spécifiée, le programme ne créera aucun compte.

   Fermez le message.

8. Utilisez l'écran Aperçu des comptes créés de GL pour :

   • Modifier les comptes avant de les ajouter de façon permanente. Suite...

     Modifiez les comptes comme suit :

     • Vous pouvez changer l'état dans le champ Créer seulement si vous n'avez pas traité le compte. Si vous ne souhaitez pas créer un compte indiqué Oui, alors passez à Non en double-cliquant dans le champ Créer ou en sélectionnant le champ et en appuyant sur la barre d'espacement.
     • Si un compte visualisé est associé au compte de contrôle d'un livre auxiliaire, vous pouvez visualiser ou modifier les informations qui seront ajoutées à l'onglet Livre auxiliaire dans l'enregistrement d'un nouveau compte GL, en cliquant sur le bouton Livre auxiliaire.

       Vous pouvez également double-cliquer dans le champ Compte de contrôle pour modifier les attributs du compte de contrôle.

     • Si un compte visualisé est associé à un compte multidevise, vous pouvez visualiser ou modifier les informations qui seront ajoutées à l'onglet Devise dans l'enregistrement d'un nouveau compte GL, en cliquant sur le bouton Devise.

       Vous pouvez également double-cliquer dans le champ Devise par défaut d'un compte multidevise pour changer la devise par défaut du compte.

   • Spécifier les informations du champ optionnel des comptes à créer. Suite...

     Le programme assigne les champs optionnels de compte et de détails de transactions aux nouveaux comptes définis pour des "modèles" de comptes, en utilisant les segments spécifiés dans le champ Option par défaut de.

     La colonne Champs optionnels de l'écran Aperçu indique si les champs optionnels seront assignés au nouveau compte.

     • Pour visualiser les champs optionnels de compte seront assignés au nouveau compte, surlignez le compte, puis cliquez sur le bouton Champs optionnels pour ouvrir l'écran Aperçu des champs optionnels de compte.
     • Pour visualiser les champs optionnels de détails des transaction à assigner à un nouveau compte, cliquez sur le bouton Champs opt. trans. pour ouvrir l'écran Aperçu des champs optionnels de transactions.

     Utilisez les écrans Aperçu des champs optionnels pour ajouter ou supprimer les champs optionnels et modifier les valeurs par défaut qui s'affichent.

     Remarque : Vous pouvez ajouter seulement les champs optionnels définis pour Grand livre.

9. Pour imprimer les information de prévisualisation, cliquez sur Imprimer

   À l'écran Imprimer les données de l'aperçu des comptes créés qui s'affiche :

   1. Choisissez les options de tri et la plage de comptes que vous voulez imprimer.
   2. Cochez l'option Livre auxiliaire ou Devise à imprimer.
   3. Cliquez sur Imprimer.
   4. Fermez l’écran pour retourner à l'écran Aperçu des comptes créés de GL.
10. Lorsque vous aurez terminé la sélection ou l'ajustement des comptes que vous souhaitez créer, fermez l'écran pour retourner à l’écran Création des comptes de GL.

    À l'écran Création des comptes de GL, tous les champs sont maintenant estompés. Cependant, vous pouvez cliquer sur Aperçu pour retourner à l'écran Aperçu.

11. Cliquez sur Traiter pour ajouter des comptes à votre plan comptable.

    Si le traitement s'effectue sans erreurs, le programme crée les comptes, et ensuite affiche un message vous informant que le traitement est terminé et vous donne le nombre de nouveaux comptes créés.

    Si une erreur se produit durant le traitement des comptes, le programme vous ramène à l'écran Création des comptes GL et tous les champs sont estompés. Cliquez sur Aperçu pour visualiser et supprimer les comptes inappropriés ou cliquez sur Effacer pour abandonner le traitement. (Certains comptes pourraient avoir été ajoutés à votre plan comptable.)

12. Si le traitement s'effectue sans erreurs, fermez le message.

    Un message vous demande si vous voulez effacer le fichier temporaire. Vous devez effacer les comptes à l'écran Aperçu avant de créer une autre série de comptes. Si vous cliquez sur Non, le programme vous ramène à l'écran Création des comptes GL, et tous les champs sont estompés.

13. Cliquez sur Effacer pour supprimer le fichier temporaire, afin de créer une autre série de comptes à l'avenir.