Extourner une facture émise par erreur

Si vous émettez une facture par erreur, vous devez traiter une note de crédit pour la retirer du compte du client à l'aide de l'écran Saisie des factures de CC.

Important! Ne saisissez pas un ajustement de la facture dans l'écran Saisie des ajustements de CC, car toute taxe figurant sur la facture d'origine ne sera pas extournée.

Pour saisir une note de crédit :

1. Ouvrez Comptes clients > Transactions de CC > Saisie des factures.

2. Utilisez le champ Numéro de lot pour sélectionner un lot existant ou créez un nouveau lot. Suite...

   Pour créer un nouveau lot :

   1. Cliquez sur le bouton Créer nouveau lot.

      Comptes clients attribue un nouveau numéro de lot. Vous pouvez cliquer sur le lien Détails à côté du champ Numéro de lot pour afficher des renseignements additionnels sur le lot.

   2. Dans le champ Description lot, tapez une description du lot.
   3. Acceptez la date de la session dans le champ Date du lot ou remplacez-la si vous voulez le modifier.
3. Entrez les renseignements d'en-tête pour le document dans l'onglet Document. Suite...

   Les renseignements d’en-tête comprennent les éléments suivants :

   • Le type de détail.
   • Une description du document.
   • Le numéro du client.

   • Si le document est associé à une tâche connexe. Suite...

     Lorsque vous sélectionnez l'option Tâche connexe, des champs additionnels s'affichent sur la table de saisie des détails, dans lesquels vous saisissez des renseignements associés à une tâche connexe.

   • Si le document est soumis à une retenue (garantie). Suite...

     L'option Retenue s’affiche dans Saisie des factures de CC seulement si vous avez sélectionné l’option Comptabiliser retenue de garantie dans votre système Comptes clients. Lorsque vous sélectionnez l'option Retenue, l'onglet Retenue devient disponible et vous permet d'indiquer les conditions de retenue pour le document.

     Si vous avez un livre auxiliaire multidevise, vous utilisez également l'onglet Retenue pour indiquer si vous utilisez le taux de change d'origine ou le taux de change courant lorsque vous produisez le document de retenue.

     Les champs de retenue apparaissent également dans le tableau de saisie de détail où vous indiquez le pourcentage de retenue ou montant de retenue, le délai de garantie et la date d'échéance de retenue pour chaque détail.

   • Document original. Si vous traitez une note de crédit de retenue, indiquez le document d'origine pour lequel vous traitez désormais la retenue.
   • Numéro document. Acceptez la saisie pour que le programme attribue un numéro au document.
   • Le document à imputer (le numéro de la facture à laquelle vous accordez un crédit).
   • La date du document (aux fins de classement chronologique et de statistiques).
   • La date du report. La date du report détermine l'exercice et la période auxquels le document est reporté dans le grand livre.
   • Les numéros du bon de commande et du bulletin de vente.
   • Toute instruction particulière concernant la facture, la note de crédit, la note de débit ou la facture d’intérêt.

4. Dans la table de saisie des détails dans l'onglet Document, ajoutez un des types de détails suivants :

   • Détails sommaires. Suite...

     Pour ajouter des détails sommaires :

     1. S'il s'agit d'un document associé à une tâche connexe, saisissez le contrat et le projet, puis (si possible) la catégorie et la ressource.
     2. Tapez le code de ventilation ou le numéro de compte du grand livre. Lorsque vous basculez sur un autre champ, la description pour le code de ventilation ou le compte que vous saisissez s'affiche dans le champ Description. Vous pouvez modifier la description du code de ventilation.
     3. Tapez le montant. Vous pouvez saisir un montant négatif, mais le total de la facture ne peut être négatif.
     4. Si la retenue s'applique au document que vous ajoutez, saisissez le pourcentage ou montant de retenue, le délai de garantie et la date d'échéance de la retenue pour ce détail.
     5. Saisissez un commentaire optionnel et indiquez si vous voulez imprimer ou non le commentaire lorsque vous imprimez la note de débit ou note de crédit.
     6. Si vous utilisez des champs optionnels, cliquez sur le champ Champs optionnels et vérifiez, modifiez ou ajoutez des champs optionnels pour le détail.
   • Détails de l'article. Suite...

     Pour ajouter des détails d'article :

     1. S'il s'agit d'un document associé à une tâche connexe, saisissez le contrat et le projet, puis (si possible) la catégorie et la ressource.
     2. Saisissez le numéro de l’article, l’unité de mesure, la quantité, le prix et le code de ventilation. Vous pouvez saisir une quantité négative, mais le total de facture ne peut pas être négatif.

        Si le détail est associé à une tâche connexe, Comptes clients affiche (par défaut) le numéro d'article de CC et l'unité de mesure pour la ressource spécifiée (pour les contrats standard) ou la catégorie (pour les contrats de base).

     3. Saisissez la retenue de garantie séparément pour chaque détail. Si la retenue s'applique au document que vous ajoutez, saisissez le pourcentage ou montant de retenue, le délai de garantie et la date d'échéance de garantie pour ce détail.
     4. Saisissez un commentaire optionnel, puis indiquez si vous voulez imprimer ou non le commentaire lorsque vous imprimez la facture.
     5. Indiquez si la remise du document s'applique à ce détail.
     6. Si vous utilisez des champs optionnels, cliquez sur le champ Champs optionnels et vérifiez, modifiez ou ajoutez des champs optionnels pour le détail.
5. Pour vérifier ou modifier les renseignements de taxe pour un détail, sélectionnez le détail, puis cliquez sur le bouton Taxe détail.
6. Pour vérifier ou modifier les montants des taxes de la facture, cliquez sur l'onglet Taxes.

   Pour en savoir plus, consultez Modifier les taxes sur une facture, note de débit ou note de crédit.

7. Dans un document duquel la retenue sera déduite, utilisez l'onglet Retenue pour indiquer les conditions du document de retenue.

   Dans un livre auxiliaire multidevise, vous indiquez également le type de taux à utiliser lorsque vous traitez la retenue.

8. Si vous utilisez des champs optionnels de facture, cliquez sur Champs optionnels pour visualiser ou modifier les champs optionnels assignés à cette facture.
9. Pour ventiler les montants aux vendeurs, utilisez l'onglet Partage.

   Pour en savoir plus, consultez Assigner une vente à un vendeur.

10. Si le document n’utilise pas la devise fonctionnelle et que vous devez ajuster les renseignements concernant le taux de change, utilisez l’onglet Taux pour les ajuster.

    Pour en savoir plus, consultez Modifier les informations de taux de change sur une facture.

11. Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le document au lot.