Si vous facturez régulièrement les mêmes frais à certains de vos clients, tels qu’un loyer mensuel, vous pouvez créer automatiquement en une seule fois des factures pour tout ou une partie des frais et des clients.
La possibilité de créer des lots de frais périodiques distincts vous évite d’avoir à saisir manuellement une facture pour chacun des frais périodiques et des clients. Cette méthode permet également une piste de vérification spécifique pour les frais périodiques en les assignant à un type de lot distinct (récurrent).
L’écran de configuration Frais périodiques dans le menu Clients permet d’ajouter des enregistrements pour les frais périodiques utilisés et de les attribuer aux clients. Pour obtenir des renseignements sur la configuration d’enregistrements de frais périodiques, consultez À propos des frais périodiques.
Lorsque vous traitez des frais périodiques, Comptes clients :
- Met à jour les champs Total facturé [Non reporté], Nombre de factures [Non reporté] et Dernière création dans l’enregistrement de frais périodiques chaque fois que vous utilisez l’écran Créer lot de frais périodiques afin de créer une facture pour les frais.
Si vous ajustez ultérieurement les factures non reportées, Comptes clients met à jour ces champs en conséquence.
- Met à jour les montants statistiques pour la dernière facture reportée dans l’enregistrement de frais périodiques, et ajoute le montant de la facture aux champs [Cumul jusqu’à ce jour] Total facturé et [Cumul jusqu’à ce jour] Nombre de factures lorsque vous reportez les factures.
- Comptes clients efface les totaux Cumul annuel à ce jour dans l’enregistrement de frais périodiques si vous choisissez d’effacer les statistiques cumulées des frais périodiques à la fin de l’exercice.
Fréquence de facturation
Le calendrier établi pour un enregistrement de frais périodiques détermine la fréquence des factures ainsi que le jour de facturation de ces frais; ainsi les frais sont facturés uniquement si vous créez un lot de frais périodiques le jour prévu ou après ce jour.
Si vous avez attribué un cycle de facturation à des frais périodiques, vous effectuez la facturation à la fréquence saisie pour le cycle de facturation.
Remarque : Comptes clients vous avertit lorsque vous essayez de traiter des relevés avant d’avoir créé les factures de frais périodiques.
Création de lots de frais périodiques
Lorsque vous êtes prêt à facturer les frais périodiques, utilisez l’écran Créer lot d’intérêts de CC. Vous pouvez créer des factures de frais périodiques par numéro de client, groupe de clients, compte national, cycle de facturation ou code de frais périodiques. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Écran Créer lot d'intérêts de CC.
Modalités utilisées pour les factures de frais périodiques
Les factures de frais périodiques utilisent le code de modalités de l’enregistrement de la configuration des frais périodiques. Si le code de modalités est laissé vierge, les modalités du client sont utilisées.
Assigner des numéros de document à des factures de frais périodiques
Lorsque vous créez un lot de frais périodiques, le module Comptes clients attribue automatiquement un numéro de document à chaque facture. Les numéros de document utilisent le préfixe et commencent avec le numéro suivant défini pour les frais périodiques dans l’onglet Numérotation de l’écran Options de CC.
Comptes clients crée des factures pour les montants spécifiés dans les enregistrements de frais périodiques sélectionnés.
Lorsque vous reportez une facture de frais périodiques, le module Comptes clients vérifie que le total de la facture (taxes comprises) ne dépasse pas la limite de frais périodiques. Si la facture dépasse la limite, elle n’est pas reportée et est mise dans un lot d’erreurs.
Vous pouvez avoir autant de lots de frais périodiques que nécessaire dans le système Comptes clients. Le module Comptes clients vous avertit lorsque vous créez un lot de frais périodiques alors qu’il existe un autre lot de frais périodiques non reporté dans le système au cas où vous auriez créé le deuxième lot par erreur. Vous pouvez modifier les lots, en imprimer les listes et les reporter de la même manière que vous traitez d’autres types de lots.
Si vous supprimez un lot de factures de frais périodiques avant de les reporter, Comptes clients ne redéfinit pas automatiquement le prochain numéro de facture pour les frais périodiques dans l’écran Options de CC. Pour éviter les écarts dans votre piste de vérification des numéros de factures des frais périodiques, vous devez revenir au numéro attribué sur la première facture dans le lot supprimé.
Facturation manuelle de frais périodiques
Si vous supprimez une facture de frais périodiques par mégarde, ou si vous devez créer une facture de frais périodiques supplémentaire pour une autre raison, Comptes clients vous permet de facturer des frais périodiques manuellement. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Facturation manuelle de frais périodiques.
Report de factures de frais périodiques
Les factures pour les frais périodiques sont présentées comme type de transaction RC sur toutes les listes et rapports dans Comptes clients; le type de lot est Récurrent. Le rapport Transactions du GL attribue AR-RC comme code source pour les factures des frais périodiques.
Lorsque vous reportez un lot de frais périodiques, le programme ajoute les montants des frais périodiques aux totaux de l’exercice et de la période à ce jour des factures clients. Il met également à jour la date de la dernière exécution dans l’enregistrement de frais périodiques. La même date est entrée dans l’enregistrement de cycle de facturation, si vous avez traité les frais par cycle de facturation.