Si vous avez des clients à qui vous émettez des factures standard à intervalles réguliers, comme des frais de loyer mensuel, vous pouvez définir des enregistrements pour les frais et les clients, à l’aide de l’écran Frais périodiques.
Cette rubrique présente une vue d’ensemble des frais périodiques et la façon dont ils sont utilisés dans les comptes clients.
Pour tout renseignement sur l’écran Frais périodiques de CC, voir Écran Frais périodiques de CC.
Pour tout renseignement sur la création de factures de frais périodiques, voir Écran Créer lot de frais périodiques de CC.
Enregistrements de la configuration des frais périodiques
Vous utilisez l'écran Frais périodiques pour créer les enregistrements de frais périodiques que vous utilisez et pour les assigner à des clients. Vous pouvez configurer ces frais périodiques uniquement si vous sélectionnez l’option Traiter les frais périodiques sur l’écran Options de CC.
Conseil : Vous pouvez saisir un numéro de commande et un numéro de bon de commande pour chaque frais périodique.
Spécifier à quel moment facturer des frais périodiques
Vous pouvez créer des frais qui seront appliqués définitivement ou les configurer pour qu'ils stoppent une fois que vous avez facturé un montant maximum ou atteint une certaine date ou une fois que vous avez généré un certain nombre de factures.
Le calendrier que vous établissez pour un enregistrement de frais périodiques détermine la fréquence des factures ainsi que le jour de facturation de ces frais; ainsi les frais sont facturés uniquement si vous créez un lot de frais périodiques le jour prévu ou après ce jour.
Vous pouvez également attribuer un cycle de facturation à chaque frais et effectuer la facturation à la fréquence saisie pour le cycle de facturation.
Planification de rappels
Si vous établissez un calendrier utilisant un rappel, le système rappelle à des utilisateurs Sage 300 spécifiques ou à tous les utilisateurs de créer des factures pour les frais périodiques lorsqu’ils arrivent à échéance.
Puis, les utilisateurs peuvent traiter les frais périodiques directement à partir de Liste des rappels dans Services communs, au lieu de le faire dans l’écran Créer lot de frais périodiques de CC.
Spécifier les limites des frais périodiques
Pour limiter le nombre de fois que vous facturez un frais périodique, vous pouvez saisir une date de démarrage et une date d’expiration des frais. Aucune facture n’est créée pour les frais avant sa date de démarrage ou après sa date d’expiration.
Vous pouvez aussi spécifier un montant maximum pour un frais particulier. Lorsque le montant maximum a été facturé au client, aucune autre facture n’est créée pour ce frais périodique.
Attribution des modalités de paiement aux frais périodiques
Vous saisissez un code de modalités pour chaque frais périodique. Le code détermine la date d’échéance des factures de frais périodiques, ainsi que le pourcentage de remise et la période. Vous pouvez modifier les données sur votre facture.
Imputer des montants de frais périodiques aux vendeurs
Vous pouvez imputer chaque facture de frais périodique à un total de cinq vendeurs au maximum et saisir le pourcentage que gagne chaque vendeur comme commission sur le montant des frais périodiques.
Saisie d’information relative à l’expédition pour un frais périodique
Vous pouvez attribuer une adresse d’expédition et saisir la méthode d’expédition (transporteur), le point FAB et les instructions spéciales que vous voulez imprimer sur les factures.
Si vous utilisez le module Commandes clients, vous pouvez sélectionner un code Expédier par que vous avez défini dans ce module ou vous pouvez saisir un code que vous conservez ailleurs.
Si vous avez spécifié par défaut un code Expédier par et le point FAB dans l’enregistrement du client, Comptes clients utilise cette information dans l’enregistrement des frais périodiques. Cependant, si vous avez défini une adresse d’expédition principale pour le client, Comptes clients utilise les données d’expédition, y compris le code Expédier par et le point FAB de l’enregistrement de la principale adresse d’expédition comme valeurs par défaut.
Saisir des détails pour les frais périodiques
Vous ajoutez les enregistrements de frais périodiques comme factures, saisissant ainsi autant de détails requis. Vous pouvez saisir des détails sommaires ou des détails d’article.
Si vous sélectionnez l’option Calculer la taxe dans l’onglet Document, Comptes clients calcule les taxes, le cas échéant, lorsque vous créez un lot de frais périodiques.
Si vous ne sélectionnez pas Calculer taxe, vous devez saisir manuellement :
- Le détail des taxes sur l’écran Détail du compte/Taxes de CC.
- Le total des taxes sur l’écran Total du document de CC.
Lorsque vous saisissez des taxes manuellement, vous devez vous assurer que le montant total saisi pour l’autorité sur l’écran Total du document équivaut à la somme du détail des taxes de chaque autorité fiscale.
Pour chaque frais périodique, vous spécifiez s’il faut utiliser des détails d’article ou des détails sommaires lors de la création des factures. Comptes clients affiche le type de facture par défaut spécifié sur l’écran Options de CC comme type par défaut pour les nouveaux enregistrements de frais périodiques.
Vous pouvez ventiler chaque détail d’un frais périodique vers un code de ventilation différent ou vers un compte de produits du Grand livre et vous pouvez également spécifier la méthode de calcul des taxes de chaque détail.
Vous pouvez saisir les détails négatifs, à condition que le total du document ne soit pas négatif et vous pouvez ajouter les frais périodiques dont les détails s’élèvent à zéro.
Comptes clients vous permet d’entrer un commentaire et des champs facultatifs à chaque écriture de frais périodiques.
Saisir des frais périodiques en multidevises
Lorsque vous êtes prêt à facturer les frais aux clients, vous utilisez l’écran Créer le lot de frais périodiques de CC pour créer automatiquement le lot de factures.
Utilisation des champs optionnels dans les enregistrements de frais périodiques
Tous les champs optionnels de facture qui sont définis pour l’insertion automatique s’affichent par défaut dans l’onglet Champs optionnels lorsque vous ajoutez un nouvel enregistrement de frais périodique.
Tous les champs optionnels de facture définis pour l’insertion automatique s’affichent par défaut avec les détails que vous ajoutez à l’enregistrement des frais périodiques.
Vous pouvez modifier les entrées de champ optionnel, les supprimer ou ajouter des champs optionnels différents qui ont été définis pour être utilisés sur les factures ou les détails de facture.
Lorsque vous utilisez l’écran Créer un lot de frais périodiques de CC pour traiter les frais périodiques, seuls les champs optionnels et les valeurs spécifiées dans les enregistrements de frais périodiques sont utilisés dans les factures de frais périodiques générées.
Mettre à jour les enregistrements des frais périodiques automatiquement
Pour vous faire gagner du temps dans la conservation de vos enregistrements de frais périodiques, Comptes clients vous permet de mettre à jour vos frais périodiques automatiquement moyennant un pourcentage ou un montant fixe pour une tranche de clients et des enregistrements de frais périodiques. Pour mettre à jour les frais périodiques automatiquement, vous devez sélectionner Calculer taxe dans l’enregistrement des frais périodiques.
Vous actualisez les enregistrements de frais périodiques automatiquement en utilisant l'écran Mettre à jour les frais périodiques de CC. Vous pouvez mettre à jour automatiquement les enregistrements de frais périodiques dans le cadre d’une procédure de traitement périodique de routine ou à tout moment.
Pour plus de renseignements sur la mise à jour automatique des enregistrements de frais périodiques, voir Écran Mettre à jour les frais périodiques de CC.