Cette rubrique offre une description des renseignements que vous saisissez pour les réceptions et les ajustements de réceptions dans l'écran Saisie des réceptions. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Écran Saisie des réceptions de CmF.
Enregistrements de configuration requis pour le traitement des réceptions
Avant de traiter des réceptions, vous devez configurer les enregistrements de Commandes fournisseurs suivants :
- Les codes des coûts additionnels
- Les champs optionnels (si vous vous en servez)
- Les codes d'expédition
- Modèles
Vous devez sélectionner les options suivantes pour les réceptions dans l'écran Options de CmF :
- Si vous voulez que les numéros soient assignés automatiquement, modifiez ou vérifiez la longueur, les préfixes et les numéros que vous voulez que le programme assigne aux réceptions.
- Sélectionnez les options à utiliser lors du traitement des réceptions.
- Sélectionnez un code de modèle par défaut (facultatif).
Par ailleurs, vous devez configurer les enregistrements correspondants dans d'autres programmes de Sage 300 :
- Les codes de modalités dans Comptes fournisseurs.
- Les enregistrements des fournisseurs dans Comptes fournisseurs.
- Les champs optionnels dans Gestion des stocks, Comptes fournisseurs et Grand livre.
- Les enregistrements des taxes dans Services communs.
- Les enregistrements des devises (livres multidevises) dans Services communs.
- Les enregistrements des articles, listes de prix, emplacements, groupes de comptes et catégories dans Gestion des stocks.
- Les contacts dans Gestion de projets.
Spécifier des fournisseurs et des bons de commande
Vous pouvez saisir des réceptions pour des numéros de fournisseur qui figurent dans vos données de Comptes fournisseurs ou bien pour des nouveaux fournisseurs. Vous pouvez ajouter un fournisseur dans Comptes fournisseurs à partir de l'écran Saisie des réceptions.
Vous pouvez aussi imputer des réceptions à des bons de commande existants ou saisir une réception qui ne fait référence à aucun bon de commande.
Saisir des détails pour des réceptions associées à une tâche connexe
Si la réception correspond à un projet que vous gérez dans Gestion de projet, plusieurs champs s'affichent pour que vous puissiez saisir des informations relatives aux tâches pour les détails. Si l'option de retenue est sélectionnée dans Comptes fournisseurs, vous pouvez choisir de comptabiliser la retenue pour la réception.
Remarque : Si la réception est établie à partir de plusieurs bons de commande, tous les bons de commande doivent être associés à une tâche connexe ou bien aucun d'entre eux ne doit l'être.
Spécifier des détails d'articles et de coûts
Vous pouvez saisir des réceptions d'articles et des coûts additionnels particuliers (tels que des frais d'expédition) sous forme de détails distincts et vous pouvez modifier les renseignements relatifs à la taxe et ce, pour chaque détail et pour chaque coût, ainsi que pour le fournisseur.
Vous pouvez saisir des détails de coûts additionnels pour le fournisseur principal (le fournisseur qui vous a fourni les marchandises) ou pour les fournisseurs auxiliaires (les fournisseurs qui vous ont facturé des frais relatifs à l'expédition, mais qui ne vous ont pas, à proprement parler, fourni les marchandises).
Au besoin, vous pouvez assigner un autre fournisseur et un autre groupe de taxes à chaque détail de coût additionnel. Dans les livres auxiliaires multidevises, vous saisissez tous les détails dans la devise du fournisseur principal.
Durant la saisie des réceptions, vous pouvez consulter l'historique des achats en fonction du fournisseur ou du numéro d'article. Vous pouvez aussi imprimer des réceptions après leur report en utilisant le formulaire de bons de réception standard qui est fourni avec Commandes fournisseurs ou en utilisant votre propre formulaire.
Remarque : Vous devez utiliser l'option Permet. réception articles hors stock dans Gestion des stocks afin de pouvoir saisir des transactions de réception pour des articles hors stock.
Reporter des réceptions
Lorsque vous reportez une réception dans Commandes fournisseurs, les quantités d'articles sur bon de commande sont réduites et les quantités en stock augmentent dans Gestion des stocks.
Si la réception est associée à une tâche connexe, Commandes fournisseurs actualise aussi les coûts et quantités réels et traités de la tâche dans Gestion de projet.
Si vous avez spécifié un numéro de bon de commande sur une réception, le report saisit et met à jour les quantités en attente et les quantités reçues sur les lignes de détails dans le bon de commande et conclut les lignes de détails du bon de commande qui ont été totalement reçues ou annulées. Le report supprime aussi les détails du bon de commande pour lesquels aucune quantité n'a été reçue sur la réception. Ainsi, ceux-ci n'apparaîtront pas sur la réception si vous choisissez de la modifier après le report. Avant de reporter une réception, nous vous recommandons de vérifier que toutes les quantités reçues que vous voulez inclure sur celle-ci ont bien été saisie.
Après avoir reporté une réception, vous ne pouvez plus modifier les renseignements relatifs aux coûts additionnels (à l'exception des montants) et vous ne pouvez pas supprimer les lignes de détails — vous pouvez toutefois modifier la quantité reçue et les montants des coûts et ajouter des coûts additionnels pour le fournisseur principal sur la facture. Dans les livres auxiliaires multidevises, vous ne pouvez pas modifier les taux de change.
Éditer des réceptions
Après avoir reporté une réception, vous ne pouvez plus modifier les numéros de bons de commande, le code de modèle, ni le groupe de taxes et vous ne pouvez pas supprimer le moindre détail d'article ou de coût additionnel qui a été reporté avec la réception. Vous pouvez ajouter des nouveaux détails de coûts additionnels et, si la réception ne fait pas référence à un numéro de bon de commande, vous pouvez ajouter des détails d'articles. Dans les livres auxiliaires multidevises, vous ne pouvez pas modifier les taux de change.
Si vous modifiez les quantités de la réception, les quantités en stock sont mises à jour dans Gestion des stocks.
Les changements apportés aux quantités de la réception et qui sont associés à une tâche connexe modifieront les quantités et les coûts traités et réels dans Gestion de projet.
Si vous modifiez une réception existante qui avait été créée à partir d'un bon de commande, vous ne voyez que les lignes de détails (du bon de commande) qui ont une quantité reçue ou un montant non nul (autre que la quantité reçue), tel qu'une ventilation manuelle ou une quantité annulée.
Après le report de la réception, vous ne pouvez plus modifier la méthode de ventilation ou de reventilation que vous avez assignée aux coûts additionnels. Si vous avez besoin de changer cette méthode, aussi bien sur la réception que sur un retour, vous devez reporter cette modification sous forme d'ajustement dans Gestion des stocks.
Remarque : Une fois que vous avez reporté une facture pour le fournisseur principal, tous les détails correspondant au fournisseur sont conclus et vous ne pouvez plus les modifier. Lorsque vous avez reporté des factures pour tous les fournisseurs figurant sur une réception, la réception est conclue et ne peut plus être modifiée.
Facturer des réceptions
Vous pouvez reporter des factures pour des réceptions dans l'écran Saisie de réceptions, en facturant les articles reçus et les coûts additionnels facturés par le fournisseur principal (le fournisseur de la réception), ainsi que les coûts additionnels facturés sur les réceptions par d'autres fournisseurs (fournisseurs auxiliaires).
Vous pouvez aussi utiliser l'écran Saisie des factures pour reporter des factures.
Saisir des codes 1099 et des adresses de paiement
Vous pouvez saisir des codes 1099 et des adresses de paiement dans Saisie des factures ou dans Comptes fournisseurs.
Important! Si vous avez besoin d'enregistrer des codes et des montants 1099 ou des adresses de paiement, vous devez saisir les factures dans l'écran Saisie des factures ou modifier les factures de Commandes fournisseurs dans Comptes fournisseurs afin de pouvoir ajouter les codes et les montants 1099.
Assigner des numéros de série et de lot
Si vous utilisez aussi Stocks en série et Suivi des lots, vous pouvez assigner des numéros de série aux articles après avoir inséré un montant dans le champ Quantité. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Recevoir et facturer des articles en série .