Écran Options de CmF

Utilisez cette option pour indiquer si vous voulez évaluer le coût des articles dès le report des transactions ou lors du traitement de clôture journalière.

Si vous évaluez le coût des articles pendant le report, chaque réception ou retour (et éventuellement, chaque facture, note de débit et note de crédit) actualisera le coût des articles.

Ce paramètre permet aussi de déterminer le moment auquel Commandes fournisseurs crée des transactions de livres auxiliaires et le moment auquel il crée des lots du GL (si vous créez des lots pendant le report ou le traitement de clôture journalière, au lieu d'utiliser l'icône Créer un lot).

Remarque : Si vous utilisez Stocks en série et Suivi des lots, vous devez évaluez le coût des articles et créer des transactions au même moment.

Si vous évaluez le coût des articles pendant le report, vous pouvez choisir de créer les transactions de livres auxiliaires et les informations d'audit pendant le report ou lors du traitement de clôture journalière.

Si vous évaluez le coût des articles d'inventaire durant le traitement de clôture journalière, le programme crée aussi des transactions de livres auxiliaires à ce moment. (Vous ne pouvez pas modifier cette option.)

Conseil : Cette option vous permet de choisir entre vitesse du traitement et mise à jour de vos données d'inventaire. Pour un traitement plus efficace, créez les transactions de livres auxiliaires et évaluez le coût des articles lors du traitement de clôture journalière.

Remarque : Si vous utilisez Stocks en série et Suivi des lots, vous devez évaluez le coût des articles et créer des transactions au même moment.

Commandes fournisseurs trie les transactions non réglées dans cinq périodes chronologiques pour le rapport Bons de commandes âgés : une période courante (pas encore échues) et quatre périodes précédentes. Vous spécifiez la durée de chaque période chronologique dans l'onglet Documents de l'écran Options de Commandes fournisseurs.

Vous pouvez spécifier des périodes différentes lorsque vous imprimez le rapport et vous pouvez modifier les périodes par défaut à tout défaut.

Ce champ affiche les types de transactions de Commandes fournisseurs pour lesquels vous pouvez assigner automatiquement des numéros de document.

Saisissez le nombre de caractères que vous voulez autoriser dans les numéros de document que Commandes fournisseurs assigne au type de transaction correspondant. Les numéros de demande d'achat, de bon de commande, de réception et de retour peuvent comprendre jusqu'à 22 caractères, y compris les caractères de préfixe.

Ce champ affiche le numéro de clôture journalière qui sera assigné la prochaine fois que vous exécuterez Clôture journalière.

Tapez le prochain numéro de document que vous voulez assigner à la prochaine transaction de chaque type que vous reportez dans Commandes fournisseurs.

Le programme augmente de un ce numéro chaque fois que vous assignez automatiquement un numéro de document.

Si vous tapez vos propres numéros de document pour certaines transactions, le prochain numéro n'est pas actualisé dans l'écran Options et ce, même si vous tapez exactement le même préfixe (le cas échéant) et le même numéro que Commandes fournisseurs aurait assigné.

Si vous le souhaitez, tapez un préfixe de six caractères maximum qui sera assigné comme première partie de tout numéro de document que vous choisissez de laisser assigner automatiquement par Commandes fournisseurs.

Utilisez les options Cumuler par et Type période pour indiquer si vous voulez cumuler les transactions historiques ou les statistiques par exercice ou année civile et pour indiquer le type de période à utiliser.

Si vous cumulez par année civile, la date de début de l'historique et des statistiques sera le 1er janvier. Si vous cumulez par exercice, la date de début sera le premier jour de votre exercice.

L'option Cumuler par n'apparaît que si l'option Cumuler l'historique d'achat ou Cumuler statistiques a été cochée.

Remarque : Vous pouvez conserver des données pour un maximum de 53 périodes par années (54 dans une année bissextile), pour n'importe quel nombre d'années.

Sélectionnez l'option Cumuler l'historique d'achat pour conserver des informations à propos des articles que vous avez achetés et les fournisseurs qui les fournissent. Sélectionner cette option permet aussi de conserver des renseignements à propos de factures, notes de crédit, notes de débit et articles retournés.

Vous pouvez ensuite afficher des informations dans l'écran Historique des achats, utiliser le bouton Historique pour les consulter lorsque vous saisissez des transactions et l'imprimer dans le rapport Historique des achats.

Commandes fournisseurs conserve l'historique des achats en fonction du type d'année (exercice ou année civile) et de période que vous sélectionnez pour les options Cumuler par et Type période dans l'onglet Traitement.

Si vous choisissez de cumuler par année civile, la date de début de l'année sera le 1er janvier. Si vous cumulez par exercice, la date de début sera le premier jour de votre exercice.

Remarque : Vous pouvez activer ou désactiver l'option Cumuler l'historique des achats en tout temps. Si vous la désactivez après l'avoir utilisée, Commandes fournisseurs conserve les chiffres déjà cumulés jusqu'au moment où vous les supprimiez. Si vous réactivez l'option avant la suppression de l'historique que vous avez cumulé auparavant, ces données seront encore disponibles, mais il n'y aura aucun chiffre correspondant à la période durant laquelle l'option était désactivée.

Sélectionnez cette option si vous voulez cumuler des statistiques à partir de transactions reportées.

Lorsque vous utilisez cette option, Commandes fournisseurs conserve les statistiques des transactions traitées pour un maximum de 53 périodes par année (54 périodes pour les années bissextiles), pour n'importe quel nombre d'années. Le programme affiche ces statistiques dans l'écran Statistiques des achats et les imprime dans le rapport Statistiques des achats.

Vous pouvez activer ou désactiver l'option Cumuler les statistiques en tout temps. Si vous la désactivez après l'avoir utilisée, Commandes fournisseurs conserve les statistiques déjà cumulées jusqu'à ce que vous les supprimiez dans l'écran Effacer l'historique. Si vous réactivez l'option avant la suppression des statistiques que vous aviez cumulées auparavant, ces statistiques seront encore disponibles, mais il n'y aura aucune statistique pour la période durant laquelle l'option était désactivée.

(Cette option est disponible uniquement si vous avez sélectionné l'option Cumuler statistiques.) Sélectionnez cette option si vous voulez :

• Ajouter ou modifier des statistiques pour des périodes antérieures à l'exercice courant ou pour des exercices antérieurs. (Vous pourriez vouloir modifier ou ajouter des statistiques si vous configurez votre système Commandes clients en cours d'exercice.)
• Ajouter ou modifier des statistiques de transactions reportées.

Vous utilisez l'écran Statistiques des achats pour ajouter et modifier des statistiques d'achats et le rapport Statistiques des achats pour les imprimer.

Vous pouvez activer l'option pendant la configuration de votre module Commandes fournisseurs, notamment si vous créez le système en cours d'exercice. Vous pouvez ensuite créer des enregistrements de commandes fournisseurs plus complets en ajoutant les statistiques de votre ancien système.

Dès que votre module est opérationnel, vous devriez désactiver l'option car le programme met automatiquement à jour les statistiques lorsque vous reportez des transactions.

L'option Permettre modif. stat. n'apparaît que lorsque l'option Cumuler statistiques est activée. Vous pouvez activer ou désactiver l'option Permettre modif. stat. à tout moment.

Cette option n'est disponible dans Commandes fournisseurs que si vous n'utilisez pas Gestion des stocks.

Sélectionnez cette option pour autoriser des transactions avec des quantités fractionnaires (vous pouvez utiliser un maximum de quatre décimales). Vous pouvez sélectionnez l'option Permettre qtés fractionnaires à tout moment, mais une fois que vous l'avez sélectionnée, vous ne pouvez plus modifier votre choix.

Les quantités fractionnaires sont utiles si vos stocks comprennent des articles homogènes. (Les articles homogènes sont des articles composés d'éléments identiques qui peuvent être diviser en plusieurs unités plus petites, tels que de l'huile ou du grain.) Plusieurs unités de mesure peuvent être nécessaires pour ce type d'articles.

Au lieu d'utiliser la plus petite unité (l'once, par exemple) comme unité de stockage, vous pouvez utiliser une unité de stockage plus grande (comme la livre) et des quantités fractionnaires pour les montants inférieurs à une livre.

Si vous ne pensez pas saisir de transactions avec des quantités fractionnaires, vous pouvez simplifier la saisie des transactions en sélectionnant pas l'option Permettre qtés fractionnaires. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de saisir de décimales pour les quantités et qu'aucune décimale inutile n'apparaît sur les rapports.

Commandes fournisseurs vous permet de choisir s'il est possible d'ajouter une demande d'achat ou un bon de commande pour un fournisseur qui n'est pas enregistré dans Comptes fournisseurs.

Vous pouvez ajouter des transactions dans Commandes fournisseurs avant d'ajouter le fournisseur dans Comptes fournisseurs. Vous devez toutefois utiliser le même code de fournisseur lorsque vous ajoutez le fournisseur dans Comptes fournisseurs et, dans un système multidevise, vous devez spécifier un groupe de taxes qui corresponde à la devise du fournisseur.

Dans tous les cas, vous devez ajouter le fournisseur dans Comptes fournisseurs avant de pouvoir reporter une facture dans CF.

Sélectionnez cette option si vous voulez pouvoir utiliser des numéros d'articles qui ne figurent pas dans votre système Gestion des stocks (ou dans votre système de Commandes fournisseurs si vous n'utilisez pas Gestion des stocks) lorsque vous saisissez des transactions de Commandes fournisseurs.

Ne sélectionnez pas cette option si vous voulez être sur que toutes les transactions n'utilisent que des articles pour lesquels vous avez créés un enregistrement dans Gestion des stocks (ou dans un système de Commandes fournisseurs autonome). Si vous utilisez Gestion des stocks et ne sélectionnez pas cette option, les transactions peuvent actualiser les quantités et les coûts des articles dans Gestion des stocks lorsque vous reportez des transactions dans Commandes fournisseurs et exécutez le traitement de clôture journalière dans Gestion des stocks.

Choisissez cette option si vous voulez que les coûts des détails de demandes d'achat soient copiés aux bons de commande créés à partir de demandes d'achat. Vous pouvez modifier ce paramètre pour chaque ligne de demande d'achat que vous saisissez. (Cette option apparaît sur l'écran contextuel de détail des demandes d'achat.)

Si vous ne copiez pas les coûts des demandes d'achat, Commandes fournisseurs utilisera le coût de l'article par défaut que vous avez sélectionné dans Options de CmF. Vous pourrez toutefois saisir un coût d'article ou utiliser le dépisteur pour choisir un autre coût géré par Sage 300.

Si vous utilisez Gestion des stocks, utilisez cette option pour sélectionner le type de coût que vous voulez afficher dans les écrans de saisie des transactions. Lorsque vous saisissez des détails d'articles sur des transactions, le programme affiche le type de coût d'article sélectionné. Vous pouvez toutefois saisir un autre coût ou sélectionner un type de coût différent pour des détails particuliers.

Vous pouvez afficher le coût le plus récent, le coût standard, le coût moyen, le dernier coût unitaire, le coût du fournisseur ou bien l'un des deux coûts spécifiés par l'utilisateur que vous pouvez saisir dans les enregistrements des articles de Gestion des stocks.

Remarque : Si vous n'utilisez pas Gestion des stocks, le coût du fournisseur est utilisé comme coût d'article par défaut.

Cette option vous permet de spécifier la date de report affichée par défaut par le programme lorsque vous saisissez des réceptions, des factures, des retours, des notes de crédit et des notes de débit.

Vous pouvez sélectionner une de ces deux options :

• Date document. Sélectionnez cette option si vous souhaitez que la date du report et la période fiscale correspondent normalement à la date du document.

  Si vous sélectionnez ce paramètre et modifiez la date dans le champ de date de la réception, expédition, facture, note de crédit ou note de débit, le programme modifiera automatiquement la date de report par défaut.

• Date session. Sélectionnez cette option si vous souhaitez que la date du report et la période fiscale correspondent normalement à la date de la session en cours.

  Si vous sélectionnez ce paramètre, le programme utilise la date de la session comme date de report par défaut et ce, même si vous modifiez la date du document.

La date de report détermine la date à laquelle une transaction est reportée dans le Grand livre. L'exercice et la période sont déterminés en fonction de la date de report.

Si vous avez un système multidevise, la réévaluation des devises utilise aussi les dates de report pour sélectionner des documents impayés à réévaluer. Les ajustements sont ainsi reportés au Grand livre dans l'exercice et la période voulus.

Lorsque vous activez l'option Multidevise dans Comptes fournisseurs, vous pouvez aussi spécifier un type de taux par défaut pour convertir les montants en devise de transaction à la devise fonctionnelle. Le type de taux sélectionné dans Comptes fournisseurs est également affiché comme type de taux par défaut dans Commandes fournisseurs. Vous pouvez toutefois le modifier.

Pour spécifier le type de taux par défaut, tapez soit le code correspondant au type voulu ou sélectionnez-le dans le dépisteur. Vous devez sélectionner un type de taux défini dans les écrans Devise du module Services communs.

Vous pouvez modifier le type de taux par défaut à tout moment.

Utilisez cette option pour spécifier un modèle contenant les informations que vous voulez afficher par défaut dans les écrans de saisie des transactions lorsque vous créez une nouvelle transaction.

Remarque : Vous ne pouvez sélectionner un code de modèle par défaut qu'après avoir défini des codes de modèle dans l'écran Modèles.

Cette option peut vous aider à accélérer la saisie des données en insérant automatiquement les informations d'en-tête et des fournisseurs que vous utilisez le plus souvent pendant la saisie de ce type de documents.

Remarque : Si vous utilisez la comptabilité multidevise dans Commandes fournisseurs, le groupe de taxes du modèle par défaut doit utiliser la devise fonctionnelle du livre auxiliaire de Commandes fournisseurs.

Ce champ n'est disponible que lorsque vous n'utilisez pas le module Gestion des stocks.

Choisissez l'unité de mesure de poids, telle que la livre ou le kilogramme, correspondant à l'unité de base ou standard que vous utilisez pour mesurer le poids de vos articles de stock.

Remarque : Généralement, vous ajoutez des unités de mesure de poids après avoir choisi vos options de stocks et vous sélectionnez donc l'unité par défaut ultérieurement.

Commandes clients utilise les poids indiqués dans les enregistrements d'articles de stock pour estimer le poids total de chaque commande dans l'unité de poids que vous spécifiez à cet endroit.

Commandes fournisseurs peut utiliser les poids indiqués dans les enregistrements de stock pour ventiler (répartir) les coûts additionnels sur les commandes.

La devise fonctionnelle est sélectionnée pour l'entreprise dans l'écran Profil de l'entreprise dans Services communs et est affichée dans l'écran Options.

Une fois que la devise fonctionnelle est assignée à l'entreprise, vous ne pouvez plus la modifier. Tous les programmes activés pour l'entreprise utilisent automatiquement la même devise fonctionnelle.

Sélectionnez cette option pour conserver les détails des transactions.

Commandes fournisseurs conserve les détails des transactions traitées à partir du moment auquel vous avez sélectionné l'option Conserver historique trans.

Le programme utilise ces détails de transaction pour créer la Liste de transactions correspondant à chaque type de transaction. Par conséquent :

• Si vous conservez l'historique, tous les détails de transaction que vous reportez dans Commandes fournisseurs apparaissent sur la liste de transactions jusqu'à ce qu'ils soient conclus et effacés dans l'écran Effacer l'historique.
• Si vous ne conservez pas l'historique, la liste de transactions n'affichent que les transactions courantes (demandes d'achat, bons de commande, réceptions et retours non conclus, ainsi que les factures, notes de crédit et notes de débit qui n'ont pas été ajoutées au lot créé par le traitement de clôture journalière pour Comptes fournisseurs).

Remarque : Si vous ne conservez pas l'historique des transactions, vous ne pouvez pas réaliser de zoom avant dans des transactions de Commandes fournisseurs à partir de transactions de Grand livre ou Comptes fournisseurs.

Vous pouvez activer ou désactiver l'option Conserver historique trans. à tout moment.

Vous activez l'option Multidevise dans l'écran Options de Comptes fournisseurs. Si vous activez l'option dans Comptes fournisseurs, celle-ci est automatiquement activée pour Commandes fournisseurs.

Après avoir activé cette option et sauvegardé vos modifications dans Comptes fournisseurs, vous ne pouvez plus la désactiver.

Utilisez les options Cumuler par et Type période pour indiquer si vous voulez cumuler les transactions historiques ou les statistiques par exercice ou année civile et pour indiquer le type de période à utiliser.

Si vous cumulez par année civile, la date de début de l'historique et des statistiques sera le premier janvier. Si vous cumulez par exercice, la date de début sera le premier jour de votre exercice.

Les choix de types de périodes sont : Hebdomadaire, sept jours (commence le jour par lequel les semaines débutent dans votre calendrier fiscal), deux semaines, quatre semaines, mensuel, bimensuel, trimestriel, semestriel et période (si vous avez choisi de cumuler les statistiques par période).

L'option Type période n'apparaît que si l'option Cumuler l'historique d'achat ou Cumuler statistiques correspondante a été cochée.

Remarque : Sage 300 Standard ne prend en charge que le cumul par exercice et période.

Cette option n'est disponible dans Commandes fournisseurs que si vous utilisez Gestion des stocks.

Utilisez cette option pour spécifier le moment auquel vous voulez reporter les lots de CF créés à partir de factures, notes de crédit ou notes de débit de Commandes fournisseurs :

• Pendant le report ou le traitement de clôture journalière

  Cette option vous permet de reporter des lots de factures de Comptes fournisseurs créés par Commandes fournisseurs lorsque vous reportez des factures ou lorsque vous exécutez le traitement de clôture journalière dans Gestion des stocks (si vous l'utilisez)—en fonction du moment auquel vous évaluez le coût des transactions dans Gestion des stocks.

  Indiquez le moment auquel vous voulez évaluer les coût des transactions grâce à l'option Évaluer coût des articles pendant à l'onglet Traitement de l'écran Options de GS. L'option Évaluer coût des articles pendant vous donne deux choix :

  • Pendant le report
  • Traitement de clôture journalière

  Remarque : Ces choix peuvent avoir un impact significatif sur la rapidité du traitement des transactions dans Commandes fournisseurs et sur le nombre de lots que Commandes fournisseurs génère.

  Si vous reportez les lots de CF pendant le report des transactions, Commandes fournisseurs créera et reportera un lot de CF pour chaque facture qu'il crée.

  Si vous traitez un grand nombre de réceptions, il est préférable d'évaluer le coût des stocks pendant le traitement de clôture journalière ou d'utiliser l'icône Créer un lot pour reporter des lots de CF.

• Sur demande en utilisant l'icône Créer un lot

  Cette option vous permet de choisir le moment auquel vous voulez reporter les lots de factures de Comptes fournisseurs créés par Commandes fournisseurs. Utilisez l'écran Créer un lot dans Commandes fournisseurs et sélectionnez l'option Reporter lot CF.

  Vous pouvez aussi reporter les lots de CF créés par Commandes fournisseurs dans l'écran Report des lots du module Comptes fournisseurs.

Vous pouvez changer votre choix à tout moment. Si vous utilisiez l'écran Créer un lot pour produire les transactions, imprimez une copie du dernier rapport Transactions G.L., puis créez toute transaction en suspens avant de changer d'option.

Sélectionnez cette option si l'approbation des demandes d'achat est requise avant de pouvoir les convertir en bons de commande.

L'approbation des demandes d'achat dépend du droit d'accès Approbation manuelle-Demandes d'achat que vous pouvez assigner aux utilisateurs dans l'écran Groupes de sécurité de Services administratifs.

• Si le groupe de sécurité auquel vous appartenez bénéficie du droit d'approbation des demandes d'achat, toutes les demandes d'achat que vous reportez sont automatiquement approuvées et votre code d'utilisateur est affiché dans le champ Nom-Approbateur.
• Si le groupe de sécurité auquel vous appartenez ne bénéficie pas du droit d'approbation des demandes d'achat, toutes les demandes d'achat que vous reportez sont automatiquement mises en attente et le champ État-Approbation indiquera "Saisi" jusqu'à ce que la demande d'achat soit reportée par un utilisateur bénéficiant de droits d'approbation.

Cette option vous permet choisir le moment auquel Commandes fournisseurs met à jour le dernier coût et le coût le plus récent stockés avec les articles dans Gestion des stocks.

Vous pouvez mettre à jour les coûts lorsque vous réceptionnez des marchandises ou lorsque vous reportez la facture correspondant à la réception.

Par défaut, Commandes fournisseurs met à jour les coûts lorsque vous reportez des réceptions et il ne modifie pas ces coûts lorsque vous reportez des factures.

Cela signifie que si vous n'avez pas de coûts finaux sur vos réceptions, vous devriez modifier ce paramètre afin de mettre à jour les coûts lors du report des factures.

Remarque : Vous pouvez modifier le coût le plus récent et le dernier coût dans l'écran Emplacement des articles de GS dans le module Gestion des stocks.

Commandes fournisseurs vous permet d'activer ou désactiver les avertissements émis pour les articles qui n'existent pas dans les stocks.

Sélectionnez cette option si vous voulez que le programme vous avertisse chaque fois que vous ajoutez un article dans une demande d'achat ou bon commande et que celui-ci ne figure pas dans votre liste de stocks.

Si vous utilisez Gestion de projet, vous pouvez désactiver cet avertissement et éviter qu'il ne s'affiche pour les articles non matériels.