Écran Rapprocher les relevés bancaires

Ouvrez Services communs > Services bancaires > Opérations bancaires > Rapprocher relevés bancaires.

Cliquez sur ce bouton sur l'onglet Rapprochement pour saisir une transaction bancaire que vous n'avez pas encore traitée dans Sage 300. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Écran Opération bancaire.

Cliquez sur ce bouton de l'onglet Sommaire pour mettre à jour des montants, notamment après avoir enregistré des opérations bancaires ou si vous modifiez la date du rapprochement.

Si le calcul indique que le solde bancaire régularisé est égal au solde comptable régularisé, vous pouvez reporter le rapprochement. (Vous avez rapproché le compte bancaire)

Après avoir sélectionné un dépôt sur l'onglet Rapprochement, vous pouvez cliquer sur ce bouton afin d'ouvrir l'écran Détails-Dépôt pour consulter les encaissements inclus dans un dépôt comprenant plusieurs encaissements et pour effectuer un zoom avant vers l'encaissement sélectionné dans l'application source. Pour en savoir plus, consultez Écran Détails-Dépôts bancaires.

Cliquez sur ce bouton pour reporter le rapprochement qui est actuellement affiché.

Remarque : Ce bouton vous permet de reporter un rapprochement à la fois. Pour reporter les rapprochements de toutes les banques ou d'une plage de banques, utilisez l'écran Reporter le rapprochement bancaire. Pour en savoir plus, consultez Écran Reporter le rapprochement bancaire.

Cliquez sur ce bouton dans l'onglet Rapprochement pour ouvrir l'écran Compensation rapide où vous pouvez compenser une plage de dépôts ou de paiements, ou remettre leur état à En circulation. Pour en savoir plus, consultez Écran Compensation rapide.

Après avoir ajouté un code de banque, ce champ affiche le numéro du compte bancaire précisé dans l'enregistrement de banque.

Si vous utilisez une comptabilité multidevise, la devise du relevé indiquée pour la banque sera affichée dans un champ à droite.

Saisissez le code du compte bancaire que vous rapprochez. Après avoir saisi un code de banque, le programme affiche la description, le numéro du compte bancaire et la devise du relevé bancaire.

Si vous avez déjà rapproché le compte bancaire, le programme affiche également la date du relevé, la date du rapprochement, le solde de clôture du relevé et la description du rapprochement précédent.

Saisissez une description du rapprochement actuel.

Ce champ affiche le montant total de dépôts que vous avez rapproché.

Le programme recalcule le montant lorsque vous quittez une ligne sur la table des détails.

Utilisez ce champ pour restreindre la liste des transactions à celles qui sont en circulation ou compensées.

L'état par défaut "Tout" affiche toutes les transactions, sans égard de leur état de rapprochement.

Le programme calcule l'écart entre le solde de relevé régularisé et le solde comptable régularisé et affiche les résultats sur l'onglet Sommaire et sur l'onglet Rapprochement de l'écran Rapprocher les relevés.

Lorsque vous avez rapproché le compte bancaire, le montant est nul.

Vous ne pouvez pas reporter un rapprochement à moins que le montant de Écart de soit nul.

Utilisez ce champ pour trier les transactions répertoriées par date ou par numéro de transaction.

Filtrez les transactions qui s'affichent à l'onglet Rapprochement.

Le programme liste toutes les transactions par défaut. Toutefois, vous pouvez sélectionner Dépôts pour limiter la liste aux dépôts ou vous pouvez sélectionner Retraits pour afficher des paiements et d'autres types de retraits.

Ce champ affiche le montant total de retraits que vous avez rapproché.

Le programme recalcule le montant lorsque vous quittez une ligne sur la grille.

Lorsque vous passez l'état d'un retrait ou d'un dépôt sélectionné de En circulation à Compensé ou à un autre état, le programme saisit le montant de la transaction de vos enregistrements de Sage 300 comme montant compensé.

Le montant compensé doit toujours être égal au montant indiqué sur le relevé bancaire.

Pour les banques multidevises, ce montant compensé est présenté dans la devise du relevé bancaire. Autrement, le montant total est dans la devise fonctionnelle de votre entreprise.

Le code de la devise du relevé bancaire s'affiche à côté du numéro de compte bancaire dans l'écran Rapprocher les relevés. Si une transaction a été compensée par la banque avec un montant différent :

  1. Dans le champ Montant compensé, saisissez le montant indiqué dans le relevé bancaire de la transaction.

    Le programme affiche l'écart entre le montant traité dans Sage 300 et le montant compensé.

  2. Dans le champ État-Rapprochement, sélectionnez Compensé avec erreur banque ou Compensé avec annulation comme état du rapprochement.

Remarque : Lorsque vous reportez le rapprochement, Services bancaires crée une nouvelle transaction pour l'écart. Les transactions créées pour les écarts causés par une erreur bancaire apparaissent dans le rapprochement de la prochaine période avec l'état En circulation.

Le programme affiche la date de paiement, la date de dépôt, la date de report de virement, la date d'opération bancaire ou la date de report d'extourne et ce, en fonction de la transaction.

Cette colonne affiche le montant de chaque dépôt dans la devise de transaction

Si un dépôt contient des lots d'encaissements qui ne sont pas encore reportés dans Comptes clients, le montant est nul.

Pour faire un zoom avant vers le lot d'encaissements dans l'application source, où vous pouvez consulter les encaissements individuels qui constituent le dépôt, sélectionnez la ligne de détail sur la grille, puis cliquez sur le bouton Zoom avant Bouton Zoom avant dans l'en-tête de la colonne Dépôt

La description affichée dans ce champ dépend du type de transaction. Services bancaires affiche :

  • Le nom du bénéficiaire (ou le nom d'adresse paiement) d'un paiement
  • La description de dépôt d'un encaissement
  • Le code de banque de l'autre banque (pas la banque que vous rapprochez) impliquée dans un virement, ou les frais bancaires correspondants
  • La description de la saisie d'une opération bancaire
  • Le nom du client d'un chèque sans provision

Services bancaires affiche l'écart entre les montants de dépôt ou de retrait et le montant compensé pour les transactions rapprochées.

En fonction de la transaction, les numéros de chèque, de dépôt, de virement ou de banque s'affichent dans ce champ.

Pour les chèques retournés (sans provision), le programme affiche le numéro d'encaissement dans ce champ.

Pour compenser une transaction impayée, double-cliquez sur le champ Rapproché de la transaction en question afin de passer la valeur du champ à X.

Le programme copie le montant de retrait ou de dépôt au champ Montant compensé, et le champ État-Rapprochement passe à Compensé.

Remarque : Vous ne pouvez pas rapprocher des opérations bancaires non reportées. Vous devez les reporter d'abord.

Cette date est un enregistrement de la date à laquelle vous avez rapproché la transaction. La date que vous avez saisie sur l'onglet Sommaire s'affiche par défaut lorsque vous passez l'état du rapprochement de En circulation à un autre état.

Si vous avez oublié de rapprocher une banque et la transaction devait être rapprochée à une date antérieure, le programme vous permet de saisir la date à laquelle la transaction était censée être rapprochée.

Si vous saisissez une date ultérieure dans ce champ et l'option de Services Bancaires Vérifier doc. rapprochés pour périodes futures est configurée sur Erreur, vous devez saisir une date qui tombe dans la période en cours avant de continuer. Si l'option est configurée sur Avertissement, le système vous avertit, mais il ne vous empêche pas de saisir une date ultérieure.

Les montants compensés à une date ultérieure sont ajoutés au montant affiché dans le champ Compensé dans pér. ultérieure sur l'onglet Totaux.

Remarque : Cette date est fournie uniquement à des fins de déclaration et n'est pas utilisée dans les calculs multidevises.

La description du rapprochement de l'onglet Sommaire s'affiche comme description par défaut pour les transactions rapprochées individuelles.

Vous pouvez changer la description d'une transaction rapprochée particulière, au besoin.

S'il reste un montant à annuler après le rapprochement, ce champ affiche la période fiscale pendant laquelle l'écriture d'annulation sera reportée.

Utilisez ce champ pour configurer l'état du rapprochement d'un dépôt ou d'un retrait listé sur l'onglet Rapprochement de l'écran Rapprocher les relevés.

Une transaction est rapprochée lorsque vous passez son état de En circulation à un autre état.

Vous ne pouvez pas modifier les états Non reporté ou Imprimé

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez États de rapprochement des dépôts et États de rapprochement des retraits.

S'il reste un montant à annuler après le rapprochement, ce champ affiche l'exercice pendant lequel l'écriture d'annulation sera reportée.

Si vous extournez l'encaissement divers d'un client de Comptes clients ou le paiement divers d'un fournisseur de Comptes fournisseurs, vous pouvez sélectionner cette option pour extourner automatiquement la facture associée lorsque vous reportez l'extourne.

Remarque : Si l'encaissement ou le paiement divers avait été réalisé pour un client ou un fournisseur pour lequel il n'existe aucun enregistrement dans Sage 300, Services bancaires extourne automatiquement la facture lorsque vous reportez l'extourne. (Vous ne pouvez pas choisir d'extourner la facture.)

Pour extourner un paiement de Comptes fournisseurs, saisissez Oui dans le champ Extourner facture pour le retrait sélectionné. (Vous ne pouvez pas extourner des dépôts dans l'écran Rapprocher les relevés; vous devez utiliser l'écran Extourner les transactions pour extourner des encaissements individuels.)

Cette colonne affiche le montant de chaque paiement ou d'autre retrait dans la devise de paiement.

Pour faire un zoom avant vers le paiement original, sélectionnez la ligne de détail, puis cliquez sur le bouton Zoom avant Bouton Zoom avant dans l'en-tête de la colonne Retraits. Le paiement s'affiche dans l'écran de saisie de l'application source.

Le solde comptable régularisé est le solde du livre comptable, duquel sont déduits les opérations bancaires, les frais de carte de crédit et les pertes sur change, et auquel sont ajoutés les gains sur change.

Le solde comptable régularisé doit être égal au solde de banque régularisé. S'il n'est pas égal, vous devez rapprocher l'écart affiché dans le champ Écart de.

Le solde de relevé régularisé correspond au solde du relevé auquel sont ajoutés les dépôts en circulation et les erreurs bancaires de dépôt, et duquel sont déduits les retraits en circulation et les erreurs bancaires de retrait.

Lorsque vous avez terminé le rapprochement, le solde du relevé régularisé devrait correspondre au solde comptable régularisé.

Ce montant correspond au total de toutes les opérations bancaires qui ne sont pas encore reportées.

Il inclut les opérations que vous enregistrez sur l'onglet Rapprochement pour rapprocher les transactions en circulation, ainsi que les transactions que vous ajoutez dans l'écran Opérations bancaires.

Ce champ affiche le solde de votre compte bancaire de Services Bancaires à la date de report du rapprochement.

Pour voir comment le solde a changé depuis le dernier rapprochement du compte, cliquez sur le bouton Zoom Bouton Zoom qui se situe à côté du champ Solde - livre comptable.

Le programme soustrait le total des frais de carte de crédit que vous enregistrez pendant le rapprochement du solde comptable affiché sur l'onglet Sommaire.

Ce champ affiche le total des écarts entre les dépôts qui sont compensés avec erreur de banque. Ce montant peut être positif ou négatif.

Le montant correspond au total de tous les dépôts qui ont été enregistrés dans vos livres comptables, mais qui n'ont pas encore été compensés par la banque à la date du relevé.

Ce montant se réduit lorsque vous compensez les dépôts affichés dans le relevé bancaire.

Le total de tous les gains de change est calculé lorsque vous entrez l’information requise pour compenser les montants de retrait et de dépôt.

Si les calculs nets du change entraînent une perte, le montant de perte s'affiche dans le champ Perte de change et un zéro s'affiche dans le champ Gain de change.

Remarque : Le champ Gain de change ne s’affiche que si vous utilisez la comptabilité multidevise.

Le total de toutes les pertes de change est calculé lorsque vous entrez l’information requise pour compenser les montants de retrait et de dépôt.

Si les calculs nets du change entraînent un gain, le gain s'affiche dans le champ Gain de change et un zéro s'affiche dans le champ Perte de change.

Remarque : Le champ Gain de perte ne s’affiche que si vous utilisez la comptabilité multidevise.

Le programme calcule l'écart entre le solde de relevé régularisé et le solde comptable régularisé et affiche les résultats sur l'onglet Sommaire et sur l'onglet Rapprochement de l'écran Rapprocher les relevés.

Lorsque vous avez rapproché le compte bancaire, le montant est nul.

Vous ne pouvez pas reporter un rapprochement à moins que le montant de Écart de soit nul.

La date du rapprochement détermine l'exercice et la période auxquels une transaction est reportée. (L’exercice et la période sont affichés dans le champ à droite.)

Vous devez utiliser une date du rapprochement ultérieure à celle utilisée lors du dernier rapprochement du compte bancaire.

Tapez la date de fin du relevé bancaire. Lors de la configuration bancaire, utilisez le relevé bancaire le plus récent.

Si vous rapprochez le compte bancaire, tapez la date qui termine la période couverte par le relevé bancaire (la date d’arrêt du relevé). La date d’arrêt du relevé est généralement la date imprimée dans le haut de votre relevé bancaire.

Si vous configurez le module Services bancaires, utilisez la date de votre dernier relevé bancaire.

Si vous extournez un paiement, tapez la date à laquelle il a été extourné.

Ce champ affiche le total des écarts entre les retraits qui sont compensés avec erreur de banque.

Ce montant s'affiche sur l'onglet Sommaire de l'écran Rapprocher relevés bancaires.

Il correspond au total de tous les paiements et des autres retraits qui sont en circulation à la date du rapprochement.

Le montant des retraits en circulation se réduit à mesure que vous classez ces articles comme Compensé.

Ce champ sur l'onglet Sommaire de l'écran Rapprocher les relevés affiche le total de toutes les irrégularités entre vos livres et les montants auxquels la banque a compensé les transactions.

Si une irrégularité est supérieure au montant maximum d'erreurs que vous avez précisé à l'onglet Compte de l'écran Banques, l’irrégularité est identifiée comme Compensée avec erreur bancaire et n’apparaît pas ici.

Toutefois, si l’erreur est inférieure au montant maximum d'erreurs, la transaction est identifiée comme Compensé avec annulation et l’irrégularité s’affiche ici.

Cet état est utilisé pour les dépôts et retraits compensés dans le rapprochement en cours.

Cet état est utilisé pour les dépôts et retraits que vous compensez ou extournez en utilisant une date du rapprochement ultérieure à la période que vous rapprochez.

Remarque : Si l'option Vérifier doc. rapprochés pour périodes futures est configurée sur Erreur, vous ne pouvez pas utiliser de dates de rapprochement ultérieures pour compenser ou extourner des transactions.

Vous assignez cet état à un dépôt compensé par la banque avec un montant différent du montant reporté dans Sage 300, si la différence est supérieure à l'écart spécifié dans l'enregistrement de la banque.

Lorsque vous reportez le rapprochement, l'erreur est reportée comme transaction en circulation pour le prochain rapprochement.

L'onglet Totaux de l'écran Rapprocher les relevés affiche le montant total des erreurs bancaires de dépôt du rapprochement en cours.

Dans le rapport État des rapprochements, une erreur bancaire de dépôt s'affiche :

  • Dans la section des dépôts, si l'erreur augmentera le solde bancaire lorsqu'elle sera corrigée. De telles erreurs incluent :

    • Des dépôts qui ont été compensés par la banque pour un montant inférieur au montant réel.
    • Des paiements et des retraits qui ont été compensés par la banque pour un montant supérieur au montant réel.
  • Dans la section des retraits, si l'erreur diminuera le solde bancaire lorsqu'elle sera corrigée. De telles erreurs incluent des dépôts qui ont été compensés par la banque pour un montant supérieur au montant réel.

Vous assignez cet état à un paiement ou à un retrait compensé par la banque avec un montant différent du montant original, si la différence est supérieure à l'écart spécifié dans l'enregistrement de la banque.

Lorsque vous reportez le rapprochement, l'erreur est reportée comme transaction en circulation pour le prochain rapprochement.

L'onglet Totaux de l'écran Rapprocher les relevés affiche le montant total des erreurs bancaires de retrait du rapprochement en cours.

Dans le rapport État des rapprochements, une erreur bancaire de retrait s'affiche :

  • Dans la section des retraits, si l'erreur diminuera le solde bancaire lorsqu'elle sera corrigée. De telles erreurs incluent :

    • Des paiements et des retraits qui ont été compensés par la banque pour un montant inférieur au montant réel.
    • Des dépôts qui ont été compensés par la banque pour un montant supérieur au montant réel.
  • Dans la section des dépôts, si l'erreur augmentera le solde bancaire lorsqu'elle sera corrigée. De telles erreurs incluent des retraits qui ont été compensés par la banque pour un montant supérieur au montant réel.

Vous pouvez appliquer cet état du rapprochement seulement aux dépôts qui incluent un encaissement avec un type de paiement par carte de crédit.

Sélectionnez cet état si la différence entre le montant de dépôt et le montant compensé est le résultat des frais de carte de crédit appliqués au dépôt.

L'onglet Totaux de l'écran Rapprocher les relevés affiche le montant total des dépôts compensés avec frais de carte de crédit pour le rapprochement actuel.

Cet état n'est disponible que si :

  • Le compte bancaire est multidevise.
  • La devise du relevé bancaire est la même que la devise fonctionnelle.

Vous pouvez assigner cet état à un paiement effectué dans une devise autre que la devise du relevé.

Vous pouvez assigner cet état à un dépôt si au moins un de ces encaissements est dans une devise autre que la devise du relevé.

L'onglet Totaux de l'écran Rapprocher les relevés affiche des totaux distincts pour les dépôts et les retraits compensés avec une différence de taux de change.

Vous assignez cet état de rapprochement aux dépôts compensés par la banque avec des montants différents de leurs montants reportés, lorsque la différence est inférieure au maximum des erreurs spécifié dans l'enregistrement de la banque.

L'onglet Totaux de l'écran Rapprocher relevés bancaires affiche le montant total des dépôts compensés avec annulation.

Vous assignez cet état de rapprochement aux retraits compensés par la banque avec des montants différents de leurs montants émis, lorsque la différence est inférieure à la marge d'erreur spécifiée dans l'enregistrement de la banque.

L'onglet Totaux de l'écran Rapprocher les relevés affiche le montant total des retraits compensés avec annulation.

Aperçu

Remarque : En fonction de la configuration de votre système, cet écran du bureau pourrait aussi être disponible sous forme d'écran web. Pour en savoir plus, consultez le Guide de mise en route pour les écrans web ou l'aide des écrans web de Sage 300.

Utilisez l'écran Rapprocher les relevés bancaires pour :

Si votre système utilise l'option de sécurité, vous devez avoir l’autorisation de rapprocher les relevés bancaires.

Erreurs bancaires

Vous enregistrez des erreurs bancaires pour compenser les dépôts et les retraits que votre banque a traités pour des montants différents de ceux traités par votre entreprise dans Sage 300et ce, dès que vous avez déterminé que l'écart est causé par une erreur bancaire.

Onglet Rapprochement

Cet onglet liste tous les dépôts et les retraits en circulation qui ont été reportés à la date du rapprochement ou avant celui-ci. Il vous permet de faire ce qui suit :

Onglet Sommaire

Utilisez cet onglet pour réaliser les tâches suivantes :

Si le solde bancaire régularisé n’est pas égal au solde comptable régularisé, le programme affiche l'écart dans le champ Écart de. Vous devez rapprocher les soldes en enregistrant des opérations bancaires correspondant à l'écart. Pour obtenir plus de renseignements, consultez Rapprocher un compte bancaire.

Après avoir enregistré les opérations bancaires ou changé la date de report du rapprochement, cliquez sur le bouton Calculer pour mettre à jour les montants sur l'onglet Sommaire.

Une fois que le solde bancaire régularisé est égal au solde comptable régularisé, vous avez rapproché le compte bancaire avec succès. (Le champ Écart de affichera zéro.)

Onglet Totaux

Cet onglet fournit une ventilation détaillée par état de rapprochement des retraits et des dépôts compensés (par exemple, Compensé avec erreur de banque).