Écran Rapprocher les relevés

Ouvrez Services communs > Services bancaires > Opérations bancaires > Rapprocher les relevés.

Cliquez sur ce bouton pour saisir une transaction bancaire que vous n'avez pas encore traitée dans Sage 300. Pour en savoir plus, consultez Écran Opération bancaire (relevés électroniques).

Si une opération provenant d’un relevé électronique n’est pas automatiquement appariée, vous pouvez sélectionner l’opération en question et cliquer sur Compenser pour voir une liste des transactions dans Sage 300 dont le montant correspond mais pas les autres informations (telles que le numéro de transaction, la référence ou le commentaire). Vous pouvez ensuite apparier l’opération du relevé électronique à l’une des transactions de Sage 300.

Cliquez sur ce bouton afin de connecter un flux bancaire pour la banque indiquée dans le champ Code de banque.

Après avoir connecté un flux bancaire, les boutons Déconnexion flux bancaire et Importer les transactions deviennent disponibles.

Remarque : Lors de la connexion à un flux bancaire, vous spécifiez certains paramètres et renseignements concernant le flux. S’il vous faut changer de flux bancaire, vous devez le déconnecter et répéter le processus de connexion. Lors de la connexion, vous pouvez apporter les modifications requises.

Si un flux bancaire est connecté à la banque indiquée dans le champ Code de banque, vous pouvez cliquer sur ce bouton pour déconnecter le flux bancaire.

Si un flux bancaire est connecté à la banque indiquée dans le champ Code de banque, vous pouvez cliquer sur ce bouton pour télécharger des transactions du flux bancaire.

Cliquez sur ce bouton pour apparier automatiquement des transactions de Sage 300 aux transactions du relevé listées sur la grille. Pour en savoir plus, consultez Apparier des transactions de relevés électroniques à des transactions ERP.

Le programme rapproche seulement les transactions du relevé qui sont compensées par la banque à la date d'arrêt du rapprochement ou à une date antérieure.

Cliquez sur ce bouton afin de supprimer de la table des détails les transactions du relevé bancaire qui indique une valeur Oui dans le champ Compensé.

Cliquez sur ce bouton pour sauvegarder le rapprochement des transactions dont l'état Compensé est sur Oui. Lorsque vous cliquez sur Sauvegarder :

  • Le programme ajoute des transactions définies comme opérations bancaires aux Services Bancaires.
  • Dans l'écran Rapprocher les relevés, l’état de rapprochement passe à Compensé.

Remarque : Vous devez désigner des opérations bancaires (en cliquant sur le bouton Opération bancaire après avoir mis l'article en surbrillance) avant de cliquer sur le bouton Sauvegarder, car, le bouton Opération bancaire n'est plus disponible après avoir cliqué sur Sauvegarder.

Lorsque vous sélectionnez cette option et ensuite cliquez sur Rapprocher, les transactions appariées automatiquement sont immédiatement compensées à partir de la grille; seules demeurent les transactions qui doivent être rapprochées manuellement.

Cette option vous permet de gagner du temps si vous avez plusieurs transactions à rapprocher. Toutefois, si plusieurs transactions utilisent un montant donné, il est préférable de ne pas sélectionner cette option pour vous assurer de bien compenser la saisie voulue.

Sélectionnez le code de la banque pour laquelle vous avez téléchargé des relevés. Le programme affiche le code de banque par défaut indiqué dans l'écran Options de banque.

Vous pouvez spécifier si vous voulez rapprocher les montants des encaissements individuels dont se composent des dépôts ou si vous voulez rapprocher les totaux des dépôts. La méthode que vous sélectionnez s'applique à tous les dépôts du rapprochement en cours.

Sélectionnez la méthode qui est compatible avec la présentation des dépôts sur votre relevé bancaire.

  • Transaction. Rapprochez chaque montant d'encaissement ou chaque montant lié à l'encaissement.

    Si votre relevé bancaire n'inclut pas de détails d'encaissements particuliers, ne sélectionnez pas Transaction car la fonction Rapprocher les relevés ne pourra pas apparier automatiquement les montants d'encaissement aux montants figurant dans le relevé bancaire.

    Remarque : Si vous appariez des dépôts par transaction et que le programme apparie au moins un détail d'un dépôt, l'état du dépôt passe à Rapprocher par détail du dépôt. Cela concerne uniquement les dépôts qui contiennent plusieurs encaissements (tels que ceux qui sont saisis dans Comptes clients).

  • Bordereau de dépôt. Rapprochez un montant pour chaque bordereau de dépôt.

    Pour apparier par bordereau de dépôt, le numéro du bordereau de dépôt Sage 300 doit correspondre au numéro de la transaction, référence ou commentaire dans le relevé électronique.

    Bien que le rapprochement par montant de dépôt soit plus rapide, si une erreur de frappe ou tout autre problème se produit et entraîne un écart entre le montant de dépôt de la banque et celui que vous avez enregistré dans Sage 300, vous devez rapprocher manuellement chaque montant d'encaissement.

    Remarque :

    Selon si vous appariez par bordereau de dépôt ou par transaction, les commentaires compris dans le relevé électronique sont traités différemment :

    • Lorsque vous appariez par bordereau de dépôt, si le relevé électronique comporte un commentaire, celui-ci est saisi dans le champ Description rapprochement et ce, aussi bien pour le dépôt que pour tous les encaissements compris dans le dépôt.
    • Lorsque vous appariez par transaction, si le relevé électronique comporte un commentaire, celui-ci est saisi dans le champ Description rapprochement et ce, uniquement pour les encaissements correspondants.

Les transactions importées doivent être compensées par la banque avant la date d'arrêt afin d'être inclus dans un rapprochement.

Vous pouvez seulement rapprocher des transactions reportées dans Sage 300 à la date d'arrêt du rapprochement ou plus tôt, y compris les transactions en circulation reportées à des périodes précédentes.

Lorsque vous sortez du champ Date d'arrêt-Rapprochement, les renseignements affichés sont actualisés pour inclure les transactions traitées jusqu'à la date d'arrêt spécifiée, inclusivement, pour l'exercice et la période spécifiés.

La date du rapprochement détermine l'exercice et la période auxquels une transaction est reportée.

Vous devez utiliser une date du rapprochement qui est ultérieure à celle utilisée lors du dernier rapprochement du compte bancaire.

Ce champ n'est pas modifiable et il est déterminé par la date indiquée dans le champ Date report-Rapprochement.

Il s’agit de la date à laquelle la banque a compensé la transaction.

Ce champ affiche Oui pour les transactions téléchargées qui correspondent à vos enregistrements ou affiche Non pour les transactions téléchargées qui n'y correspondent pas. (Après avoir rapproché les transactions non appariées, ce champ passe de Non à Oui pour les transactions que vous avez manuellement appariées à vos enregistrements.)

Ces champs affichent des informations provenant des transactions téléchargées qui peuvent inclure des détails tels que le nom du bénéficiaire, le numéro de chèque, des commentaires et autres informations.

Les informations affichées dans ces champs dépendent des informations contenues dans le relevé électronique. Dans certains cas, les deux champs de commentaire peuvent afficher les mêmes informations.

Ce champ s’affiche pour les transactions multidevises. Il ne s'affiche pas pour une banque ou une entreprise en devise unique.

Pour les transactions OFX, ce champ prend en compte le taux en vigueur de la banque, le jour de la compensation du chèque.

Pour les flux bancaires, ce champ n’est pas utilisé car les transactions sont toujours dans la devise du compte bancaire et il n’y a jamais de conversion de devises.

Ce champ affiche les informations de référence qui étaient inclues pour les transactions dans le relevé électronique.

Dans une transaction multidevise d’un relevé OFX, ce champ affiche le montant de transaction original, dans la devise de la transaction originale. Ce montant différera du montant de l’opération, du fait des écarts de change.

Pour les flux bancaires, le montant en devise de transaction correspond toujours au montant de l’opération.

Dans une transaction multidevise, ce champ affiche le code de devise du montant en devise de transaction.

Pour les relevés OFX, la devise de l’opération peut être différente de la devise de transaction.

Pour les flux bancaires, la devise de l’opération correspond toujours à celle de la transaction.

Ce champ affiche le montant de l’opération qui a été compensé par la banque, dans la devise du relevé bancaire.

Pour les relevés OFX, la devise du relevé bancaire peut être différent de la devise de transaction, dans quel cas le montant de l’opération pourrait être différent du montant en devise de transaction.

Pour les flux bancaires, la devise du relevé bancaire correspond toujours à la devise de transaction, ainsi le montant de l’opération correspond toujours au montant en devise de transaction.

Ce champ affiche la devise fonctionnelle de la transaction pour une banque ou une entreprise multidevise.

Si la banque ou l'entreprise choisies sont en devise unique, le champ ne s'affiche pas.

Ce champ affiche le numéro associé à la transaction (par exemple, un numéro de dépôt ou un numéro de chèque).

Ce champ affiche le type de transaction enregistré sur le relevé bancaire (c'est-à-dire, un retrait ou un dépôt).

Aperçu

Remarque : En fonction de la configuration de votre système, cet écran du bureau pourrait aussi être disponible sous forme d'écran web. Pour en savoir plus, consultez le Guide de mise en route pour les écrans web ou l'aide des écrans web de Sage 300.

Utilisez l'écran Rapprocher les relevés pour :

La sauvegarde du rapprochement ajoute des opérations bancaires, des montants annulés et d'autres montants de rapprochement sur l'onglet Rapprochement de l'écran Rapprocher les relevés.

Rapprocher des montants par transaction ou par bordereau de dépôt

Vous pouvez spécifier si vous voulez rapprocher les montants des encaissements individuels dont se composent des dépôts ou si vous voulez rapprocher les totaux des dépôts. La méthode que vous sélectionnez s'applique à tous les dépôts du rapprochement en cours.

Sélectionnez la méthode qui est compatible avec la présentation des dépôts sur votre relevé bancaire.