Écran Champs optionnels de CC

Sélectionnez Oui dans ce champ si vous voulez que le programme affiche le champ optionnel et sa valeur par défaut lorsque vous configurez de nouveaux enregistrements ou saisissez des transactions.

Sélectionnez Non si vous ne voulez pas que le champ optionnel apparaisse automatiquement.

Exemple : Si vous définissez le numéro de transit comme champ optionnel pour les factures et si vous sélectionnez Oui dans le champ À insérer, le champ Numéro de transit s'affiche automatiquement dans Saisie des factures lorsque vous démarrez une nouvelle transaction.

Tapez ou sélectionnez la valeur à afficher par défaut pour le champ optionnel.

Si le champ optionnel sélectionné doit être validé, vous devez sélectionner une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans Services communs. Toutefois, si le champ optionnel autorise des blancs, vous pouvez laisser le champ de valeur par défaut en blanc.

Si le champ optionnel n'utilise pas la validation, vous pouvez soit :

• Sélectionner une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans Services communs.
• Laisser le champ en blanc.
• Saisir une combinaison de caractères alphanumériques ou spéciaux et d'espaces. La saisie doit être compatible avec le type de champ (texte, nombre, date, montant, etc.) et ne doit pas dépasser le nombre de caractères spécifiés pour le champ optionnel. Vous ne pouvez entrer que Oui ou Non dans un champ Oui/Non.

Lorsque vous spécifiez une valeur qui est définie dans Services communs, le programme affiche la description de la valeur.

Utilisez le Dépisteur pour sélectionner les codes de champs optionnels à utiliser pour chaque type.

Vous pouvez définir un nombre illimité de champs optionnels pour chaque type, dans la mesure où les champs optionnels ont été définis dans Services communs.

Remarque : Pour conserver les informations de champ optionnel figurant dans les transactions de Comptes clients lorsque vous créez des lots pour le Grand livre, vous devez utiliser les mêmes champs optionnels pour les transactions dans Comptes clients que ceux utilisés dans le Grand livre.

Lorsque vous sélectionnez un code de champ optionnel, le programme affiche la description du champ optionnel.

Précisez quel type de champ optionnel vous définissez. Vous pouvez choisir :

• Clients, Comptes nationaux et Groupes de clients (ou Clients et Groupes de clients, si vous n'utilisez pas Sage 300 National Accounts)
• Adresses d’expédition
• Factures (en-têtes de factures)
• Détails de facture
• Ajustements
• Encaissements
• Réévaluation
• Remboursements

Vous sélectionnez cette option pour un champ optionnel si tous les enregistrements ou toutes les transactions auxquels vous ajoutez le champ doivent l'utiliser.

Si vous rendez un champ optionnel obligatoire, celui-ci doit aussi être inséré automatiquement dans les nouveaux enregistrements et les nouvelles transactions. (Vous devez utiliser l'option À insérer pour le champ.)

Double-cliquez sur la colonne Valeur définie pour voir si le champ optionnel a une valeur par défaut ou non.

Cette colonne a deux fonctions :

• Vous devez sélectionner Oui dans le champ Valeur définie afin de définir une valeur par défaut pour le champ optionnel.
• L'indicateur Oui fournit des informations à l'aide-comptable pour la saisie des transactions et lui permet de savoir si le champ contient des informations par défaut.