Ajout ou modification de champs optionnels

Remarque : Les champs optionnels sont disponibles si vous utilisez Transaction Analysis and Optional Field Creator.

Les champs optionnels vous permettent de conserver des données personnalisées associées aux enregistrements et transactions.

  • Veillez à ce que le champ optionnel que vous souhaitez utiliser dans Comptes clients soit configuré pour une utilisation dans l’ensemble du système dans Services communs.
  • Si le champ optionnel que vous souhaitez supprimer est attribué à un enregistrement ou à une transaction, modifiez l’enregistrement ou la transaction en supprimant le champ optionnel ou reportez le lot qui contient la transaction.

Pour configurer un champ optionnel destiné à Comptes clients :

  1. Ouvrez Comptes clients > Configuration de C.C. >  Champs optionnels.

  2. Dans le champ Champs optionnels pour, sélectionnez le type d’enregistrement ou de transaction pour lequel vous souhaitez configurer des champs optionnels. Suite...

    Vous pouvez configurer les champs optionnels pour une utilisation dans les types de transactions ou d’enregistrements suivants :

    • Clients, groupes de clients et comptes nationaux (si vous utilisez des comptes nationaux).
    • Adresse d’expédition.
    • Factures (associées aux en-têtes des documents).
    • Détails de facture.
    • Ajustements
    • Encaissements.
    • Réévaluation.
    • Remboursements.
  3. Sélectionnez le ou les codes de champ optionnel que vous souhaitez utiliser pour le type d’enregistrement ou de transaction sélectionné. Le programme affiche la description du champ optionnel. Suite...

    Vous pouvez définir un nombre illimité de champs optionnels pour chaque type d’enregistrement ou de transaction, dans la mesure où les champs optionnels ont été configurés dans Services communs.

    Remarque : Pour conserver les données des champs optionnels figurant dans les transactions de Comptes clients lorsque vous créez des lots pour le Grand livre, vous devez utiliser les mêmes champs optionnels de transaction dans Comptes clients et dans le Grand livre.

  4. Si vous souhaitez indiquer une valeur par défaut pour le champ optionnel :
    1. Entrez Oui dans le champ Valeur définie. (Pour modifier le paramètre, double-cliquez sur le champ.)

      Remarque : Le champ Valeur définie prévient l'utilisateur qu'un champ optionnel en blanc aurait en fait une saisie. Lorsque vous consultez le champ Valeur, il vous est impossible de déterminer si le champ contient une valeur, mais reste « blanc », ou s’il ne contient aucune valeur.

    2. Dans le champ Valeur par défaut, indiquez la valeur par défaut à afficher dans le champ optionnel. Suite...

      Vous pouvez modifier la valeur affichée par défaut pour un champ optionnel comme suit :

      • Si le champ optionnel est validé, vous devez spécifier une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans Services communs.

        Remarque : Si le champ optionnel autorise des blancs, vous pouvez laisser le champ de valeur en blanc.

      • Si le champ optionnel n'est pas validé, vous pouvez saisir toute valeur qui est compatible avec le type de champ (telle que oui/non, texte, numéro, date ou montant), pourvu que la valeur saisie ne dépasse pas la longueur permise pour le champ. Vous pouvez également laisser ce champ vide.

      Remarque : Lorsque vous spécifiez une valeur qui est définie dans Services communs, la description de la valeur est également affichée.

  5. Double-cliquez sur le champ Requis pour indiquer si le champ optionnel doit être utilisé dans les enregistrements et les transactions pour lesquels il est créé. Suite...

    Pendant la saisie des données, si un champ optionnel est requis alors qu’il ne contient pas de valeur par défaut, vous devez le remplir afin de pouvoir poursuivre. Si le champ optionnel a une valeur par défaut, vous pouvez accepter celle qui s'affiche ou en attribuer une autre.

    Remarque : Si vous le faites, le champ À insérer passe à Oui.

  6. Pour définir le champ optionnel devant figurer sur les nouveaux enregistrements ou transactions, entrez Oui dans le champ À insérer de l’écran de définition de ces champs. (Pour modifier le paramètre dans ce champ, double-cliquez sur le champ.)
  7. Si le champ optionnel que vous souhaitez définir concerne une transaction, cliquez sur Paramètres pour ouvrir l’écran Paramètres de champs optionnels de CC, à partir duquel vous pouvez indiquer des paramètres supplémentaires pour le champ optionnel. Suite...

    L’écran Paramètres de Champs optionnels de CC énumère tous les groupes de comptes concernés par le report du type de transactions pour lesquelles vous définissez le champ optionnel. Cet écran permet de spécifier :

    • Les comptes du Grand livre auxquels les informations des champs optionnels sont transmises lorsque vous reportez des transactions qui incluent le champ optionnel.
    • Si les renseignements du champ optionnel pour des transactions liées à la tâche sont transmis à Gestion de projet. (Si vous utilisez Gestion de projet et que vous voulez que Comptes clients mettent à jour les contrats dans Gestion de projet, sélectionnez l’option Facturations/Coûts.)

    Si les champs optionnels dans les transactions reportées correspondent aux champs optionnels définis pour les facturations dans Gestion de projet, les renseignements des champs optionnels seront envoyées à ce module.

  8. Cliquez sur Ajouter (ou Sauvegarder).

Pour modifier un champ optionnel :

  1. Ouvrez Comptes clients > Configuration de C.C. >  Champs optionnels.

  2. Dans le champ Champs optionnels pour, sélectionnez le type d’enregistrement ou de transaction dont vous souhaitez modifier le champ optionnel. Suite...

    Vous pouvez configurer les champs optionnels pour une utilisation dans les types de transactions ou d’enregistrements suivants :

    • Clients, groupes de clients et comptes nationaux (si vous utilisez des comptes nationaux).
    • Adresse d’expédition.
    • Factures (associées aux en-têtes des documents).
    • Détails de facture.
    • Ajustements
    • Encaissements.
    • Réévaluation.
    • Remboursements.
  3. Apportez les changements nécessaires dans le tableau.

    Remarque : Vous pouvez modifier la valeur par défaut d’un champ optionnel et ses propriétés d’insertion automatique à tout moment. Si le champ optionnel est validé, vous devez cependant sélectionner une valeur définie dans Services communs pour le champ.

  4. Si le champ optionnel que vous souhaitez modifier concerne une transaction, cliquez sur Paramètres pour ouvrir l’écran Paramètres des champs optionnels de CC, à partir duquel vous pouvez indiquer des paramètres supplémentaires pour le champ optionnel. Suite...

    L’écran Paramètres de Champs optionnels de CC énumère tous les groupes de comptes concernés par le report du type de transactions pour lesquelles vous définissez le champ optionnel. Cet écran permet de spécifier :

    • Les comptes du Grand livre auxquels les informations des champs optionnels sont transmises lorsque vous reportez des transactions qui incluent le champ optionnel.
    • Si les renseignements du champ optionnel pour des transactions liées à la tâche sont transmis à Gestion de projet. (Si vous utilisez Gestion de projet et que vous voulez que Comptes clients mettent à jour les contrats dans Gestion de projet, sélectionnez l’option Facturations/Coûts.)

    Si les champs optionnels dans les transactions reportées correspondent aux champs optionnels définis pour les facturations dans Gestion de projet, les renseignements des champs optionnels seront envoyées à ce module.

  5. Cliquez sur Sauvegarder.

    Remarque : Les modifications apportées à un champ optionnel affectent uniquement les enregistrements ou les transactions ajoutés après avoir apporté la modification.

Pour supprimer un champ optionnel :

  1. Ouvrez Comptes clients > Configuration de C.C. >  Champs optionnels.

  2. Dans le champ Champs optionnels pour, sélectionnez le type d’enregistrement ou de transaction dont vous souhaitez supprimer le champ optionnel.
  3. Sélectionnez le champ optionnel que vous souhaitez supprimer.
  4. Cliquez sur Supprimer.
  • Imprimez le rapport Champs optionnels pour vérifier les nouvelles données d’enregistrements et pour mettre à jour vos enregistrements imprimés. Pour en savoir plus, consultez Imprimer le rapport Champs optionnels de CC.