Configurer Commandes clients

Cet article décrit les étapes à suivre pour configurer votre nouveau système Commandes clients.

Important! Avant de configurer votre système Commandes clients, suivez les étapes indiquées dans la section "Avant de commencer".

Avant de configurer Commandes clients, rassemblez toutes les informations nécessaires et configurez votre système de la manière suivante :

  1. Rassemblez tous vos enregistrements de Commandes clients. Il peut s'agir d'enregistrements manuels ou de listes imprimées et de rapports provenant d'un autre logiciel de comptabilité, tels que :
    • Une liste des comptes du grand livre utilisés dans votre système Commandes clients, y compris le compte de produits dans lequel les frais divers sont reportés.
    • Des listes de codes et toute autre information que vous utiliserez pour configurer des codes d'expédition, des frais divers et des modèles.
    • Des commandes impayées, y compris les reliquats de commandes, les commandes permanentes, les commandes à terme et les devis.
    • Des statistiques de ventes historiques (facultatif).
    • Des échantillons de formulaires de Commandes clients : confirmations de commandes, bons de collecte, étiquettes d'expédition, factures et notes de crédit.
    • Si vous utilisez un livre auxiliaire multidevise de commandes clients, une liste des devises de transaction dans lesquelles vous enregistrez des transactions et une liste des taux de change courants.

    Remarque : Vous pouvez éventuellement saisir la plupart de vos données de commandes clients en les important directement à partir des fichiers créés par un autre programme.

  2. Configurez les enregistrements suivants dans d'autres programmes de Sage 300 :
    • Dans Services communs, configurez des enregistrements pour les banques, les taxes et les devises.

    • Dans Comptes clients, configurez des enregistrements pour les clients, les adresses d'expédition, les modalités des paiements, les vérification de solvabilité et les vendeurs.

      • Clients non répertoriés. Vous pouvez saisir une commande pour un client qui n'est pas répertorié dans Comptes clients, mais vous devez ajouter le client avant de reporter une facture pour celui-ci dans Comptes clients.
      • Clients occasionnels. Si vous réalisez régulièrement des ventes au comptant occasionnelles, créez un enregistrement pour les clients occasionnels dans Comptes clients.
    • Dans Gestion des stocks, configurez des enregistrements pour les articles, les listes de prix, les emplacements, les groupes de comptes et les catégories.

    • Si vous utilisez Traitement de paiements, définissez des codes de traitement et des codes de paiement pour le traitement des cartes de crédit.

      • Codes de traitement. Les codes de traitement indiquent le compte marchand, la banque et la devise qui seront utilisés lors du traitement d'une transaction par carte de crédit. Vous configurez les codes de traitement dans Services communs > Traitement de paiements > Configuration de PMT > Codes de traitement.
      • Codes de paiement. Pour traiter des transactions par carte de crédit dans Paya, vous devez configurer au moins un code de paiement qui utilise le type de paiement "Carte de crédit SPS" dans Comptes clients.

  3. Ajoutez les comptes de Commandes clients suivants à votre plan comptable :

    • Dans Grand livre, ajoutez le compte de produits auquel les montants générés par des frais divers seront portés au crédit (lorsque vous reportez des factures) et au débit (lorsque vous reportez des notes de crédit).
    • Tous les autres comptes du Grand livre dans lesquels des données de Commandes clients sont reportées. Ces comptes sont spécifiés dans d'autres programmes de Sage 300 de la manière suivante :
      • Dans Comptes clients, vous spécifiez le compte de contrôle de comptes clients et le compte d'acompte client.
      • Dans Gestion des stocks, vous spécifiez les comptes de ventes, retours, coût des marchandises vendues, écarts de coût (si vous utilisez le coût standard ou le coût le plus récent) et marchandises endommagées pour les catégories d'articles, et les comptes d'attente des expéditions et de gestion des stocks pour les groupes de comptes.
      • Dans Services de taxes, vous spécifiez les comptes de taxes à payer.

      Pour obtenir de plus amples renseignements à propos de ces comptes, consultez l'aide de chaque programme.

  4. Configurez les autorisations de sécurité. Pour en savoir plus, consultez Autorisations de sécurité de Commandes clients .

Pour configurer votre système Commandes clients :

  1. Sélectionnez les options de Commandes clients voulues. Suite...

    Les options que vous sélectionnez dans l'écran Options de CmC déterminent comment votre système Commandes clients fonctionnera et le type de données qu'il stockera et affichera. Vous pouvez aussi utiliser cet écran après la configuration initiale pour vérifier les options choisies et, au besoin, en modifier la plupart.

    Vous utilisez l'écran Options de CmC pour réaliser les tâches de configuration suivantes :

    • Vérifier les préfixes et les numéros que Commandes clients assignera aux commandes et aux factures si vous voulez que les numéros soient assignés automatiquement.
    • Sélectionner les options à utiliser lors du traitement des commandes et des factures.
    • Spécifier un modèle de commande par défaut (facultatif).
    • Spécifier l'unité de mesure de la commande par défaut.
    • Définir tout champ optionnel que vous souhaitez ajouter dans les écrans de saisie de transactions.

    Pour en savoir plus, consultez Écran Options de CmC et À propos de la numérotation des documents de Commandes clients .

  2. Ajoutez des enregistrements de configuration. Suite...

    Avant de pouvoir traiter des commandes, des factures et des notes de crédit dans Commandes clients, vous devez configurer des enregistrements pour les codes d'expédition, les frais divers et les messages courriel.

    Vous pouvez aussi définir des modèles pour accélérer et simplifier la saisie des commandes, ajouter des champs optionnels qui seront utilisés dans les transactions et utiliser l'écran Options de CmC pour choisir des options de traitement et d'intégration du Grand livre pour les transactions.

    Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Écrans de configuration.

  3. Saisissez toute commande impayées, le cas échéant. Suite...

    Lorsque vous configurez Commandes clients, vous devriez saisir toutes les commandes impayées dans le nouveau système afin de pouvoir en faire correctement le suivi.

    • Si vous utilisiez un système informatique de commandes clients, vous pouvez éventuellement utiliser les utilitaires d'importation de Commandes clients pour importer des enregistrements.
    • Si vous transférez des commandes à partir d'une autre base de données de Commandes clients de Sage 300, vous pouvez exporter les enregistrements de l'autre base de données, utiliser un tableur pour modifier les codes, les montants et toute autre information, puis les réimporter dans le nouveau système Commandes clients que vous configurez.

    Remarque : Après l'importation, vous devriez imprimer le rapport Liste des transactions de CmC pour les commandes et les factures afin de vérifier les enregistrements importés. Vous pouvez aussi directement saisir les commandes impayées dans l'écran Saisie des commandes de CmC.

  4. Entrez les statistiques des ventes. Suite...

    Commandes clients conserve les statistiques de ventes de l'exercice courant et de tous les exercices précédents pour lesquels vous conservez des données.

    Si vous effectuez la configuration avant la fin de l'exercice, vous devez saisir les statistiques de ventes des périodes précédentes de l'exercice courant si vous voulez consulter ces statistiques en ligne ou imprimer des rapports sur lesquels ils figurent.

    Vous pouvez également saisir toutes les statistiques de ventes d'exercices précédents que vous voulez consulter en ligne ou pour lesquelles vous voulez imprimer des rapports.

    Après avoir configuré les statistiques des ventes, Commandes clients met automatiquement à jour les données statistiques chaque fois que vous exécutez le traitement de clôture journalière.

  5. Créez des formulaires pour la saisie des commandes. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez À propos des formulaires de clients de Commandes clients et Modèles personnalisables pour les formulaires imprimés de Commandes clients.