À propos de la numérotation des documents de Commandes clients
Chaque devis, commande, expédition, facture, note de crédit et note de débit doit avoir un numéro unique dans Commandes clients.
- Vous pouvez spécifier des numéros pour les devis, les commandes, les expéditions, les factures, les notes de crédit et les notes de débit lorsque vous saisissez des transactions. Vous pouvez aussi utiliser les numéros générés par Commandes clients.
- Pour chaque type de transaction, vous définissez la longueur, le préfixe et le prochain numéro à utiliser dans l'onglet Documents de l'écran Options de CmC. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Écran Options de CmC .
Longueur des numéros de documents
Les numéros de document peuvent contenir de 1 à 22 caractères, y compris un préfixe alphanumérique de 6 caractères maximum.
Pour assigner des numéros aux commandes, factures et notes de crédit, vous pouvez utiliser un des formats suivants :
- COM1457 (préfixe de 3 caractères, numéro à 4 chiffres)
- FA-357 (préfixe de 2 caractères, numéro à 3 chiffres)
- CREDIT0009392 (préfixe de 6 caractères, numéro à 7 chiffres)
Après avoir spécifié le prochain numéro à utiliser pour chaque type de transaction, Commandes clients assigne automatiquement le prochain numéro disponible à chaque transaction suivante de chaque type. Vous pouvez également assigner des numéros manuellement, mais si vous utilisez la numérotation automatique, vos procédures d'audit seront plus simples car vous ne pourrez pas omettre des numéros par mégarde.
Lorsque Commandes clients arrive au dernier numéro disponible pour un type de document (une série de 9), il reprend à zéro.
Remarque : Dans l'écran Options de CmC, si vous voulez remplacer le numéro suivant par un nombre inférieur, vous devez également modifier le préfixe. Cela vous évitera de créer deux documents avec le même numéro du document et le même préfixe.
Saisir des numéros de documents manuellement
Si vous saisissez vos propres numéros de document lorsque vous ajoutez des transactions, Commandes clients ne met pas à jour le numéro suivant dans l'écran Options de CmC, même si vous utilisez le numéro que le programme aurait assigné.