À propos des champs optionnels

Remarque : Les champs optionnels sont disponibles si vous utilisez Transaction Analysis and Optional Field Creator de Sage (Analyse de transaction et créateur de champ optionnel).

Vous pouvez personnaliser votre système Commandes clients en utilisant des champs optionnels afin de stocker toute information supplémentaire voulue avec les frais divers, les commandes, les expéditions, les factures, les notes de crédit et les notes de débit.

Vous pouvez ajouter un nombre illimité de champs optionnels aux écrans de Sage 300 et dans les détails de transactions. Vous pouvez aussi spécifier si cette information est transmise à d'autres livres auxiliaires ou au Grand livre.

Valider des données dans des champs optionnels

Vous pouvez restreindre l'information qui peut être saisie dans n'importe quel champ optionnel que vous ajouterez dans un écran de saisie des transactions. Pour ce faire, vous devez créer une liste de valeurs autorisées lorsque vous ajoutez le champ optionnel dans Services communs. Ensuite vous ajoutez le champ optionnel aux transactions, détails de transactions ou frais voulus dans l'écran Champs optionnels de CmC.

Lorsque vous saisissez des données dans le champ sur un écran de saisie de transaction de Commandes clients, Sage 300 valide les données avant de les accepter. Cette option est utile pour tout champ contenant un ensemble de saisies valides clairement défini, tel qu'une liste de transporteurs autorisés.

Ajouter des champs optionnels aux écrans de saisie de transactions

Avant d'ajouter des champs optionnels dans Commandes clients, vous devez d'abord définir des champs optionnels pour Sage 300 en utilisant l'écran Champs optionnels dans Services communs.

Après avoir défini ces champs optionnels, vous définissez des champs optionnels dans l'écran de configuration Champs optionnels de CmC pour les transactions, les détails de transactions et les frais suivants :

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Ajouter des champs optionnels aux écrans de saisie de transactions.

Remarque : Si vous voulez supprimer un champ optionnel qui est utilisé dans Commandes clients, vous devez d'abord supprimer le champ optionnel dans les enregistrements qui l'utilisent ou reporter toute transaction qui s'en serve.

Transférer des données au Grand livre et autres livres auxiliaires.

Important! Vous pouvez—et devriez—restreindre le flux d'informations qui est transmis au Grand livre lorsque vous reportez des transactions qui utilisent des champs optionnels. N'envoyez des valeurs au Grand livre que pour les champs optionnels qui requièrent une analyse financière et uniquement aux comptes dans lesquels elles sont requises.

Si les champs optionnels que vous ajoutez aux transactions et détails de transaction de Commandes clients correspondent à ceux des transactions de Grand livre, le champ optionnel de Commandes clients peut être transféré automatiquement à Grand livre.

Les valeurs des champs optionnels sont transmises au Grand livre lorsqu'elles remplissent les critères suivants :

Les valeurs apparaissent alors pour le compte dans l'écriture de journal du Grand livre, ainsi que dans le rapport Champs optionnels.

Si vous voulez que les données des champs optionnels de Commandes clients apparaissent sur les factures transférées à Comptes clients, vous devez utiliser les mêmes champs optionnels dans les deux programmes.

Dans l'écran de configuration Champs optionnels de CmC, vous pouvez préciser les groupes de comptes pour lesquels les valeurs d'un champ optionnel seront envoyées au Grand livre. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Écran Champs optionnels de CmC .