Lorsque vous reportez des transactions, des écritures de journal sont créées dans le grand livre. Les écritures de journal créées dépendent du type de transaction.
Les sections suivantes comprennent des renseignements sur les écritures de journal associées aux transactions de Comptes fournisseurs.
Dans le rapport Transactions GL, un code source AP-IN est attribué aux factures; les factures d’intérêts sont classées sous le code source AP-IT.
Les transactions associées aux factures reportées débitent le compte de stocks ou de charges du grand livre que vous indiquez avec chaque détail de facture (soit directement, soit à l’aide d’un code de ventilation) et créditent le compte de contrôle des comptes fournisseurs du fournisseur.
| Compte du GL | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Stocks (ou charges) | X | |
| Contrôle de retenue de garantie | X | |
| Compte de contrôle des comptes fournisseurs | X |
La saisie correspondant à une facture de retenue est la suivante :
| Compte du GL | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Contrôle de retenue de garantie | X | |
| Compte de contrôle des comptes fournisseurs | X |
Le code source AP-CR est assigné aux notes de crédit sur le rapport Transactions du GL.
Les transactions de note de crédit créditent le compte du grand livre (le compte de stocks, dans cet exemple) et débitent (réduisent) le compte de contrôle des comptes fournisseurs du fournisseur.
| Compte du GL | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Compte de contrôle des comptes fournisseurs | X | |
| Contrôle de retenue de garantie | X | |
| Stocks (ou charges) | X |
Le code source AP-DB est assigné aux notes de débit sur le rapport Transactions du GL.
Les transactions de note de débit débitent le compte du grand livre représenté par le code de ventilation (stocks, dans cet exemple) et créditent (augmentent) le compte de contrôle des comptes fournisseurs du fournisseur.
| Compte du GL | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Stocks | X | |
| Contrôle de retenue de garantie | X | |
| Compte de contrôle des comptes fournisseurs | X |
Le code source AP-PY est assigné aux paiements sur le rapport Transactions du GL.
Les paiements débitent le compte de contrôle des comptes fournisseurs du fournisseur et créditent le compte bancaire associé au lot de paiements ainsi que le compte de remise sur paiement (si une remise est comptabilisée). Le code source AP-ED (pour les remises acquises) est attribué aux remises.
| Compte G.L. | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Compte de contrôle des comptes fournisseurs | X | |
| Banque | X | |
| Remise sur paiement | X |
Le code source AP-PI est assigné aux paiements anticipés sur le rapport Transactions du GL.
Les paiements anticipés débitent le compte de paiements anticipés et créditent le compte bancaire associé au lot de paiements. Lorsque vous imputez le paiement anticipé ultérieurement, Comptes fournisseurs créditera le compte de paiements anticipés et débitera le compte de charges ou le compte d’actifs que vous avez indiqué.
| Compte de GL | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Paiements anticipés | X | |
| Banque | X |
Le code source AP-PY est assigné aux paiements divers sur le rapport Transactions du GL.
Les paiements au comptant divers débitent le compte du grand livre que vous avez indiqué dans l’onglet Détail des paiements de l’écran Saisie des paiements et créditent le compte bancaire associé au lot de paiements.
| Compte G.L. | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Divers Charges | X | |
| Banque | X |
Le code source AP-AD est assigné aux ajustements sur le rapport Transactions du GL.
Un ajustement saisi sous forme de nombre positif crédite le compte du fournisseur (augmente le solde à payer) et débite le compte du grand livre que vous avez précisé lorsque vous avez entré l’ajustement.
Par exemple, l’ajustement suivant a été saisi en tant qu’ajustement positif sur le compte de stocks :
| Compte G.L. | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Stocks | X | |
| Compte de contrôle des comptes fournisseurs | X |
Un ajustement saisi sous forme de montant négatif débite le compte du fournisseur et crédite le compte du grand livre que vous avez précisé lorsque vous avez entré l’ajustement.
Dans le rapport Transactions GL, le code source AP-GL (correspondant à « gain/perte ») est attribué aux gains ou pertes de change.
Dans un système multidevise, les gains ou pertes de change se produisent lorsque vous réévaluez ou réglez une facture, en appliquant un taux de change différent du taux courant de la facture.
Comptes fournisseurs créera des saisies de Grand livre lorsque vous réévaluerez une facture dans la devise d’une transaction (non fonctionnelle), à un taux de change différent du taux courant associé à la facture.
La transaction suivante enregistrera une perte, car les modifications apportées au taux de change auront augmenté la valeur de la facture du fournisseur :
| Compte G.L. | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Perte de change (ou réalisée) | X | |
| Compte de contrôle des comptes fournisseurs | X |
Si vous utilisez la méthode de comptabilité Gain/Perte réalisé et non réalisé dans votre entreprise, les gains et pertes de change seront considérés comme non réalisés jusqu’à ce que le document soit réglé. La réévaluation transférera les transactions de gain et perte non réalisés vers le Grand livre, en tant que transactions extournées (ce qui signifie qu’elles seront annulées automatiquement au début de l’exercice suivant).
La saisie suivante détaille la façon dont la perte non réalisée a été extournée :
| Compte G.L. | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Compte de contrôle des comptes fournisseurs | X | |
| Perte de change (ou réalisée) | X |
Lorsque vous imprimez le rapport Transactions des fournisseurs pour la période durant laquelle vous reportez la transaction de réévaluation extournée, les deux transactions apparaissent pour le fournisseur. Leur effet net sur le solde du compte est égal à zéro.
Si vous utilisez la méthode de comptabilité Gain/Perte constaté, les gains et pertes de change réévalués ne seront pas extournés.
Dans un système multidevise, les gains ou pertes de change se produisent lorsque vous réglez une facture, en appliquant un taux de change différent du taux courant associé à la facture.
Si vous reportez des modifications apportées à la valeur d’une facture (par exemple, par l’intermédiaire d’un paiement partiel, d’un paiement intégral, ou d’une note de crédit), Comptes fournisseurs calculera le gain ou la perte pour la portion de la facture ayant été modifiée par le report et créera des transactions de gain ou de perte pour les comptes du grand livre.
La transaction suivante enregistrera un gain, car le taux de change en vigueur lors du règlement réduira la valeur de la facture du fournisseur :
| Compte du GL | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Compte de contrôle des comptes fournisseurs | X | |
| Gain de change (ou réalisé) | X |
Remarque : Les notes de crédit et de débit n'affectent pas les gains ou les pertes si elles sont émises selon le même taux de change que celui de la facture d'origine. Cependant, elles génèrent des gains ou des pertes si elles sont émises à un taux différent.