À propos des transferts

Si vous entreposez des articles à plusieurs emplacements, utilisez l'écran Transferts de GS pour enregistrer des transferts de stocks entre divers emplacements d'inventaire physique.

Les transferts modifient les quantités d'articles aux emplacements sans affecter le nombre total d'articles en stock, ni l'évaluation totale des stocks.

Lorsque vous reportez des transferts, le programme crée des écritures de journal pour faire le suivi des mouvements de stocks car l'évaluation des stocks se fait par emplacement.

Remarque : Avant de pouvoir reporter des transferts, vous devez autoriser le stockage des articles transférés aux emplacements auxquels vous les transférez.

Types de transferts

Gestion des stocks vous permet de transférer des marchandises entre divers emplacements de deux façons :

• Directement (et immédiatement) à l'emplacement de destination.
• Via un emplacement de marchandises en transit vers l'emplacement de destination en précisant un numéro de transfert pour suivre l'expédition.

  Les marchandises en transit sont d'abord transférées à un emplacement de marchandises en transit (généralement défini comme emplacement de stocks logique). Lorsqu'elles arrivent à destination, elles doivent être réceptionnées à partir de l'emplacement de marchandises en transit.

  En d'autres mots, les marchandises en transit :

  • Doivent être comptabilisées bien qu'elles soit en cours d'acheminement d'un emplacement à un autre.
  • Peuvent être transportées dans différents camions et être réceptionnées dans des lots distincts.

  Remarque : Lorsque vous transférez des marchandises via un emplacement de marchandises en transit, toutes les marchandises doivent être reçues séparément à l'emplacement de destination.

Informations saisies sur les transferts

Pour chaque transaction, vous devez saisir les informations générales suivantes :

• Numéro document. À des fins d'audit, un numéro unique est assigné à chaque transaction de transfert afin de pouvoir distinguer les transferts les uns des autres.

• Type de document. Spécifiez si le document est un transfert, un transfert en transit ou une réception en transit. Un transfert est envoyé directement d'un emplacement à un autre. Les transferts et les réceptions de marchandises en transit acheminent les marchandises vers un emplacement de marchandises en transit ou à partir de celui-ci.
• Numéro transfert. Utilisez ce champ pour spécifier un transfert ou une réception de marchandises en transit supplémentaire.
• Date du document. Spécifiez la date de document correspondant au transfert.

Gestion des stocks affiche automatiquement la date de session par défaut (c'est-à-dire la date que vous avez saisie lorsque vous avez lancé Sage 300) mais vous pouvez la modifier.

• Date du report. Il s'agit de la date à laquelle la transaction sera reportée dans le grand livre.
• Exercice/Période. La date de report que vous saisissez détermine l'exercice et la période auxquels le transfert est reporté dans le grand livre. Vous ne pouvez pas modifier ce champ directement.
• Arrivée prévue. Il s'agit de la date d'arrivée prévue spécifiée pour le transfert.
• Coût additionnel. Incluez tout coût additionnel engagé par le transfert d'articles.
• Méthode ventilation. Spécifiez la manière de ventiler le coût additionnel aux articles du transfert (par quantité, poids, coût, à parts égales ou manuellement).
• Description et Référence. Vous pouvez ajouter toute information voulue concernant le transfert (par exemple le motif pour lequel vous transférez des stocks).
• Champs optionnels. Si des champs optionnels ont été définis pour les transactions de transfert, vous pouvez cliquer sur le lien Ajouter/Modifier dans le menu à côté du champ pour ajouter des champs optionnels de transfert ou pour modifier tout champ optionnel inséré automatiquement.

Information saisie sur les détails de transfert

Pour chaque ligne de détail, vous devez saisir les informations suivantes :

• Numéro article. Spécifiez l'article de stock pour lequel vous transférez des unités.
• Description. Gestion des stocks affiche la description indiquée dans l'enregistrement de l'article.
• De l'emplacement. Spécifiez l'emplacement duquel vous transférez des stocks. Le programme affiche la description inscrite dans l'enregistrement de l'article.

  Remarque : Si vous saisissez une réception de marchandises en transit (c'est-à-dire à partir d'un emplacement de marchandises en transit), vous ne pouvez pas modifier ce champ.

• Article en transit. Si vous saisissez un transfert de marchandises en transit, saisissez le code de l'emplacement de marchandises en transit.

  Si vous saisissez une réception de marchandises en transit (c'est-à-dire à partir d'un emplacement de marchandises en transit), vous ne pouvez pas modifier ce champ.

• À l'emplacement. Spécifiez l'emplacement auquel vous transférez des stocks. Le programme affiche la description inscrite dans l'enregistrement de l'emplacement.

  Remarque : Si vous n'avez pas sélectionné l'option Permettre articles à tous emplacements dans l'écran Options de GS, vous devez d'abord avoir spécifié que l'article peut être stocké à l'emplacement auquel vous le transférez.

• Quantité demandée. Ce champ est visible seulement si vous utilisez un emplacement de marchandises en transit. Celui-ci est particulièrement utile lorsque le transfert s'effectue sur plusieurs jours (par exemple, lorsque vous chargez plusieurs camions sur un intervalle de plusieurs jours). Lorsque vous saisissez un montant dans ce champ, le même montant s'affiche automatiquement dans le champ Quantité transférée.

  La quantité transférée ne peut pas être supérieure à la quantité demandée.

• Unité de mesure. Entrez l'unité de mesure correspondant à la quantité transférée. Vous pouvez reporter des transferts dans n'importe quelle unité de mesure définie pour l'article.

  Exemple : Si vous avez spécifié Unité ou Douzaine comme unités de mesure d'un article, vous pouvez reporter des transferts en utilisant une de ces deux unités de mesure.

• Quantité en attente. Il s'agit du montant qu'il reste à transférer pour que la quantité transférée corresponde à la quantité demandée.
• Quantité transférée. Spécifiez le nombre d'unités à transférer d'un emplacement à un autre. La quantité demandée est affichée par défaut dans ce champ.

  Remarque : Si vous avez sélectionné l'option Permettre niveaux de stock négatifs dans l'écran Options de GS, vous pouvez transférer un nombre d'articles supérieur au nombre d'articles en stock à l'emplacement.

• Unité de transfert. Utilisez ce champ pour changer l'unité de mesure du transfert, au besoin. Le module Gestion des stocks affiche automatiquement l'unité de stockage des articles transférés.
• Transférée à ce jour. Il s'agit du nombre d'unités précédemment saisi pour ce transfert à l'emplacement de marchandises en transit.
• Ventilation manuelle. Il s'agit du montant monétaire correspondant à la part des coûts additionnels de l'article pour le transfert. Vous pouvez saisir un montant uniquement si vous avez sélectionné Ventiler manuellement comme méthode de ventilation.
• Reçue à ce jour. Il s'agit du nombre d'unités reçues à partir de l'emplacement de marchandises en transit pour ce transfert.
• Poids unitaire, Poids total. N'oubliez pas de saisir cette information lorsque vous transférez des articles qui utilisent la ventilation du coût en fonction du poids.
• Coût unitaire, Coût total. Ces champs servent à transférer des articles qui utilisent la méthode d'évaluation spécifiée par l'utilisateur.

  Si vous saisissez un coût unitaire, le programme calcule le coût total. Si vous saisissez un coût total, le programme calcule le coût unitaire.

  Si vous utilisez la comptabilité multidevise, saisissez les coûts dans votre devise fonctionnelle.

• Conclu. Sélectionnez le champ Conclu si vous voulez conclure la transaction.

  Remarque : Généralement, vous concluez la ligne d'un transfert de marchandises en transit à la réception de toutes les marchandises. Si vous indiquez qu'un détail est conclu avant d'avoir réceptionné toutes les marchandises, les articles non reçus resteront dans un emplacement de marchandises en transit et vous devrez créer un nouveau transfert pour les acheminer à l'emplacement de destination.

• Commentaires. Ajoutez tout commentaire que vous voulez afficher sur le journal de report des transferts pour la ligne de détail concernée. (Facultatif)
• Champs optionnels. Si des champs optionnels ont été définis pour les détails de transferts, vous pouvez saisir les renseignements correspondants dans les champs optionnels du détail en sélectionnant la ligne de détail, puis en cliquant sur l'en-tête de la colonne Champs optionnels dans la table Détails.

Il n'existe aucune restriction quant au nombre de lignes de détails que vous pouvez saisir sur les transactions de transfert de stocks.