À propos des options de traitement de Gestion des stocks

Lorsque vous configurez votre système de Gestion des stocks, utilisez l'onglet Traitement de l'écran Options de GS pour sélectionner les options de traitement de Gestion des stocks. Les options choisies déterminent la manière dont votre système Gestion des stocks fonctionne et le type de données qu'il stocke et affiche.

Vous pouvez aussi utiliser cet écran après la configuration initiale pour vérifier les options choisies et, au besoin, en modifier la plupart.

Remarque : Après avoir apporté des modifications aux options du programmes (à l'écran Options) ou aux champs optionnels (à l'écran Champs optionnels), vous et tous les autres utilisateurs devez vous déconnecter, puis vous reconnecter pour que les modifications prennent effet.

Utilisation de la comptabilité multidevise

Si votre entreprise utilise plusieurs devises, vous pouvez définir des listes de prix pour les articles et faire que Gestion des stocks traite et reporte les réceptions dans ces devises.

Pour utiliser plusieurs devises dans Gestion des stocks, sélectionnez l'option Multidevise dans l'onglet Traitement de l'écran Options de GS. (L'option Multidevise doit déjà être sélectionnée pour votre entreprise dans l'écran Profil de l'entreprise de Services communs.)

Important! Vous pouvez sélectionner l’option Multidevise pour Gestion des stocks à tout moment. Toutefois, une fois que vous la sélectionnez (et enregistrez vos modifications), vous ne pouvez pas repasser Gestion des stocks à un livre auxiliaire à devise unique.

Vous spécifiez aussi le type de taux par défaut, tel que le cours au comptant, à utiliser pour convertir les montants en devise de transaction à la devise fonctionnelle.

Utilisation de modules multidevises avec des modules à devise unique

Si vous sélectionnez l'option Multidevise dans Gestion des stocks, les modules Commandes clients et Commandes fournisseurs utilisent aussi la comptabilité multidevise.

Tous les autres modules de Sage 300 que vous intégrez avec Gestion des stocks peuvent utiliser soit la comptabilité multidevise ou la comptabilité à devise unique.

Utilisation de quantités fractionnaires

Si vous autorisez que les transactions utilisent des quantités fractionnaires (telles que 0,5 douzaine) dans votre système de gestion des stocks courant et vous voulez configurer votre système Gestion des stocks de Sage 300 pour qu'il autorise aussi de telles transactions, sélectionnez l'option Permettre quantités fractionnaires à l'onglet Traitement de l'écran Options de GS.

Les quantités fractionnaires sont utiles si vos stocks comprennent des articles homogènes. (Les articles homogènes sont des articles composés d'éléments identiques qui peuvent être diviser en plusieurs unités plus petites, tels que de l'huile ou du grain.)

Avantages que présente l'utilisation de quantités fractionnaires :

• Vous pouvez utiliser des unités de stockage plus importantes. Au lieu d'utiliser la plus petite unité (l'once, par exemple) comme unité de stockage, utilisez une unité de stockage plus grande (comme la livre) et des quantités fractionnaires pour les montants plus petits (inférieurs à une livre).
• Vous pouvez créer des nomenclatures qui comprennent des quantités fractionnaires.

Cependant, si vous ne prévoyez pas utiliser des quantités fractionnaires dans les transactions, vous pouvez simplifier la saisie des transactions en ne sélectionnant pas cette option. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de saisir de décimales pour les quantités et qu'aucune décimale inutile n'apparaît sur les rapports.

Remarque : Vous pouvez sélectionner l'option Permettre quantités fractionnaires à n'importe quel moment. Cependant, une fois que vous l'avez sélectionnée et que vous avez enregistré ce paramètre, vous ne pouvez plus la décocher.

Permettre le stockage des articles à tous les emplacements

Si votre entreprise entrepose des stocks à plusieurs emplacements (par exemple, dans des entrepôts situés dans des régions différentes), vous pouvez configurer le système Gestion des stocks de Sage 300 afin de pouvoir gérer vos articles à plusieurs emplacements. Après avoir saisi tous vos articles de stock et configuré tous les emplacements dans Gestion des stocks, vous devez spécifier à quels emplacements sont stockés les articles avant de pouvoir commencer à saisir des transactions. Vous avez les deux possibilités suivantes :

• Spécifiez quel article ou quel groupe d'articles peuvent être stockés à chaque emplacement.
• Autorisez le stockage de tous les articles en stock à tous les emplacements.

Si votre entreprise n'a qu'un emplacement, ou s'il n'est pas nécessaire de restreindre l'entreposage d'aucun article à aucun emplacement, sélectionnez Permettre articles à tous emplacements à l'onglet Traitement de l'écran Options de GS. Vous gagnez ainsi du temps lors de la configuration de votre système Gestion des stocks car vous pouvez entrer des transactions immédiatement pour n'importe quel article à n'importe quel emplacement. (Les transactions comprennent les réceptions, expéditions, retours, transactions d'usage interne, transferts, assemblages et ajustements.)

Si l'option n'est pas sélectionnée, vous devez utiliser l'écran Emplacements des articles de GS ou l'écran Emplacements de GS pour assigner l'article à l'emplacement avant de pouvoir entrer des transactions pour un article à cet emplacement.

Vous pouvez cocher ou décocher cette option à n'importe quel moment.

Gestion des stocks n'affiche un article à stocker à un emplacement qu'après la saisie de la première transaction (telle qu'une réception) concernant l'article à l'emplacement. Si vous stockez l'article à plusieurs emplacements, l'article apparaît sur les rapports et dans les écrans uniquement aux emplacements pour lesquels une transaction a été saisie et ce, même si l'article peut être stocké à n'importe quel emplacement. Par exemple, un article n'apparaît dans l'écran ou sur le rapport Emplacements des articles de GS à un emplacement tant que vous n'avez pas saisi la première transaction de l'article à cet emplacement.

Remarque : Tous les articles que vous transférez via un emplacement de marchandises en transit doivent être autorisés à l'emplacement de marchandises en transit que vous utilisez.

Permettre des quantités de stocks négatives

Sélectionnez l'option Permettre niveaux de stock négatifs pour permettre le traitement de transactions qui entraîneront des niveaux de stock négatifs (c'est-à-dire, permettre que la quantité d'article en stock passe en dessous de zéro). Les quantités négatives peuvent être occasionnées par un manque de synchronisation, comme par exemple lorsque vous saisissez des expéditions pour des articles dont vous n'avez pas encore saisi la réception. Dans ce cas, vos quantités de stocks ne correspondent pas à l'inventaire physique.

Ne sélectionnez pas cette option, si pour une raison quelconque vous ne voulez pas que les niveaux de stock passent en dessous de zéro. Les transactions qui nécessitent un nombre d'unités d'article supérieur au nombre disponible à l'emplacement spécifié ne peuvent pas être reportées.

Remarque : Vous pouvez cocher ou décocher cette option à n'importe quel moment.

Permettre la réception d'articles hors stock

Sélectionnez l'option Permettre réception d'articles hors stock à l'onglet Traitement de l'écran Options de GS pour vous permettre de commander et recevoir des articles particuliers pour lesquels vous ne gérez pas de quantités d'inventaire. (Ce paramètre est utilisé par Gestion des stocks, Commandes clients et Commandes fournisseurs.)

Les articles hors stock sont généralement des services ou des articles faisant l'objet de commandes spéciales qui ne sont pas habituellement stockés. Gestion des stocks conserve une liste des articles hors stock que vous achetez régulièrement, mais ne peut pas gérer de quantités et de coûts pour les articles hors stock. Les articles hors stock doivent utiliser la méthode d'évaluation spécifiée par l'utilisateur. Vous ne pouvez pas saisir des assemblages pour des articles hors stock.

Conserver l'historique des transactions à des fins de production de rapports

Sélectionnez l'option Conserver historique des transactions (à l'onglet Traitement de l'écran Options de GS) pour que Gestion des stocks conserve les enregistrements de transaction détaillés lorsque vous reportez pour que vous puissiez imprimer le rapport Historique de transaction de GS. Ce rapport répertorie toutes les transactions reportées pour les articles assignés aux groupes de comptes sélectionnés dans la période indiquée.

Si vous ne sélectionnez pas cette option, aucune donnée ne sera imprimée sur le rapport Historique de transaction de GS.

Remarque : Ce paramètre n'a pas de conséquence sur la fonction de zoom avant. À moins de supprimer les transactions après le report, Gestion des stocks sauvegarde automatiquement l'historique des transactions à des fins de zoom avant chaque fois que vous reportez des transactions.

Important! Vous pouvez activer ou désactiver l'option Conserver historique des transactions à n'importe quel moment. Si vous la désactivez après l'avoir utilisée, Gestion des stocks cesse immédiatement de sauvegarder l'historique des transactions. Il conservera toutefois l'historique qui a déjà été recueilli. Si vous réactivez l'option, il existera un écart parmi les données recueillies correspondant à la période pendant laquelle l'option était désactivés.

La sauvegarde de l'historique des transactions utilise un espace considérable sur le disque dur de votre ordinateur; il est donc préférable de n'activer cette option que lorsque vous en avez besoin.

Invite à supprimer pendant le report

Sélectionnez l'option Invite à supprimer pendant le report (à l'onglet Traitement de l'écran Options de GS) si vous voulez avoir la possibilité de supprimer des transactions particulières immédiatement après le report (si vous ne voulez pas enregistrer les données des transactions).

Ne cochez pas cette option si vous voulez conserver toutes les données de transaction.

Remarque : Nous vous recommandons de ne pas supprimer les transactions. Si vous supprimez les transactions après leur report, vous ne pourrez ni consulter les transactions reportées, ni effectuer de zoom avant vers celles-ci depuis Grand livre

Si vous reportez des transactions dans l'écran Reporter transactions de GS (au lieu de le faire dans un écran de saisie de transaction), vous ne pourrez pas choisir de les supprimer.

Utiliser seulement UdeM définie

Si vous voulez utiliser uniquement les unités de mesure (UdeM) qui sont définies dans Gestion des stocks, sélectionnez l'option Utiliser seulement UdeM définie (à l'onglet Traitement de l'écran Options de GS). Vous utilisez l'écran Unités de mesure de GS pour configurer les unités de mesure pour l'achat, le stockage et la vente des articles en stock—et les facteurs de conversion par défaut entre chaque unité. Ce paramètre vous permet d'assurer la cohérence de tous les articles ajoutés par la suite

Si vous ne sélectionnez pas cette option, vous pouvez spécifier toute unité de mesure pour les nouveaux articles en stock - que l'UdeM ait ou non été ajoutée à Gestion des stocks.

Remarque : Cette option n'affecte que les nouveaux articles en stock ou les nouvelles unités de mesure que vous ajoutez à des articles existants. Si vous entrez des articles et sélectionnez cette option, celle-ci n'aura aucune répercussion sur les articles existants, à moins que vous n'ajoutiez des nouvelles unités de mesure aux articles existants.

Champs de montants secondaires

Vous pouvez créer deux champs de montants secondaires à utiliser dans Gestion des stocks (et aussi dans Commandes clients et Commandes fournisseurs). Pour créer ces champs, saisissez des noms pertinents dans les champs Nom montant secondaire 1 et Nom montant secondaire 2 (à l'onglet Traitement de l'écran Options de GS). Dans ces champs, saisissez des noms tels que vous voulez qu'ils soient affichés dans l'écran Emplacements des articles de GS. (Si vous laissez ces champs en blanc, ceux-ci n'apparaîtront pas dans l'écran.)

Exemple : Vous pourriez assigner le nom En magasin à l'un des champs de montants secondaires pour indiquer la nature du montant correspondant.

Les noms des montants secondaires peuvent contenir des lettres majuscules, des chiffres, des blancs, des symboles (tels que @ et >#), ainsi que des signes de ponctuation (tels que ? et !). Chaque nom ne peut pas dépasser dix caractères.

Si vous tapez des noms de montants secondaires, ces champs apparaissent sur les rapports de Gestion des stocks suivants et sont utilisés par ceux-ci :

• Emplacements des articles de GS
• État des articles de GS
• Analyse de la majoration de GS
• Analyse du prix de vente/marge de GS

Les montants dans ces champs de montants secondaires peuvent :

• Stocker des coûts pour les articles dans Gestion des stocks dans ces champs de montants secondaires. Si vous sélectionnez un montant secondaire comme base de taxation pour les autorités fiscales, Commandes clients et Commandes fournisseurs peuvent se servir des montants secondaires comme base pour le calcul des taxes lorsque des taxes sont perçues sur les coûts. (La base de taxation est spécifiée dans Services de taxes.)
• Être utilisés comme base pour établir des tarifs réduits et majorer un coût secondaire en fonction de pourcentages ou de montants.

Unité de mesure du poids par défaut

Vous spécifiez l'unité de mesure de poids de base ou standard (UdeM) à utiliser pour mesurer le poids de vos articles en stock, tel que la livre ou le kilogramme, dans le champ UdeM poids par défaut à l'onglet Traitement de l'écran Options de GS.

Prise en charge des coûts additionnels sur les articles retournés

Il pourrait y avoir des coûts additionnels (tels que des frais de transport ou des droits de douane) lorsque vous reportez un retour sur réception pour enregistrer le retour de marchandises aux fournisseurs. Sélectionnez comment Gestion des stocks doit traiter ces coûts additionnels :

• Au prorata. Le programme ventile le coût additionnel sur les retours sur réception aux articles restants sur la réception.
• Ignorer. Le programme laisse le coût additionnel assigné aux marchandises retournées. Vous utilisez ensuite l'écran Ajustements de GS pour réassigner le coût additionnel à un autre compte du grand livre.

Vous pouvez modifier ce paramètre à tout moment. Vous pouvez écraser ce paramètre à tout moment en saisissant des retours sur réception.

Remarque : Si vous retournez tous les articles d'une réception, vous devez utiliser l'écran Ajustements de GS afin de réassigner le coût additionnel indiqué sur la réception à un autre compte du grand livre.

Emplacement de marchandises en transit par défaut

Les emplacements de marchandises en transit sont des emplacements virtuels où vous stockez les marchandises lorsqu'elles sont en transit. Ceux-ci correspondent mieux au processus de transfert, notamment lorsque les marchandises sont chargées dans des camions ou sont en transit pendant plusieurs jours ou plusieurs semaines de suite.

Chaque fois que vous transférez des marchandises d'un emplacement à un autre, vous pouvez choisir de transférer les marchandises :

• Directement (et immédiatement) à l'emplacement de destination.
• Entrez d'abord l'emplacement de marchandises en transit, puis l'emplacement de destination.

Lorsque vous utilisez un emplacement de marchandises en transit, les marchandises peuvent être transportées dans différents camions et être réceptionnées dans des lots distincts. Cela signifie aussi que les marchandises peuvent être en transit indéfiniment. Les emplacements de marchandises en transit sont traités comme n'importe quel autre emplacement de stocks pour que vous puissiez vérifier les quantités d'articles en transit.

Conserver des statistiques sur les articles

Gestion des stocks peut enregistrer des statistiques sur les articles à partir des transactions reportées pour vos articles en stock. Vous pouvez afficher ces informations sur les rapports Statistiques des ventes de GS et Statistiques des transactions de GS.

Sélectionnez l'option Conserver statistiques des articles si vous voulez cumuler des statistiques à partir de transactions reportées.

Gestion des stocks conserve les statistiques de transactions et ventes des transactions traitées et ce, pour un maximum de 53 périodes par exercice, pour un nombre d'exercices illimité.

Gestion des stocks utilise ces statistiques pour produire les rapports Statistiques des transactions de GS et Statistiques des ventes de GS. Vous pouvez imprimer les statistiques d'un article par période et exercice, en remontant jusqu'au premier exercice et première période pour lesquels vous conservez ce type d'informations.

Vous pouvez activer ou désactiver l'option Conserver statistiques des articles à tout moment. Si vous désactivez l'option, Gestion des stocks cesse immédiatement de sauvegarder les statistiques. Il conservera toutefois les statistiques qui ont déjà été recueillies. Si vous réactivez cette option, il existera un écart parmi les statistiques correspondant à la période pendant laquelle l'option n'a pas été utilisée.

Organisation des statistiques

Si l'option Conserver statistiques des articles est sélectionnée à l'onglet Traitement de l'écran Options de GS, vous spécifiez aussi la période de temps à utiliser pour cumuler les statistiques..

Dans le champ Cumuler par, choisissez de produire les statistiques par exercice financier ou année civile. Ce choix affecte la date de début des statistiques.

• Année civile. La date de départ est le 1er janvier.
• Exercice. La date de départ est le premier jour de votre exercice financier.

Dans le champ Type de période, sélectionnez le type de période à utiliser pour produire les statistiques de période :

• Hebdomadaire (Dimanche=jour 1)
• Sept jours (commençant par le premier jour de la semaine dans votre calendrier fiscal)
• Aux deux semaines (Dimanche=jour 1)
• Quatre semaines
• Mensuel
• Bimensuel
• Trimestriel
• Semestriel
• Annuel
• Période comptable (si le cumul se fait par exercice)

Vous pouvez modifier les types d'exercice et de période selon lesquels Gestion des stocks conserve les statistiques, mais vous ne pourrez pas comparer les données des nouvelles périodes à celles des anciennes.

Important! Ne modifiez pas ces paramètres en cours d’exercice : vos chiffres ne seront alors plus représentatifs pour certaines périodes et vous devrez apporter des corrections à tous les enregistrements pour lesquels vous conservez des statistiques. Si vous devez modifier ce paramètre, faites-le seulement en fin d'exercice.

Modification des statistiques

Sélectionnez l'option Permettre modification des statistiques si vous voulez pouvoir vérifier les statistiques suivantes :

• Statistiques de ventes pour des périodes antérieures de l'exercice courant ou pour des exercices précédents (à l'écran Statistiques des ventes de GS).
• Statistiques des transactions reportées (à l'écran Statistiques des transactions de GS).

Remarque : Cette option est disponible uniquement si l'option Conserver statistiques des articles est sélectionnée.

Vous pouvez cocher ou décocher l'option Permettre modification des statistiques à n'importe quel moment.

Vous pouvez activer l’option pendant la configuration de votre système de Gestion des stocks, notamment si vous créez le système en cours d’exercice. Vous pouvez ensuite saisir des enregistrements de stocks plus complets en ajoutant les statistiques de votre ancien système pour les périodes antérieures de l'exercice courant et pour les exercices précédents.

Après avoir terminé de configurer votre système de Gestion des stocks et après avoir commencé à l'utiliser, vous pouvez désactiver l'option Permettre modification des statistiques car le programme met automatiquement à jour les statistiques lorsque vous reportez des transactions.

Pour en savoir plus, consultez Permettre la modification des statistiques de ventes et de transactions.

Consultation des statistiques

Pour consulter les statistiques, utilisez l'écran Statistiques des transactions de GS et l'écran Statistiques des ventes de GS. Pour imprimer des statistiques, utilisez le rapport Statistiques des transactions de GS et le rapport Statistiques des ventes de GS. Ces articles seront vierges si l'option Conserver statistiques des articles n'est pas sélectionnée.