Si vous utilisez Stocks en série ou Suivi des lots, vous pouvez assigner des numéros de série et des numéros de lot aux articles lors du traitement des transactions dans Gestion des stocks. Vous utilisez les numéros de série et de lot pour faire le suivi des articles, de leur entrée dans les stocks jusqu'à leur vente aux clients et tout ce qui s'ensuit.
Remarque : Plusieurs des fonctions et processus décrits dans cet article ne peuvent être effectués que sur les écrans du bureau de Sage 300.
Définir des formats pour les numéros de série et les numéros de lot
Avant de pouvoir utiliser des numéros de série et des numéros de lot dans les transactions, vous devez définir des formats pour les numéros.
Vous utilisez l’écran du bureau Structures des masques pour définir des formats de numéro de série et de numéro de lot.
Définir des garanties et des codes de contrat pour les articles en série et lot
Nous vous recommandons de configurer des codes de garantie et de contrat pour vos articles en série et lot, d'autant que les articles de valeur sont souvent accompagnés de garanties offertes aux clients ou de garanties de qualité offertes par les fournisseurs. Pour ce faire, utilisez les écrans Codes de contrat et Codes de garantie.
Options de traitement des numéros de série et des numéros de lot
Vous utilisez l'écran Options de GS pour spécifier les paramètres qui déterminent comment les transactions d'articles en série et lot doivent être traitées, y compris :
- Les masques à utiliser par défaut lorsque vous ajoutez des nouveaux enregistrements d'articles pour des articles en série et lot, ainsi que les séparateurs que vous pouvez utiliser dans les structures de masque.
- Si vous devez attribuer ou créer des numéros pour tous les articles en série ou lot d'une transaction avant de pouvoir sauvegarder la transaction.
- Le nombre de jours par défaut qui doit s'écouler à partir de l'entrée aux stocks avant que les articles en série ou lot arrivent à expiration (ou avant qu'ils soit "périmés" dans le cas de médicaments ou produits alimentaires) et si un avertissement ou un message d'erreur doit être affiché lorsque vous utilisez un numéro de série ou de lot expiré dans une transaction.
- Si vous pouvez utiliser la quantité commandée (au lieu de la quantité expédiée) lorsque vous attribuez des numéros de série et des numéros de lot dans Commandes clients.
- Comment attribuer des numéros de série et de lot lorsque ceux-ci sont attribués automatiquement.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les paramètres qui vous sont offerts pour Gestion des stocks, consultez Écran Options de GS.
Options pour les articles de stock en série et lot
Vous spécifiez si un article particulier est en série ou fait partie d'un lot dans l'enregistrement de l'article dans l'écran Articles de GS.
- Pour indiquer qu'un article est en série, vous sélectionnez l'option Numéro de série.
Vous utilisez l'onglet Numéro de série qui s'affiche pour indiquer le prochain numéro de série à assigner à l'article, ainsi que les codes et les modalités de la garantie et des contrats qui s'appliquent à l'article en série. Vous pouvez aussi remplacer les paramètres par défaut, tels que le masque de numéro de série et le nombre de jours avant expiration.
- Pour indiquer qu'un article fait partie d'un lot, vous sélectionnez l'option Numéro de lot.
Vous utilisez l'onglet Numéro de lot qui s'affiche pour indiquer le prochain numéro de lot à assigner aux quantités d'article, ainsi que les codes et les modalités de la garantie et des contrats qui s'appliquent à l'article de lot. Vous pouvez aussi remplacer les paramètres par défaut, tels que le masque de numéro de lot et le nombre de jours avant expiration.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les options que vous pouvez sélectionner pour les articles en série et lot, consultez Écran Articles de GS.
Assigner des numéros de série et de lot dans des transactions
Lorsque vous traitez des transactions pour des articles en série ou lot dans Gestion des stocks, le système vous demande d'attribuer ou de créer des numéros pour les articles.
Si vous prévoyez saisir des numéros de série dans les transactions à l'aide d'un lecteur de code-barres :
- Programmez le scanneur de sorte à ajouter un retour chariot après le numéro.
- Lorsque vous saisissez plusieurs numéros de série dans des transactions, cliquez sur une ligne vierge dans la table Numéro de série. Si vous pointez sur le champ Numéro série suivant lorsque vous scannez un code barres, par exemple, vous devrez cliquez sur Ajouter pour ajouter le numéro dans la table.
Gestion et production de rapports pour les numéros en série et lot
Vous réalisez les tâches suivantes pour gérer les enregistrements des articles en série et lot :
Utilisez les rapports et les écrans de consultation suivants pour déterminer l'état des numéros de série et de lot dans votre système :