Leçon 1 : Utilisation de formules pour extraire des données de GL

Cette leçon présente les fonctions de l'Éditeur d'états financiers et montre comment produire des états de base qui extraient des données financières de votre grand livre.

  1. Connectez-vous à une base de données d'entreprise fictive. Suite...

    Sage 300 inclut deux bases de données que vous pouvez utiliser : SAMINC et SAMLTD. SAMINC a un grand livre en devise unique et sa devise fonctionnelle est le dollar américain. SAMLTD a un grand livre multidevise et sa devise fonctionnelle est le dollar canadien.

    1. Ouvrez Sage 300.
    2. Sélectionnez SAMINC ou SAMLTD.
    3. Saisissez ADMIN dans les champs Code utilisateur et Mot de passe, puis cliquez sur Ouvrir.

  2. Ouvrez l'Éditeur d'états financiers. Suite...

    1. Ouvrez Grand livre > Générateur d'états financiers du GL > Éditeur d'état financier.
    2. Cliquez sur Créer un nouvel état.
    3. Saisissez le nom du nouvel état, puis cliquez sur OK.

      Une copie de travail du fichier d'état financier est créée sur votre poste de travail. Cette copie consiste d’un fichier Microsoft Excel qui inclut des commandes de Générateur d'états financiers spéciales.

    4. Ouvrez le nouvel état dans Excel.

  3. Désactivez le recalcul de la feuille de calcul dans Excel. Suite...

    Si le recalcul de la feuille de calcul est activé, Excel interrogera la base de données Sage 300 chaque fois que vous saisissez une formule dans la feuille de calcul ou chaque fois que vous quittez l'écran Vue RF.

    1. Cliquez sur Fichier > Options.
    2. À l'onglet Formules, dans Options de calcul, sélectionnez Manuel.
    3. Cliquez sur OK.

    Remarque : Pour mettre à jour la feuille de calcul avec les informations de Sage 300, appuyez sur la touche F9.

Dans cet exercice, vous entrerez des formules manuellement dans une feuille de calcul pour créer un état financier de base avec des numéros, des descriptions et des soldes de compte.

Conseil : Pour éviter de perdre votre travail, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous, saisissez un nom de fichier, puis enregistrez le fichier. Tout au long des leçons de ce tutoriel, n'oubliez pas d'enregistrer votre travail régulièrement.

  1. Dans la cellule F1, tapez =FR("Coname").

    Lorsque vous appuyez sur Retour ou sélectionnez une autre cellule, le nom de l'entreprise apparaît dans F1.

  2. Dans la cellule E3, tapez Compte.

    Remarque : Si le contenu d'une cellule commence par une lettre, Éditeur d'états financiers interprète ce contenu en tant que texte. Toutefois, si vous voulez saisir un nombre (tel que 1999), vous devez taper = "1999" pour le programme puisse l'interpréter correctement.

  3. Dans la cellule F3, tapez Description.
  4. Dans la cellule G3, tapez Solde.
  5. Sélectionnez les cellules E3, F3 et G3.
  6. Sous l'onglet Accueil du ruban Excel, dans le groupe Police, cliquez sur le bouton Bordures pour ajouter une bordure inférieure.
  7. Dans la cellule E5, tapez ="1000".

    Remarque : Il s'agit d'un numéro de compte; vous devez donc le saisir sous forme de chaîne de caractères de sorte que le contenu de la cellule puisse être inséré dans d'autres formules et interprété correctement par Générateur d'états financiers.

  8. Dans la cellule F5, tapez =FRACCT("ACCTDESC",E5).

    La cellule affiche la description du compte figurant dans la cellule E5.

  9. Dans la cellule G5, tapez =FRAMT("BALP",E5).

    La cellule affiche le solde actuel du compte figurant dans la cellule E5.

  10. Appuyez sur F9 pour actualiser la feuille de calcul.

    Vous avez maintenant créé le début d'un état, avec les en-têtes de trois colonnes et les informations provenant d'un compte de grand livre. Chaque formule que vous entrez récupère un élément d'information de la base de données de Grand livre. Vous pouvez enregistrer la feuille de calcul, puis afficher des informations mises à jour la prochaine fois que vous l'ouvrez.

  11. Dans la cellule E6, tapez ="1100".
  12. Sélectionnez les cellules F5 et G5, puis cliquez et faites glisser le coin inférieur droit de la bordure de sélection pour copier le contenu de F5 et G5 dans F6 et G6.

    Éditeur d'états financiers met à jour les formules copiées, pour qu'elles utilisent le compte 1100 (cellule E6) au lieu du compte 1000 (cellule E5).

  13. Appuyez sur F9 pour mettre à jour les informations contenues dans les formules copiées.
  14. Enregistrez votre travail.

L'état apparaît désormais comme suit :

Dans cet exercice, vous ajouterez des totaux de colonne et formaterez les colonnes afin de préparer vos états financiers pour leur révision et impression.

  1. Sélectionnez la cellule G7.
  2. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Édition, cliquez sur le bouton Somme automatique.

    Excel sélectionne les cellules G5 et G6.

  3. Appuyez sur Retour.

    La cellule G7 affiche la somme des cellules G5 et G6.

  4. Sélectionnez la cellule G7 de nouveau.

  5. Sous l'onglet Accueil du ruban Excel, dans le groupe Police, cliquez sur la flèche située à côté du bouton Bordures, puis cliquez sur Bordure supérieure.

  6. En haut de la feuille de calcul, cliquez sur la colonne G pour sélectionner toutes les cellules de cette colonne.
  7. Cliquez-droit sur l'en-tête de colonne G, puis cliquez sur Format de cellule.
    1. Dans la liste Catégorie, cliquez sur Comptabilité.
    2. Acceptez les sélections de décimales et symbole monétaire par défaut ou spécifiez des paramètres différents, si vous préférez.
    3. Cliquez sur OK.

    Les montants de la colonne G sont formatés comme devise, en utilisant les décimales et le symbole monétaire spécifiés.

  8. Cliquez et faites glisser les bords des en-têtes de colonne pour ajuster, au besoin, la largeur des colonnes et afficher les informations.
  9. Enregistrez votre travail.

L'état affiche désormais deux lignes, ainsi que le solde total de ces lignes, avec des soldes utilisant le format de devise :

  • Continuez à expérimenter les commandes de mise en forme en formatant et alignant des étiquettes de colonne.
  • Cliquez sur Fichier > Imprimer pour afficher un aperçu de l'état.

Rubrique suivante : Leçon 2 : Utilisation de la fonction Coller RF pour insérer des formules