Avant de pouvoir utiliser Grand livre, vous devez au moins saisir les soldes d'ouverture de l'exercice en cours.
Si vous avez l'intention de saisir des données de périodes comptables pour des exercices précédents, faites-le en premier. Le fait de saisir les soldes de clôture de l'exercice passé établit les soldes d'ouverture de l'exercice en cours.
Avertissement! Si vous avez déjà saisi des transactions et des soldes d'ouverture pour l'exercice en cours, ne reportez pas de données historiques car cela surévaluera les soldes de vos comptes.
Saisir et modifier des données historiques
Ajoutez des données historiques si vous souhaitez faire des comparaisons avec celles des exercices précédents. Si vous ne voulez pas ajouter des données pour les exercices précédents, vous pouvez tout simplement saisir les soldes de comptes de l'exercice courant.
Les montants historiques incluent le solde d'ouverture et celui de clôture des exercices précédents et les variations et soldes de chaque période comptable des exercices précédents. Pour ajouter des montants historiques, saisissez et reportez les soldes d'ouverture historiques et les variations de la période comptable comme écritures de journal à l'écran Écriture de journal du Grand livre.
Remarque : Si vous souhaitez afficher les comptes en monnaie de transaction de toutes les périodes comptables précédentes, vous devez saisir les transactions dans chacune des devises d'origine, ainsi que le taux de change à ce moment-là et le montant équivalent en devise fonctionnelle.
Si vous devez modifier les données de compte de l'exercice précédent, vous devriez saisir les ajustements dans un lot, et ensuite reporter le lot dans l'exercice précédent.
Saisie des soldes de comptes de l'exercice courant et du cumul annuel des transactions jusqu'à ce jour
Lorsque vous configurez un système Grand livre à mi-parcours d'un exercice, vous devez saisir les données de transactions pour le cumul annuel de l'exercice courant jusqu'à ce jour, en plus des soldes de clôture de l'exercice précédent.
Vous pouvez :
- Saisir toutes les transactions de l'exercice courant d'un seul coup, période par période.
Cette méthode fournit une piste de vérification complète pour les transactions de l'exercice courant.
- Saisir toutes les transactions de la période comptable en cours, ainsi que les variations des périodes les plus anciennes dans l'exercice courant.
Cette méthode fournit une piste de vérification pour les transactions de la période courante et crée des soldes précis pour les périodes précédentes dans l'exercice courant. Vous pouvez imprimer des états financiers comparatifs pour le cumul annuel de toutes les périodes de l'exercice courant jusqu'à ce jour, ainsi que les rapports de piste de vérification détaillés pour la période courante.
- Saisir la variation (augmentation ou diminution) de chaque compte dans le cumul annuel de chaque période jusqu'à ce jour, y compris la période courante.
Cette méthode produit des soldes exacts pour chaque compte dans chaque période de l'exercice courant, permettant ainsi d'imprimer des états financiers comparatifs. Cependant, elle ne produit pas les détails de transactions (tels que la date, le code de référence et la description) pour les rapports de piste de vérification.
- Saisir la variation entre le solde d'ouverture et le solde de clôture de chaque compte.
Il s'agit de la méthode la plus rapide, mais vous ne pouvez pas imprimer des états financier pour les périodes précédentes dans l'exercice courant et elle ne fournit pas les détails de transactions pour les rapports de piste de vérification. En utilisant cette méthode, vous devez compter sur les états financiers manuellement préparés pour établir des comparaisons.
Pour en savoir plus sur les étapes à suivre pour ajouter des données historiques au Grand livre, consultez Ajouter des soldes de comptes et quantités à un nouveau Grand livre.