Ajouter des soldes de comptes et quantités à un nouveau Grand livre

Avant de pouvoir utiliser Grand livre, vous devez au moins saisir les soldes d'ouverture de l'exercice en cours.

Si vous avez l'intention de saisir des données de périodes comptables pour des exercices précédents, faites-le en premier. Le fait de saisir les soldes de clôture de l'exercice passé établit les soldes d'ouverture de l'exercice en cours.

Avertissement! Si vous avez déjà saisi des transactions et des soldes d'ouverture pour l'exercice en cours, ne reportez pas de données historiques car cela surévaluera les soldes de vos comptes.

Pour ajouter des soldes de compte existants et des données quantitatives dans un nouveau grand livre :

1. Démarrez Sage 300 en utilisant la date de fin d'exercice de l'exercice antérieur au premier exercice pour lequel vous voulez reporter des transactions.

2. Créez et reportez des soldes de clôture à l'exercice précédant le premier exercice complet pour lequel vous souhaitez conserver des données de compte. Suite...

   Créez un lot avec les soldes de clôture de tous vos comptes de grand livre. Assurez-vous que le lot soit équilibré et que celui-ci corresponde à votre bilan pour l'exercice en question, puis reportez le lot.

   Si vous ne souhaitez pas saisir les soldes des périodes d'exercices antérieurs, vous devez saisir les soldes de la période 12 de l'exercice précédent.

3. Utilisez l'écran Créer nouvel exercice de GL pour créer les soldes d'ouverture de votre premier exercice complet et passer à l'exercice en cours. Suite...

   Pour modifier l'exercice en cours dans Grand livre vous devez créer un nouvel exercice. L'écran Créer nouvel exercice de GL solde les comptes de revenus et charges aux bénéfices non répartis, crée des soldes d'ouverture dans l'exercice suivant et passe à l'exercice en cours.

4. Créez et reportez les variations de chaque période successive dans le premier exercice de données, puis fermez l'exercice en exécutant la fonction Créer nouvel exercice. Suite...

   1. Pour mettre votre grand livre à jour, créez des lots de détails de transaction pour chaque période de l'exercice en cours.

      Avertissement! Si vous êtes déjà passé à l'exercice en cours et avez ajouté des données d'ouverture pour l'exercice en cours, ne reportez pas de transactions à l'exercice antérieur, au quel cas les soldes de vos comptes seront surévalués.

      Si vous devez ajouter les données de l'exercice précédent après avoir saisi des soldes dans l'exercice en cours, assurez-vous de ne modifier les soldes que dans l'exercice concerné (en reportant des écritures de contrepassation à la période de régularisation). Vous ne devez pas reporter de changements qui modifieront les soldes de clôture pour l'exercice.

      Fixez la date de session en fonction de l'exercice voulu et créez des lots de transaction distincts pour chacune des périodes auxquelles vous voulez ajouter des données. Si vous voulez des bilans comparatifs pour l'exercice complet, vous devez créer une transaction dans chaque période et pour chaque compte.

      Puisque vous avez déjà saisi des soldes d'ouverture, ces lots doivent contenir les variations de chaque compte (à l'exception des bénéfices non répartis) dans chaque période.

      Important! Ne saisissez pas le solde de clôture du compte de bénéfices non répartis et ne créez pas de lot pour solder les comptes de revenus et charges aux bénéfices non répartis. Vous utiliserez l'écran Créer nouvel exercice de GL pour clôturer chaque exercice après avoir reporté les données correspondantes.

   2. Reporter tous les lots.

      Remarque : Sauvegardez vos données après avoir créé chaque ensemble de lots et après chaque report.

   3. Imprimez les journaux de report et conservez-les dans le cadre de votre piste de vérification.
   4. Imprimez les balances de vérification pour chacune des périodes comprises dans l'exercice auquel vous avez effectué le report et comparez les soldes à ceux de votre livre auxiliaire actuel.
   5. Exécutez la fonction Créer nouvel exercice pour transférer les soldes des comptes de résultat dans bénéfices non répartis et pour passer à l'exercice en cours.
   6. Quittez Grand livre, puis redémarrez-le en utilisant la date de fin d'exercice du prochain exercice pour lequel vous souhaitez saisir des données historiques. Encore une fois, reportez les lots et imprimez les balances de vérification pour vérifier les résultats.

      S'il s'agit d'un exercice antérieur, utilisez à nouveau l'écran Créer nouvel exercice afin de clôturer l'exercice.

   Remarque : Répétez cette étape pour chaque exercice de données antérieur.

5. Imprimez les bilans et comptes de résultat de tous les exercices antérieurs et comparez-les à vos états existants.

   Remarque : Pour utiliser les états financiers livrés avec les données fictives de Grand livre, vous devez sélectionner l'option Utiliser groupes de cptes dans l'écran Options de GL et affecter chaque compte de GL à un groupe à partir de l'écran Comptes GL.