À propos de la configuration des enregistrements de fournisseurs

Ajouter des enregistrements de fournisseurs dans Comptes fournisseurs implique le transfert de vos données existantes relatives aux fournisseurs vers Sage 300 et le choix d'options permettant le traitement efficace de vos données de comptes fournisseurs.

Vous utilisez l’écran Fournisseurs de CF pour ajouter la plupart de vos renseignements de fournisseurs, y compris :

• Le numéro de fournisseur (le code utilisé pour identifier le compte).
• Si le compte est en attente.
• Un « nom abrégé » optionnel (une abréviation ou un acronyme qui représente le fournisseur).
• Le nom du fournisseur, son adresse, site web, courriel (un pour le fournisseur et un pour votre correspondant) et numéros de téléphone.
• La date à laquelle vous avez commencé à travailler avec le fournisseur.
• Les commentaires que vous voulez enregistrer avec l’enregistrement de fournisseur ou imprimer sur la correspondance avec le fournisseur, afficher pendant la saisie de transaction ou conserver à d’autres fins.
• Les renseignements supplémentaires que votre société souhaite inclure dans les champs optionnels créés à l’écran Options de CF pour vos enregistrements de fournisseur.

Conseil : Si vous avez un grand nombre de fournisseurs occasionnels, vous devriez ajouter un dossier de fournisseurs divers pour que vous puissiez traiter des paiements dans l'écran Créer lot de paiements et pour garder des statistiques sur cette catégorie de fournisseurs. Assurez-vous de choisir l’option Créer des paiements séparés pour chaque facture pour le fournisseur divers (dans l’onglet Traitement de l’écran Fournisseurs).

Numéros de fournisseur

Pour chaque enregistrement de fournisseur, vous attribuez un numéro de fournisseur unique, en utilisant jusqu’à 12 caractères, y compris des lettres, numéros et symboles.

Si votre système actuel d’attribution de numéros de fournisseur est conforme à Sage 300, vous voudrez éventuellement transférer votre système actuel. Cependant, nous vous recommandons de prendre le temps d’évaluer votre système actuel, car le meilleur moment pour changer de système est lorsque vous devez recréer tous vos enregistrements de fournisseur.

Si vous ne disposez pas d’un système établi pour attribuer des numéros de fournisseur, vous devez développer un système avant d’ajouter tout enregistrement de fournisseur dans Comptes fournisseurs.

Votre système de numérotation doit vous permettre d’organiser les enregistrements selon vos besoins, par ordre alphabétique, par région et à des fins de rapport par exemple. Le système doit également permettre une extension au fur et à mesure que votre activité se développe.

Options de traitement

Vous identifiez les méthodes de traitement des transactions pour chaque fournisseur, en spécifiant les renseignements suivants :

• Le groupe de comptes, qui détermine les comptes du livre auxiliaire général sur lesquels les transactions du fournisseur sont ventilées. Chaque groupe inclut des comptes pour le contrôle des sommes à payer, les remises sur achat et les paiements anticipés.

  Si vous utilisez une comptabilité multidevise, le groupe de comptes inclut également les comptes de gain et perte de change.

• Les modalités de paiement par défaut utilisées pour calculer la date d’échéance, la période d’escompte et le montant de l’escompte pour le fournisseur.
• Le code bancaire et la limite de crédit associée au fournisseur.

  Le code bancaire du fournisseur est le compte bancaire sur lequel vous écrivez généralement les chèques à payer au fournisseur.

• La méthode de ventilation des montants de facture sur les comptes du livre auxiliaire général.

  Vous pouvez ventiler les montants par code de ventilation, série de ventilation ou code de compte de grand livre.

• Comment vous contrôlez les factures de fournisseur en double.
• Si vous payez chaque facture séparément ou couvrez plusieurs factures avec un seul paiement.
• Les renseignements de taxe pour les factures de fournisseur, et si le fournisseur est assujetti à la déclaration 1099 (pour les fournisseurs américains) ou SDPC (pour les fournisseurs canadiens).

  Le groupe de taxe du fournisseur détermine les autorités fiscales et la classe de taxe pour chaque autorité à laquelle vous payez des taxes sur une facture. Ces renseignements indiquent à Comptes fournisseurs comment calculer les montants de taxe sur les factures du fournisseur.

• Si vous utilisez une comptabilité multidevise, le type de taux pour convertir les devises sources en équivalents en devise fonctionnelle.

Outre les renseignements que vous saisissez pour chaque fournisseur dans l’écran Fournisseurs, Comptes fournisseurs ajoute automatiquement les statistiques qu’il collecte dans toutes les transactions reportées sur chaque compte de fournisseur

Remarque : Si vous sélectionnez l’option Permettre la modification des statistiques dans l’écran Options de CF, vous pouvez saisir des chiffres statistiques lorsque vous configurez un nouveau système de Comptes fournisseurs, et les réviser au besoin.

Vous pouvez définir des adresses de paiement supplémentaires dans l’écran Adresses de paiement de CF. Pour en savoir plus, consultez Ajouter, modifier ou supprimer l'adresse de paiement d'un fournisseur.

Si vous payez régulièrement le fournisseur pour la même commande, un loyer mensuel par exemple, vous pouvez créer des enregistrements de factures récurrentes, en utilisant l’écran de configuration Factures récurrentes. Pour en savoir plus, consultez À propos des factures récurrentes.

Noms abrégés

Vous pouvez entrer un code ou un nom abrégé comportant un maximum de 10 caractères pour chacun de vos fournisseurs. Les noms abrégés servent à lister les fournisseurs par ordre alphabétique (ou dans un autre ordre) dans les rapports, tout en gardant le nom complet du fournisseur dans l’enregistrement du fournisseur, car Comptes fournisseurs peut d’abord trier les enregistrements par nom abrégé.

Vous pouvez imprimer des noms abrégés sur les états de fournisseur. Ensuite, vous voudrez éventuellement les utiliser à des fins qui ne sont pas liées aux noms de fournisseur.

Vous avez peut-être conçu vos numéros de fournisseur afin qu’ils répertorient des fournisseurs par ordre alphabétique ou dans un autre ordre qui répond à vos exigences. Dans ce cas, vous pouvez choisir de ne pas utiliser de noms abrégés du tout.

État de compte Inactif et En attente

Vous pouvez modifier l’état d’un compte de fournisseur aux états suivants :

• Inactif. Vous pouvez définir un enregistrement de fournisseur comme inactif avant de le supprimer, pour garantir qu’aucune autre transaction n’est traitée pour le compte.

  Remarque : Vous ne pouvez pas définir un enregistrement de fournisseur comme inactif si des transactions impayées existent pour le fournisseur.

• En attente. Si vous placez un compte de fournisseur en attente, vous ne pouvez pas saisir de paiements ou de paiements anticipés pour le fournisseur, ni diminuer le solde du compte de fournisseur dans l’écran Créer lot de paiements. Cependant, vous pouvez toujours créer des factures pour le fournisseur. Vous pouvez également payer le fournisseur en utilisant l’écran Saisie des paiements.

Information sur la taxe

Si vous êtes tenu de payer des taxes sur les achats ou si vous en êtes exonéré, vous saisissez tous les renseignements de taxe nécessaires dans l’enregistrement de fournisseur. Comptes fournisseurs peut ensuite calculer automatiquement toutes les taxes applicables afin que vous puissiez vérifier les factures que vous recevez des fournisseurs.

Pour spécifier les renseignements de taxe dans l’écran Fournisseurs, vous sélectionnez d’abord le groupe de taxe qui inclut les autorités fiscales et les tables correspondantes dans la zone géographique du fournisseur. (Vous configurez les groupes de taxes dans Services de taxes.)

Vous sélectionnez ensuite les autorités fiscales qui taxent les ventes au fournisseur et la classe de taxe qui indique le type de ventes pour lesquelles le fournisseur paye des taxes pour chaque autorité.

Si le fournisseur dispose d’un numéro d’exonération de taxe ou un numéro d’enregistrement, comme la taxe sur les produits et services (TPS) canadienne, vous pouvez également la saisir. Vous pouvez également inclure le numéro dans les renseignements que vous imprimez sur les factures et états.

Statistiques de fournisseurs

Comptes fournisseurs conserve des statistiques de période et d’activité pour les fournisseurs, et les affiche dans l’écran Fournisseurs. Pour en savoir plus, consultez À propos des statistiques sur les fournisseurs et les groupes de fournisseurs.

Indiquer les montants de taxe dans les statistiques

Les totaux conservés pour les factures, notes de crédit et notes de débit peuvent inclure ou exclure les montants de taxe reportés avec le document. Vous pouvez également consulter, sans pouvoir les modifier, le solde impayé, le compte de documents ouverts, les paiements anticipés courants et le nombre de paiements anticipés pour le compte.

Champs de fournisseurs optionnels

Il vous est possible d’assigner des champs optionnels pour enregistrer des données supplémentaires que vous souhaitez conserver avec les enregistrements fournisseurs.

Vous utilisez l'onglet Champs optionnels dans l'enregistrement du fournisseur pour assigner des champs optionnels à des fournisseurs spécifiques.

Les champs optionnels qui sont définis pour l'insertion automatique dans les enregistrements de fournisseurs s'affichent à l'onglet, ainsi que leurs valeurs par défaut. Vous pouvez accepter les champs optionnels qui s’affichent par défaut ou les supprimer.

Vous pouvez également assigner des champs optionnels supplémentaires qui sont définis dans Comptes fournisseurs pour les fournisseurs et groupes de fournisseurs. Le programme assigne des valeurs par défaut aux champs optionnels, comme suit :

• Pour les champs optionnels qui correspondent à ceux utilisés par le groupe de fournisseurs, les valeurs de l’enregistrement du groupe fournisseurs apparaissent comme valeurs par défaut.
• Si aucune entrée par défaut n’est spécifiée pour un champ optionnel dans l’enregistrement du groupe de fournisseurs, le programme utilise la valeur spécifiée dans l’enregistrement des champs optionnels.

Vous pouvez accepter ou modifier les saisies par défaut. Toutefois, si le champ optionnel est validé, vous devez utiliser une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans l'l'écran Champs optionnels de Services communs.

Options de retenue pour les fournisseurs

Si vous utilisez la comptabilisation des retenues de garantie dans votre système de Comptes fournisseurs, vous devez également spécifier les paramètres par défaut pour chaque fournisseur, en incluant le pourcentage de retenue de garantie, le délai de garantie et les modalités de retenue de garantie.

Lorsque vous ajoutez un nouveau fournisseur, Comptes fournisseurs affiche dans l’onglet Facturation du nouvel enregistrement de fournisseur le pourcentage de retenue de garantie par défaut, le délai de garantie et les modalités de retenue de garantie que vous avez spécifié dans l’écran Options de CF, mais vous pouvez changer ces paramètres pour chaque fournisseur.

Lorsque vous saisissez une facture, note de crédit ou note de débit pour un fournisseur, Comptes fournisseurs utilise les paramètres de l’enregistrement de fournisseur comme valeurs par défaut.

Traitement des commentaires relatifs aux fournisseurs

Certaines des fonctions décrites ici sont en cours de développement et pourraient ne pas être disponibles.

Vous pouvez saisir le nombre de commentaires voulus dans les enregistrements de fournisseur, en utilisant jusqu’à 2 509 caractères pour chaque commentaire.

Conseil : Pour voir un commentaire entier sur un écran séparé (plutôt que de le faire défiler pour le voir), double-cliquez dans la colonne Commentaire.

Lorsque vous saisissez un commentaire, vous pouvez également saisir une date de suivi à laquelle vous voulez vérifier le commentaire, ainsi qu’une date d’expiration à laquelle vous voulez supprimer le commentaire. Dès que la date d’expiration est atteinte, Comptes fournisseurs supprime automatiquement le commentaire lorsque vous utilisez l’écran Effacer l’historique de CF pour effacer les commentaires correspondant au numéro de fournisseur.

À propos de l'importation d'enregistrements de fournisseurs

Au lieu de saisir des enregistrements de fournisseurs dans l'écran Fournisseurs, vous pouvez les importer dans Comptes fournisseurs à partir de programmes indépendants de Sage 300. Pour en savoir plus, consultez À propos de l'importation et exportation d'enregistrements de Comptes fournisseurs.