Écran Saisie des paiements de CF

Le groupe de comptes du fournisseur s'affiche par défaut dans ce champ, mais vous pouvez remplacer le groupe de comptes par un autre groupe qui utilise la devise du fournisseur.

Remarque : Vous ne pouvez pas spécifier de groupe de comptes pour les transactions imputées, les paiements divers qui n'ont pas de numéro de fournisseur ou les ajustements que vous effectuez dans Saisie des paiements.

Ce champ est disponible si vous sélectionnez Paiement anticipé comme type de transaction.

Entrez la date d’entrée en vigueur du paiement. Il s'agit de la date à partir de laquelle les paiements anticipés sont inclus dans le calcul des montants à payer.

Les paiements anticipés n'entrent dans les calculs de soldes de compte ou de montants à payer aux fournisseurs (lorsque vous utilisez l'écran Créer lot de paiements) que lorsqu’ils arrivent à leur date d’entrée en vigueur.

Ce champ est disponible si vous avez sélectionné Paiement comme type de transaction.

Vous l'utilisez afin d'enregistrer un crédit pour des marchandises que vous avez retournées, pour lesquelles le fournisseur ne vous a pas encore envoyé de note de crédit. Pour en savoir plus, consultez Saisir un crédit anticipé pour des marchandises que vous retournez.

La facture à laquelle le crédit anticipé est imputé s'affiche comme si elle était intégralement réglée. Mais puisque le « crédit » anticipé est en fait un document de débit numéroté séparément, il reflète le vrai solde impayé dans le compte du fournisseur, jusqu'à ce que vous enregistriez la « vraie » note de crédit.

Ce champ est disponible si vous sélectionnez Paiement anticipé comme type de transaction.

Choisissez comment vous voulez identifier le document pour lequel vous entrez le paiement anticipé.

Vous pouvez l'identifier par son numéro de document (facture), par son numéro de bordereau de vente ou par son numéro de bon de commande. Un champ supplémentaire s'affiche si vous choisissez d'imputer par bon de commande, énumérant tous les BC existants reportés pour le fournisseur.

Spécifiez une méthode par défaut d'imputation de paiements partiels aux écritures de factures associées à une tâche qui utilisent différents contrats, projets et catégories :

• Imputer intégralement. Sélectionnez cette méthode pour imputer automatiquement les paiements aux écritures de facture, commençant par la première écriture sur la facture et jusqu'à ce que le paiement soit imputé intégralement.

  Remarque : Si vous utilisez cette méthode pour imputer un paiement à une facture qui utilise des paiements échelonnés, vous devrez peut-être ajuster les montants manuellement. Pour les factures qui utilisent des paiements échelonnés, il est préférable de ventiler le paiement par montant.

• Ventiler par montant. Sélectionnez cette méthode pour imputer proportionnellement des paiements à tous les détails de facture selon leurs montants proportionnels.

Tapez le numéro de facture, de bon de commande ou de bulletin de vente de la facture pour laquelle vous effectuez un paiement anticipé (selon votre choix de Type de document). Ce numéro permet d’identifier la facture à laquelle vous imputez le paiement anticipé.

Spécifiez la banque à partir de laquelle vous émettez les chèques pour le lot.

Initialement, ce champ affiche le code de banque par défaut spécifié à l'onglet Transactions de l'écran Options de CF, mais vous pouvez le modifier.

Il s'agit normalement de la date à laquelle le lot a été créé.

Le programme utilise la date du lot comme date du document par défaut pour de nouveaux documents que vous ajoutez au lot.

Comptes fournisseurs affiche la date de session comme date du lot par défaut lorsque vous créez un nouveau lot. Vous pouvez saisir une autre date dans le champ ou en sélectionner une à l'aide du calendrier. (Cliquez sur le bouton situé à côté du champ Date du lot pour afficher le calendrier.)

Vous pouvez changer la date du lot en tout temps avant de reporter le lot, pourvu que l'option Prêt à reporter ne soit pas sélectionnée pour le lot.

Lorsque le lot est reporté, la date du lot fait partie de votre piste de vérification. Utilisez-la pour sélectionner des lots à imprimer dans les rapport de liste de lots et état des lots.

Saisissez le numéro d'un lot existant ou cliquez sur le bouton Créer nouveau lot pour créer un nouveau lot. Dans le champ à droite, saisissez une description du lot.

Conseil : Cliquez sur le lien Détails pour afficher des informations supplémentaires provenant de l'enregistrement.

Ce champ non modifiable répertorie le nombre total de saisies et le montant total du lot sélectionné.

Ce champ s’affiche seulement dans les livres auxiliaires multidevises.

Spécifiez le code de devise à utiliser pour le lot. Vous pouvez payer les fournisseurs dans la devise que vous voulez, mais elle doit être la même pour toutes les transactions entrées dans un même lot de paiements.

Vous pouvez modifier les détails du taux de change d'un lot. Pour en savoir plus, consultez Écran Données du lot de CF (Saisie des paiements).

Comptes fournisseurs assigne un numéro de document aux transactions de paiement, paiement divers et paiement anticipé.

Le numéro attribué utilise le préfixe et le numéro de séquence suivant spécifiés à l'onglet Numérotation de l'écran Options de CF; vous ne pouvez pas modifier le champ du document.

Pour les transactions Imputer document, vous saisissez le numéro de document du paiement anticipé ou de la note de crédit que vous souhaitez imputer dans ce champ.

Si vous sélectionnez l’option Filtrer documents, utilisez ce champ pour indiquer quel type de documents vous voulez pouvoir choisir lors de l’imputation de paiements.

Après avoir rempli ce champ, cliquez sur le bouton Actualiser pour actualiser les données affichées dans la table.

Ce champ affiche le nom de la personne qui a saisi la transaction.

Pour créer une nouvelle saisie, cliquez sur le bouton Créer nouvelle écriture.

Pour ouvrir une saisie existante, spécifiez son numéro dans le champ Numéro saisie.

Le numéro de la saisie identifie la saisie de paiement dans la Liste des lots et les journaux de report. Vous pouvez aussi inclure ce numéro dans les transactions que vous envoyez au grand livre (si vous ne consolidez pas les transactions).

Les numéros de saisie sont assignés de manière séquentielle par le programme.

Entrez d’autres informations à inclure avec une transaction (par exemple, un numéro de transaction EFT).

Remarque : Ce champ s'affiche pour les paiements, paiements anticipés, paiements divers et les documents de transactions imputés.

Sélectionnez cette option pour permettre de répertorier les documents dans la table en bas de l’écran par type, numéro de commande et date de début. Si vous sélectionnez l’option Filtrer documents, la table affiche de plus amples renseignements sur les documents du fournisseur, y compris des renseignements provenant de tout paiement non reporté qui vous avez déjà imputé.

Il est plus rapide de saisir un numéro de document directement si vous avez beaucoup de documents de fournisseur ou si vous connaissez le numéro du document auquel vous appliquez la facture, le paiement anticipé ou la note de crédit.

Sélectionnez cette option si vous ajoutez un paiement anticipé ou un paiement divers pour un contrat que vous gérez à l'aide de Gestion de projet de Sage 300.

Si vous saisissez un paiement divers, le programme remplace les colonnes dans la table d'imputation du paiement par des colonnes associées à une tâche qui vous permettent d'identifier un contrat, un projet, une catégorie et une ressource de Gestion de projet en particulier pour lesquels vous effectuez ce paiement.

Si vous saisissez un paiement anticipé, cliquez sur le bouton Tâches pour ouvrir une fenêtre séparée Détails de Gestion de projet qui vous permet de spécifier le contrat, le projet, la catégorie et la ressource.

La case à cocher Champs optionnels vous indique si des champs optionnels sont attribués au paiement actuellement sélectionné. Lorsqu'un champ de paiement optionnel est configuré pour l'insertion automatique, le champ est sélectionné lors de l'ajout d'une nouvelle écriture de paiement.

Pour en savoir plus, consultez Changer les champs optionnels.

Si vous sélectionnez l’option Filtrer Documents lorsque vous imputez des paiements, utilisez ce champ pour spécifier l’ordre dans lequel vous voulez répertorier les documents du fournisseur.

L’ordre par défaut de ce champ est défini dans le champ Ordre par défaut des documents non réglés de l’écran Options de CF.

Après avoir rempli ce champ, cliquez sur le bouton Actualiser pour actualiser les données affichées dans la table.

Lorsque vous triez par date d’échéance, la liste commence par le document portant la date la plus ancienne. Si vous entrez une date d'échéance de début dans le champ Début, la liste omet tout document de date plus récente.

Quand vous triez par numéro de commande, tous les documents établis avec un numéro particulier de bulletin de vente s'affichent ensemble, à partir du numéro le plus bas de bulletin de vente ou du numéro de bulletin que vous aurez spécifié dans le champ Début.

Lorsque vous triez par numéro de bon de commande, tous les documents émis avec un numéro de bon de commande particulier s'affichent ensemble, à partir du numéro de bon de commande le plus bas ou du numéro de bon de commande que vous aurez spécifié dans le champ Début.

Ce champ apparaît si vous spécifiez un code de paiement dont le type de paiement est Autre.

Utilisez ce champ pour spécifier le code d’un autre compte. La description du compte spécifié est affichée dans le champ Description autre compte.

Le module Comptes fournisseurs affiche le montant de la transaction de paiement dans la devise de la banque, ce qui vous permet d'identifier rapidement les paiements et les montants des chèques lorsque vous revoyez ou modifiez les écritures.

Le module Comptes fournisseurs utilise cette date pour :

• Attribuer le paiement aux périodes âgées sur les rapports.
• Calculer les remises sur paiement.
• Indiquer le nombre de jours pour régler.

Si vous enregistrez un chèque que vous avez déjà émis, entrez la date du chèque.

Si vous imprimez un chèque de Comptes fournisseurs, la date sera imprimée sur le chèque que vous imprimez.

Si vous saisissez une transaction Imputer document, le champ Payé le n'est pas disponible. Comptes fournisseurs assigne la date du document que vous imputez.

Cette date s'affiche comme date du document dans l'écran Activité du fournisseur et sur les rapports qui comprennent des paiements et des transactions Imputer document.

Vous pouvez saisir les types de transaction suivants :

• Paiement. Sélectionnez ce type afin d'enregistrer un chèque pour payer des transactions impayées. Vous pouvez imprimer le chèque à partir de l'écran Saisie des paiements ou saisir le numéro d'un chèque déjà émis.
• Paiement anticipé. Sélectionnez ce type afin d'enregistrer un chèque émis comme paiement anticipé. Vous pouvez imprimer le chèque à partir de l'écran Saisie des paiements ou saisir le numéro d'un chèque déjà émis.

  Le paiement anticipé paie un achat avant l’émission de la facture s’y rapportant. Lorsque vous entrez et reportez la facture, le module Comptes fournisseurs impute automatiquement le paiement anticipé.

• Imputer document. Sélectionnez ce type afin d'imputer un paiement reporté ou une note de crédit reportée à une facture, une note de débit ou des frais d'intérêt.
• Paiement divers. Sélectionnez ce type afin d'émettre un chèque à une personne ou à une société pour laquelle vous n'avez pas défini d'enregistrement de fournisseur. Vous entrez les détails de ventilation de l’achat de la même façon que vous entrez les données d’une facture.

La date de report est utilisée pour enregistrer la date à laquelle le document a été imputé à une autre transaction et lorsqu’il est reporté dans le Grand livre. Ceci n’affecte pas la détermination de la remise ou les statistiques de jours avant échéance.

Ce champ à droite affiche l’exercice et la période auxquels la transaction sera reporté. À moins de changer la date de report, vous ne pouvez pas modifier ce champ.

Saisissez une référence facultative pour la ventilation.

Cette référence s'affiche avec la ventilation dans le lot de Grand livre si vous choisissez Séquence de report – Lot pour le champ Référence-Détail GL à l'écran Intégration GL et que vous ne consolidez pas les transactions du grand livre durant le report.

Ce champ change en fonction de ce que vous sélectionnez dans le champ Trier par. Par exemple :

• Si vous sélectionnez Numéro de document dans le champ Trier par, le champ « Début » sera Numéro de document de début et vous pourrez saisir tout texte correspondant à des numéros de document.
• Si vous sélectionnez Date d’échéance dans le champ Trier par, le champ « Début » sera Date d’échéance de début et vous devrez saisir des informations au format de date. De plus, un calendrier sera disponible et vous pourrez l’utiliser pour sélectionner une date.

Saisissez le numéro, le montant ou la date du premier enregistrement que vous voulez voir dans la liste des documents ouverts du fournisseur. Laissez ce champ vide pour commencer avec le premier document en suspens.

Après avoir rempli ce champ, cliquez sur le bouton Actualiser pour actualiser les données affichées dans la table.

Les groupes de taxes spécifient les taxes imposées au fournisseur et assignent les classes de taxes du fournisseur dans chaque autorité. (Les classes de taxes déterminent la classification spécifique d'une taxe, par exemple, quel taux est appliqué ou si le fournisseur est exempt.)

Le groupe de taxes du fournisseur s'affiche dans le champ lorsque vous entrez le numéro du fournisseur. Vous pouvez assigner un autre groupe de taxes ou changer les renseignements de taxe du document dans l'écran Totaux du document. Vous pouvez aussi changer la classe de taxe du détail ou l'état de la taxe comprise pour les lignes de détails que vous saisissez avec le document.

Pour changer les taux de taxation d'une autorité fiscale, vous devez utiliser les écrans de Services de taxes.

Dans les livres auxiliaires multidevises, si vous changez le groupe de taxes pour celui qui utilise une autre devise que celle du fournisseur, vous pouvez laisser le programme calculer le montant de taxe en monnaie de publication et vous pouvez changer le type de taux, la date du taux et le taux de change pour la monnaie de publication de la taxe.

Le programme affiche le total de taxe calculé ou entré pour tous les détails et les administrations fiscales utilisés dans le document.

Ce champ indique le montant de la note de crédit ou du paiement anticipé choisi qui n'a pas encore été imputé au compte du fournisseur dans la table de saisie des écritures. Utilisez-le pour vérifier si vous avez imputé le montant voulu du paiement anticipé ou de la note de crédit.

Remarque : Si vous avez un livre auxiliaire multidevise, le montant non imputé est dans la devise du fournisseur, tout comme le sont les factures auxquelles vous imputez le paiement anticipé ou la note de crédit. Le taux de change en vigueur est le taux que vous avez entré avec le paiement anticipé ou la note de crédit. Vous ne pouvez pas le changer pour le moment.

Le champ affiche le montant imputé à l'aide de la table à l'écran Saisie des paiements, à moins que vous ne saisissiez un paiement anticipé.

Dans les livres auxiliaires multidevises, le montant du paiement est converti à partir de la devise du fournisseur à celle de la banque en utilisant les données de taux de change contenues dans l'écran Remplacement du taux. Pour modifier les données du taux de change pour un paiement sélectionné, ouvrez l'écran Remplacement du taux en cliquant sur le bouton Taux au bas de l'écran Saisie des paiements.

Si vous saisissez un paiement anticipé, vous utilisez ce champ pour saisir le montant pour lequel vous effectuez un paiement anticipé. Si vous avez un livre auxiliaire multidevise, saisissez le montant dans la devise du fournisseur et non celle de la banque. Le montant est converti à la devise de la banque pour le montant du chèque à l'aide des taux indiqués dans l'écran Remplacement du taux.

Utilisez ce champ pour spécifier le compte auquel reporter le paiement.