À propos de la configuration des champs optionnels

Remarque : Vous pouvez configurer et utiliser des champs optionnels uniquement si vous utilisez Transaction Analysis and Optional Field Creator.

La configuration des champs optionnels se réalise en deux étapes. Vous devez réaliser les tâches suivantes :

Configurez les champs optionnels utilisés dans l'ensemble du système dans Services communs. Suite...

Avant de pouvoir utiliser des champs optionnels dans Commandes fournisseurs, vous devez définir des champs optionnels pour votre système Sage 300 en utilisant l'écran Champs optionnels dans Services communs.

Configurez les champs optionnels que vous voulez utiliser dans les transactions et enregistrements de Commandes fournisseurs. Suite...

Vous utilisez l'écran Champs optionnels dans le dossier Configuration de CmF pour assigner des champs optionnels aux :

• Demandes d'achat, bons de commande, réceptions, factures, retours et notes de crédit/débit.
• Détails des transactions de demande d'achat, bon de commande, réception, facture, retour et note de crédit/débit.
• Coûts additionnels et coûts additionnels des réceptions.
• Détails des coûts additionnels de réception, détails des coûts additionnels de facture et détails des coûts additionnels de note de crédit/débit.
• Enregistrements d'article définis dans Commandes fournisseurs (si vous n'utilisez pas Gestion des stocks).

Important! Assurez-vous d'utiliser les mêmes champs optionnels pour les factures dans Comptes fournisseurs que pour les comptes dans le programme Grand livre pour que les données puissent passer d'un programme à l'autre. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la manière dont les champs optionnels sont transférés d'un module à un autre dans Sage 300, consultez À propos des champs optionnels.

Après avoir configuré des champs optionnels dans Commandes fournisseurs, vous pouvez les utiliser dans les enregistrements et les transactions de Commandes fournisseurs.

Paramètres des champs optionnels

Vous devez définir les paramètres suivants pour chaque champ optionnel que vous configurez dans Commandes fournisseurs :

• Une valeur par défaut (en fonction du type de champ).

  Remarque :

  Si la validation d'un champ optionnel est requise, vous pouvez seulement sélectionner une valeur qui soit assignée au champ optionnel dans Services communs. (Si le champ optionnel permet les blancs, vous pouvez laisser le champ de valeur implicite en blanc.)

  Si le champ optionnel n'utilise pas de validation, vous pouvez sélectionner un valeur dans la liste (si une valeur a été assignée dans Services communs), laisser le champ vierge ou saisir toute valeur qui soit conforme au type de champ (oui/non, texte, chiffre, date, montant, etc.) et qui ne dépasse pas le nombre maximum de caractères autorisé pour le champ optionnel.

• Si le champ optionnel sera automatiquement inséré dans les nouveaux enregistrements ou nouvelles transactions.
• Quels champs optionnels seront transférés à d'autres modules de Sage 300 et quels champs optionnels seront inclus dans les transactions transmises au Grand livre afin d'être reportés dans des comptes de GL.

À moins que vous ne limitiez le transfert des champs aux autres modules, tous les champs optionnels dans Commandes fournisseurs qui correspondent aux champs optionnels des comptes dans Comptes fournisseurs et Grand livre seront transférés à ces modules.

Exemple : Lors de la configuration des champs optionnels des détails de factures, vous pouvez cliquer sur le bouton Paramètres et choisir les types de comptes de GL auxquels les données de champs optionnels des détails de factures seront transférées, ainsi que les détails des factures de Comptes fournisseurs qui recevront des données de champs optionnels.

Remarque : Le bouton Paramètres est disponible uniquement pour les transactions qui peuvent être envoyées à un autre programme de Sage 300. Par exemple, les factures sont envoyées à Comptes fournisseurs, mais les demandes d'achat ne sont quant à elles utilisées que dans le programme Commandes fournisseurs.

Créer des tables de validation pour les champs optionnels

Vous pouvez créer une liste de saisies autorisées pour chaque champ que vous ajoutez à un écran. Pour ce faire, utilisez l'écran Tables optionnelles dans Services communs.

Pour obtenir des renseignements sur la création de tables optionnelles, consultez l'aide de Gestionnaire de système.