Créer des bons de commande à partir de demandes d'achat

Vous pouvez créer des bons de commande pour des détails de demandes d'achat sans numéros de fournisseur et assigner les fournisseurs, soit en créant des bons de commande pour un seul numéro de fournisseur ou en sélectionnant un type de fournisseur utilisé avec des articles dans Gestion des stocks. Suite...

Avant de commencer

• Utilisez l'écran Saisie des demandes d'achat pour créer et importer des demandes d'achat.
• Déterminez pour quelles demandes d'achat, fournisseurs et dates vous voulez créer des bons de commande.
• Si vous utilisez Gestion de projet, choisissez soit des demandes d'achat associées à une tâche ou des demandes d'achat qui ne le sont pas.

Dans Comptes fournisseurs :

• Ajoutez tous les nouveaux numéros de fournisseur utilisés dans les demandes d'achat pour lesquelles vous désirez créer des bons de commande. (Le programme ne peut pas créer de bons de commande pour des numéros de fournisseur qui ne sont pas définis dans Comptes fournisseurs.)
• Assurez-vous que les numéros de fournisseur que vous voulez utiliser sont tous actifs. Vous ne pouvez pas créer de bons de commande pour des fournisseurs inactifs.

Dans Gestion des stocks, assurez-vous des points suivants :

• Tous les articles que vous commandez pour un emplacement sont autorisés pour cet emplacement-là.
• Indiquez uniquement des articles et des emplacements actifs sur les demandes d'achat pour lesquelles vous désirez créer des bons de commande.
• Choisissez Liste des transactions dans le dossier Rapports analytiques. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Écran du rapport Liste des transactions de CmF.
• Puis imprimez une liste détaillée des demandes d'achat à partir desquelles vous vous apprêtez à créer des bons de commande. Apportez aux demandes d'achat toutes les modifications nécessaires; utilisez pour cela l'écran Saisie des demandes d'achat.

Pour créer des bons de commande :

1. Ouvrez Commandes fournisseurs > Création bons de commande de CmF > Créer BC de demandes d'achat.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Écran Créer BC à partir de demandes d'achat de CmF.

2. Utilisez les champs De et À pour spécifier les plages de numéros de demandes d'achat, de dates et de fournisseurs pour lesquelles vous désirez créer des bons de commande.
3. Sélectionnez vos options comme suit :
   • Sélectionnez Regrouper les articles pour regrouper les détails de plusieurs demandes d'achat en détails uniques sur les bons de commande et ce, pour le même fournisseur, le même article, la même unité de mesure et le même emplacement de stocks (si vous utilisez Gestion des stocks). Suite...

     Le programme regroupe tous les détails connexes, à l'exception des détails comprenant des adresses d'expédition directe. Un détail de bon de commande distinct est créé pour chaque détail de demande d'achat comprenant une adresse d'expédition directe.

   • Si vous sélectionnez Inclure fournisseurs en blanc, vous devez spécifier le type de fournisseur pour lequel vous créez les bons de commande.

     Exemple : Vous pouvez utiliser le fournisseur inscrit comme Fournisseur 1 dans les enregistrements de détails des fournisseurs de l'article (dans Gestion des stocks) pour toutes les demandes d'achat sans numéro de fournisseur.

   • Si vous utilisez Gestion de projet, sélectionnez Tâche connexe pour créer des bons de commande associés à une tâche.

     Remarque : Lorsque vous créez des bons de commande, vous ne pouvez pas combiner des demandes d'achat associées à une tâche et des demandes d'achat qui ne le sont pas. Si vous utilisez Gestion de projet et vous créez des bons de commande pour ces deux types de demandes d'achat, vous devez exécuter cette fonction à deux reprises.

4. Si des champs optionnels sont assignés au bon de commande (au niveau du document), cliquez sur l'onglet Champs optionnels et spécifiez les données de champs optionnels qui apparaissent sur les bons de commande. Suite...

   Si vous utilisez les mêmes champs optionnels sur les demandes d'achat et sur les bons de commande, les saisies relatives aux champs optionnels inscrites sur les lignes de détail de la demande d'achat s'affichent par défaut sur les bons de commande, à moins que vous ne spécifiez d'autres saisies dans cet écran.

   Lorsque vous créez un bon de commande à partir de plusieurs demandes d'achat, les champs affichés à l'onglet Champs optionnels proviennent de la première demande d'achat sélectionnée.

5. Si vous utilisez des champs optionnels pour les détails de bons de commande, cliquez sur l'onglet Champs optionnels - Détails et spécifiez les données de champs optionnels des détails.

6. Cliquez sur Traiter pour créer les bons de commande.

   Commandes Fournisseurs crée un bon de commande pour chaque fournisseur pour lequel des détails ont été saisis sur des demandes d'achat correspondant aux plages spécifiées.

   Après le report des bons de commande, un message s'affiche indiquant la plage des numéros de bons de commande qui ont été assignés.

Après la création des bons de commande

• Imprimez une liste de transactions détaillée pour les bons de commande que vous avez créés en sélectionnant Liste de transactions dans le dossier Rapports analytiques.
• Apportez aux bons de commande toutes les modifications nécessaires; utilisez pour cela l'écran Saisie des bons de commande.
• Imprimez des copies des bons de commande qu’il vous faut envoyer aux fournisseurs et classer avec vos enregistrements.