Avant de pouvoir utiliser Comptes clients, vous devez ajouter des groupes de codes pour identifier les groupes de comptes, les cycles de facturation, les codes de ventilation, les vendeurs, les clients et les autres enregistrements que vous ajouterez à votre système. Vous devriez prendre le temps de concevoir des schémas de code pertinents pour chaque type de code dont vous avez besoin, avant même d'attribuer des codes aux enregistrements.
Si vous disposez déjà d'un système pour la plupart de ces codes, vous pourrez continuer à utiliser le même système. Consultez la liste suivante pour voir si chaque type de code autorise le nombre et le type de caractères utilisés dans votre ancien système.
| Nom du code | Nombre maximum de caractères |
|---|---|
| Code de groupe comptes | 6 chiffres et lettres |
| Code de cycle facturation | 6 chiffres et lettres |
| Code de type de commentaire | 8 chiffres et lettres |
| Numéro du client | 12 chiffres, lettres, symboles, espaces |
| Code de groupe de clients | 6 chiffres et lettres |
| Code de ventilation | 6 chiffres et lettres |
| Code de message de rappel | 8 chiffres et lettres |
| Code de profil d'intérêt | 6 chiffres et lettres |
| Code du message | 16 chiffres et lettres |
| Numéro de compte national | 12 chiffres, lettres, symboles, espaces |
| Code de paiement | 12 chiffres et lettres |
| Code de vendeur | 8 chiffres et lettres |
| Code d'adresse d'expédition | 6 chiffres, lettres, symboles |
| Code de modalités | 6 chiffres et lettres |
| Numéro d'article | 16 chiffres, lettres, symboles, espaces |
| Code de type d'encaissement | 6 chiffres et lettres |
| Code de frais périodiques | 15 chiffres, lettres, symboles, espaces |
Recommandations pour les nouveaux codes
Si vous créez des nouveaux codes, vous devriez assigner des codes qui permettent de facilement identifier chaque type d'enregistrement et qui répertorient les enregistrements, dans l'ordre voulu, sur les rapports et dans les écrans de sélection.
Chaque code est composé d'un ensemble unique de lettres, symboles et chiffres. Par exemple, chacun des codes suivants pourrait être un numéro de client valide :
- A1
- 123
- A01
- A-01
- 123A
- AB1234
- AB 1234
Pour simplifier les codes, nous vous recommandons de :
- Utiliser le même nombre de caractères dans tous les codes correspondant à un même type d'enregistrement.
- Si possible, définir des codes composés d'au moins trois caractères (pour permettre une expansion future).
- Utiliser un système de numérotation pertinent pour votre entreprise, basé par exemple sur une région géographique, un service ou un marché vertical.
- Si possible, n'utiliser que des chiffres (pas de lettres ou de symboles) pour permettre un tri cohérent.
Ordre de tri des codes
Sur les écrans et les rapports, Comptes clients trie les codes dans un ordre spécifique, que vous devrez pendre en compte lorsque vous créez des codes.
Le programme lit les codes de gauche à droite et utilise la séquence suivante pour les trier :
[Vierge] ! " # $ % & ' ( ) * + , - . / 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 : ; < = > ? @ A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z [ \ ] ^ _ ` a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z { | } ~
Les codes les plus courts sont répertoriés avant les codes les plus longs.
Les codes contenant un nombre de caractères inférieur au nombre maximum autorisé sont alignés à gauche dans les écrans et les rapports.
Les codes mentionnés dans l'exemple (au début de cet article) seraient triés dans l'ordre suivant par le programme :
- 123
- 123A
- A-01
- A01
- A1
- AB 1234
- AB1234