Imprimer des lettres

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À propos de l'impression des relevés de compte

Imprimer des relevés de compte

Imprimer des étiquettes

Vous pouvez imprimer des lettres pour les clients et les comptes nationaux dans votre système Comptes clients. Par exemple, vous pouvez envoyer des lettres à vos clients à des fins publicitaires ou de collecte. Suite...

Comptes clients est fourni avec un modèle de lettre de rappel et un modèle d'étiquette de publipostage que vous pouvez utiliser ou modifier pour répondre aux besoins de votre entreprise. Pour en savoir plus, consultez Modèles personnalisables pour les formulaires de Comptes clients.

Vous pouvez envoyer des lettres aux clients qui ont des soldes âgés, tels que des soldes impayés de plus de 90 jours.

Remarque : Des lettres sont imprimées pour un client ou un compte national uniquement si l'option Imprimer les relevés est sélectionnée pour ce client ou compte national.

  • Déterminez le modèle de rapport à utiliser pour imprimer les lettres.
  • Assurez-vous que l’option Imprimer les relevés est activée pour les clients ou comptes nationaux pour lequel vous souhaitez imprimer des lettres.
  • Si nécessaire, mettez votre imprimante sous tension et connectez-la.
  • Veillez à ce le stock de lettres dans l'imprimante soit suffisant.

Pour imprimer des lettres :

  1. Ouvrez Comptes clients > Rapports des clients de CC > Relevés de compte/Lettres/Étiquettes.
  2. Dans l'écran Relevés/Lettres/Étiquettes de CC, sélectionnez Lettre comme type de formulaire à imprimer.
  3. Sélectionnez le modèle de rapport à utiliser pour les lettres.
  4. Sélectionnez la méthode d'envoi des lettres. Suite...

    Sélectionnez une des méthodes d’envoi suivantes :

    • Destination de l’impression. Cette option imprime les lettres vers la destination d’impression actuelle.
    • Client. Cette option utilise la méthode d’envoi spécifiée pour le client.

      Si vous sélectionnez Client comme méthode d'envoi, spécifiez le code du message que vous voulez joindre aux lettres envoyées par courriel dans le champ Code courriel.

  5. Spécifiez la date d’exécution des lettres. Suite...
    • Date d'exécution Cette date figurera sur les lettres. Il s'agit initialement de la date courante.

      Le programme utilise également cette date pour attribuer les transactions ou les soldes aux périodes âgées. Par exemple, si vous choisissez de trier chronologiquement les documents en fonction de leurs dates d'échéance, le programme assigne chaque transaction à une période chronologique en calculant le nombre de jours entre sa date d'échéance et la date d'exécution.

  6. Si vous voulez envoyer des lettres uniquement aux clients qui ont un solde âgé, sélectionnez des options supplémentaires. Suite...
    1. Sélectionnez l'option Utiliser l'âge. (Si vous ne sélectionnez pas cette option, les lettres sont imprimées pour tous les clients qui ont des soldes courants, ainsi que des soldes âgés.)
    2. Dans le champ Date d'arrêt, spécifiez la date voulue. Il s'agit initialement de la date courante. Les lettres sont imprimées uniquement pour les clients dont les soldes sont en retard par rapport à la date d'arrêt du nombre de jours spécifié dans l'onglet Critères.
    3. Dans le champ Âge par, indiquez si vous souhaitez donner un âge aux transactions selon la date d’échéance ou la date du document.
    4. Si vous devez modifier les périodes âgées de ce rapport, cliquez sur l'onglet Critères et apportez les modifications voulues dans la colonne À période âgée (jours) de la table. Au départ, cette table affiche les périodes âgées définies à l'onglet Relevé de l'écran Options de CC.
    5. Si vous voulez spécifier le nombre de jours minimum pendant lequel le solde d'un client doit être échu avant d'imprimer une lettre pour ce client, cliquez sur l'onglet Critères, sélectionnez l'option Sélectionner clients avec soldes et tapez le nombre de jours. (Vous pouvez seulement sélectionner cette option si vous aviez aussi sélectionné l'option Utiliser l'âge.)

      Remarque : Si vous spécifiez moins de 90 jours, les lettres seront envoyées uniquement aux clients dont le solde est impayé depuis plus de 90 jours.

  7. Sélectionnez les clients à inclure. Suite...
    1. Dans le champ Type de compte à l'onglet Sélection, choisissez d'inclure tous les types de clients, uniquement les clients ayant des relevés de compte détaillé ou uniquement les clients dont le solde est reporté.
    2. Dans la table Sélectionner clients par, vous pouvez sélectionner de un à quatre critères de sélection pour limiter les clients inclus dans l'exécution d’impression.

      Comme premier critère de sélection, vous pouvez choisir Numéro de client, Compte national, Groupe de clients, Cycle de facturation ou Nom abrégé. Pour les trois critères de sélection restants, vous pouvez également choisir des champs supplémentaires pour limiter les clients.

      Vous pouvez ensuite spécifier la plage pour chaque critère de sélection que vous choisissez.

      Si vous ne choisissez pas de critères de sélection, l'exécution de l’impression inclut tous les clients possédant le type de compte que vous sélectionnez.

    3. Pour inclure ou exclure des clients en fonction de leur type de solde, cliquez sur l'onglet Critères, sélectionnez l'option Sélectionner clients basés sur type de solde et sélectionnez les soldes débiteurs, créditeurs ou nuls.
  8. Les lettres sont généralement imprimées en suivant l'ordre suivant : numéro de client, puis numéro de document et date de document. Vous pouvez toutefois modifier l'ordre de tri. Suite...
    1. Cliquez sur l'onglet Sélection.
    2. Vous pouvez choisir jusqu'à quatre ordres de tri dans les champs Trier par et Ensuite par.
  9. Cliquez sur Imprimer.