Écran Intégration GL de CmF

Utilisez cette option pour indiquer si vous souhaitez combiner les détails des transactions pour le même compte du Grand livre dans un seul enregistrement détaillé ou si vous préférez envoyer les détails non consolidés des transactions de Commandes fournisseurs au Grand livre.

La consolidation réduit le montant d'information contenue dans le lot de grand livre et permet d'obtenir une Liste de transactions du GL plus courte. Aussi, la consolidation :

• Supprime les données relatives aux transactions dans les champs Référence et Description de chaque transaction.
• Supprime les données relatives aux champs optionnels des transactions.
• Bloque la fonction de zoom avant des transactions du GL vers les détails d'origine dans Commandes fournisseurs (à moins de ne consolider que par compte).

Utilisez l'icône Créer un lot pour consolider des détails provenant de diverses transactions.

Si vous avez sélectionné l'option Sur demande en utilisant l'icône Créer un lot pour créer des transactions du grand livre et vous avez choisi Consolider par compte et période ou Consolider par compte, période et source, vous pouvez consolider des détails de transactions à partir de toutes les transactions pour chaque compte du grand livre.

Consolidez les détails dans les transactions si vous créez des lots pendant le report ou pendant le traitement de clôture journalière.

Si vous créez des lots de transactions du GL pendant le report ou pendant le traitement de clôture journalière, le programme ne peut que consolider les détails dans une même transaction; il ne peut pas consolider les détails provenant de différentes transactions.

Options de consolidation

• Ne pas consolider. Tous les détails reportés dans Commandes fournisseurs seront inclus dans le lot de transactions du Grand livre.

  Sélectionnez cette option si vous utilisez des champs optionnels et transférez des données de champ optionnel à partir de détails de transaction de CmF à des détails de transaction du GL.

• Consolider détails de transaction par compte Tous les détails d'une transaction ayant le même numéro de compte du grand livre sont regroupés dans un détail si la description du détail de GL et la référence du détail de GL sont aussi les mêmes. Le programme ne pourra pas consolider des détails dont la description et la référence sont différentes.

  Choisissez cette option si vous n'utilisez pas de champs optionnels, mais souhaitez néanmoins associer des transactions de grand livre à des documents d'origine (pour effectuer un zoom avant ou maintenir une piste d'audit manuelle).

• Consolider par compte et période Tous les détails ayant le même numéro de compte de grand livre et la même période comptable sont regroupés dans un détail.

  Cette option consolidera des détails provenant de différentes transactions si vous créez des lots de transactions dans l'écran Créer un lot.

• Consolider par compte, période et source Tous les détails ayant le même numéro de compte de grand livre, la même période comptable et le même code source sont regroupés dans un seul détail.

  Cette option consolidera des détails provenant de différentes transactions si vous créez des lots de transactions dans l'écran Créer un lot.

  Remarque : La date de report des écritures consolidées est la dernière date de la période comptable.

Cette option vous permet de choisir le moment auquel des écritures sont générées pour les coûts additionnels imputés — soit pendant le report de CmF/la clôture journalière ou lorsque les factures sont reportées dans Comptes fournisseurs. (Cette option est similaire à l'option Créer Écritures GL pour charges hors-stock.)

Sélectionnez cette option pour créer des écritures au débit des comptes de charges et des écritures au crédit du compte d'attente de coûts additionnels imputés lorsque vous reportez des coûts additionnels. (Ensuite, lorsque vous reporterez les factures dans CF, le compte de contrôle des comptes fournisseurs sera crédité et le compte d'attente de coûts additionnels imputés sera débité.)

Ne sélectionnez pas cette option si vous voulez envoyer les charges à Comptes fournisseurs avec les factures et souhaitez par conséquent que le report débite les comptes de charges et crédite le compte de contrôle de comptes fournisseurs.

Remarque : Pour les documents associés à une tâche, Commandes fournisseurs créera systématiquement des écritures du GL pour les coûts additionnels imputés pendant le report, que vous ayez choisi cette option ou non.

Cette option vous permet de mettre à jour les charges hors-stock dans votre grand livre directement depuis Commandes fournisseurs ou d'attendre que les factures soient reportées dans Comptes fournisseurs. (Cette option est similaire à l'option Créer Écritures GL pour coûts additionnels imputés.)

Sélectionnez cette option pour créer des écritures au débit des comptes de charges et des écritures au crédit du compte des réceptions non facturées des articles hors-stock lorsque vous reportez des réceptions. (Ensuite, lorsque vous reportez les factures dans Comptes fournisseurs, le compte de contrôle des comptes fournisseurs est crédité et le compte des réceptions non facturées des articles hors stock est crédité.)

Ne sélectionnez pas cette option si vous voulez envoyer les charges à Comptes fournisseurs avec les factures et souhaitez par conséquent que le report débite les comptes de charges et crédite le compte de contrôle de comptes fournisseurs.

Remarque : Pour les documents associés à une tâche, Commandes fournisseurs créera systématiquement des écritures du GL pour les charges hors-stock pendant le report, que vous ayez choisi cette option ou non.

Utilisez une des options du champ Créer transactions GL pour indiquer le moment auquel vous voulez créer des transactions du grand livre :

• Pendant le report ou le traitement de clôture journalière. Cette option vous permet de créer des transactions de grand livre pendant le report ou pendant le traitement de clôture journalière — en fonction du moment auquel vous évaluez les stocks au coût.

  Indiquez le moment auquel vous voulez évaluer les stocks au coût grâce à l'option "Évaluer coût des articles pendant" à l'onglet Traitement de l'écran Options de GS. Cette option vous donne deux choix :

  • Pendant le report (les transactions GL seront créées lorsqu'elles seront reportées.)
  • Traitement de clôture journalière (les transactions GL seront créées pendant le traitement de clôture journalière.)

  Remarque : Ces choix peuvent avoir un impact important sur la rapidité du traitement des transactions de stocks et celles de Commandes fournisseurs. Si vous souhaitez accélérer le traitement des commandes, passez à l'évaluation des stocks au coût lorsque vous effectuez la clôture journalière.

• Sur demande en utilisant l'icône Créer un lot. Cette option vous permet de créer des transactions de grand livre en tout temps.

  Une fois que vous avez créé les transactions, vous ne pouvez plus imprimer le rapport Transactions de GL. Si vous souhaitez imprimer le rapport, sélectionner Sur demande en utilisant l'icône Créer un lot pour cette option. Vous devez ensuite imprimer le rapport avant d'utiliser l'écran Créer un lot afin de créer les transactions.

  Vous pouvez changer votre choix en tout temps. Si vous utilisiez l'écran Créer un lot pour produire les transactions, imprimez une copie du dernier rapport Transactions G.L., puis créez des transactions en suspens avant de changer d'option.

Commandes fournisseurs vous permet d'ajouter de nouvelles transactions de grand livre à de nouveaux lots ou de créer des nouveaux lots et éventuellement de les reporter automatiquement au grand livre. Vous pouvez choisir :

• Ajoutant à un lot existant. Ajoutez des transactions de grand livre à un lot de grand livre existant.

  Pour ne créer qu'un seul lot de Grand livre auquel toutes les transactions sont annexées, sélectionnez l'option Ajouter à un lot existant.

• Créant un nouveau lot. Créez un nouveau lot de Grand livre à chaque fois que vous générez des transactions de GL.
• Créant et reportant un nouveau lot. Créez un nouveau lot de Grand livre à chaque fois que vous générez des transactions de GL et reportez automatiquement le lot dans le programme Grand livre.

Remarque : N'oubliez pas de créer et de reporter des lots de GL pour les transactions en cours avant de verrouiller des périodes pour le Grand livre.

Utilisez cette option dans l'onglet Intégration de l'écran Options pour sélectionner le compte de grand livre auquel vous voulez que le programme reporte les montants des coûts pour lesquels aucun compte de grand livre n'est spécifié (par exemple, lorsque vous modifiez la classe de taxe d'un coût additionnel qui avait été manuellement imputé sur une réception, modifiant indirectement le montant de taxe par la même occasion).

Utilisez cette option dans l'onglet Intégration de l'écran Options pour spécifier le compte du grand livre que vous voulez afficher lorsque vous saisissez des transactions pour des marchandises qui ne sont pas définies dans Gestion des stocks.

Vous n'avez besoin de spécifier ce numéro de compte que si vous utilisez l'option Permettre articles hors stock. Si vous avez sélectionné Permettre articles hors stock dans l'onglet Traitement, vous ne pouvez pas sauvegarder les modifications apportées dans l'écran Options tant que vous ne saisissez pas un numéro pour ce compte.

Le numéro de compte est affiché lorsque vous saisissez des transactions pour des articles hors stock, mais vous pouvez, au besoin, le modifier pour chaque transaction. Par ailleurs, vous pouvez à tout moment modifier le numéro du compte par défaut dans l'écran Options.

Si vous utilisez le Grand livre avec le module Commandes fournisseurs, vous pouvez sélectionner les numéros de compte du grand livre à l'aide du Dépisteur.

Utilisez cette option dans l'onglet Intégration de l'écran Options pour sélectionner le compte de grand livre dans lequel vous voulez mettre à jour les coûts additionnels imputés lorsque vous créez des transaction du grand livre.

Remarque : Vous pouvez choisir le moment auquel des écritures sont générées pour les coûts additionnels imputés — soit pendant le report de CmF/la clôture journalière ou lorsque les factures sont reportées dans Comptes fournisseurs. Ce compte est utilisé si vous créez des transactions de GL dans Commandes fournisseurs.

Si vous générez des écritures dans CmF, le programme débite le compte de charges et crédite le compte des réceptions non facturées.

Vous pouvez à tout moment modifier le numéro de compte d'attente par défaut dans l'écran Options.

Ce champ affiche le dernier numéro de clôture journalière qui a été généré. Vous pouvez consulter le prochain numéro de clôture journalière dans l'onglet Documents de l'écran Options de CmF.

Utilisez cette option dans l'onglet Intégration de l'écran Options pour sélectionner le compte de grand livre dans lequel vous voulez mettre à jour les réceptions et les retours d'articles hors stock lorsque vous créez des transaction du grand livre.

Remarque : Vous pouvez choisir le moment auquel des écritures sont générées pour les charges hors stock — soit pendant le report de CmF/la clôture journalière ou lorsque les factures sont reportées dans Comptes fournisseurs. Ce compte est utilisé si vous créez des transactions de GL dans Commandes fournisseurs.

Pour la réception d'un article hors stock, le programme débite le compte de charges et crédite le compte des réceptions non facturées.

Pour le retour d'un article hors stock, l'écriture débite le compte des réceptions non facturées et crédite le compte de charges.

Vous pouvez à tout moment modifier le numéro du compte par défaut dans l'écran Options.

Si vous utilisez le Grand livre avec le module Commandes fournisseurs, vous pouvez sélectionner les numéros de compte du grand livre à l'aide du Dépisteur.

Sélectionnez le type de données que vous voulez afficher avec les détails non consolidés dans la colonne Commentaire du rapport Transactions de GL, ainsi que dans ce champ dans le lot de grand livre.

Vous pouvez assigner une ou plusieurs informations (segments) à chaque champ de transaction de GL, pourvu que la longueur des segments et des séparateurs ne dépasse pas 60 caractères. Les champs qui dépassent cette limite seront tronqués lors du report des transactions de grand livre.

• Si vous ne consolidez pas les transactions de grand livre, les données de tous les champs de GL sont envoyées au Grand livre.

Les données que vous pouvez sélectionner varient en fonction du type de transaction pour laquelle vous assignez des données.

Par exemple, vous pouvez inclure des données telles que le numéro de bon de commande, le numéro de fournisseur, le nom du fournisseur, le numéro de réception, la référence, le code source, le numéro de clôture journalière ou le numéro de saisie. Vous pouvez séparer les données à l'aide de barres, parenthèses, traits d'union, points, espaces ou carrés.

• Lorsque vous créez des transactions de grand livre, si aucune donnée n'existe dans le champ de transaction source, le champ sera en blanc dans la transactions de grand livre.

Sélectionnez le type de données que vous voulez afficher avec les détails non consolidés dans la colonne Description du rapport Transactions de GL, ainsi que dans ce champ dans le lot de grand livre. (Le champ Description-Détail correspond à la description sur chaque ligne de détail et non à la description principale de la transaction de Grand livre.)

Vous pouvez assigner une ou plusieurs informations (segments) à chaque champ de transaction de GL, pourvu que la longueur des segments et des séparateurs ne dépasse pas 60 caractères. Les champs qui dépassent cette limite seront tronqués lors du report des transactions de grand livre.

• Lorsque vous consolidez les transactions du grand livre, la description de chaque transaction est remplacée par "Consol. par CmF tel jour."

  Remarque : Lorsqu'il n'y a qu'une transaction d'un type donné, la description de la transaction correspond à ce que vous avez sélectionné dans l'écran Intégration GL.

• Si vous ne consolidez pas les transactions de grand livre, les données de tous les champs de GL sont envoyées au Grand livre.

Les données que vous pouvez sélectionner varient en fonction du type de transaction pour laquelle vous assignez des données.

Par exemple, vous pouvez inclure des données telles que le numéro de bon de commande, le numéro de fournisseur, le nom du fournisseur, le numéro de réception, la référence, le code source, le numéro de clôture journalière ou le numéro de saisie. Vous pouvez séparer les données à l'aide de barres, parenthèses, traits d'union, points, espaces ou carrés.

• Lorsque vous créez des transactions de grand livre, si aucune donnée n'existe dans le champ de transaction source, le champ sera en blanc dans la transactions de grand livre.

Sélectionnez le type de données que vous voulez afficher avec les détails non consolidés dans la colonne Référence du rapport Transactions de GL, ainsi que dans ce champ dans le lot de grand livre.

Vous pouvez assigner une ou plusieurs informations (segments) à chaque champ de transaction de GL, pourvu que la longueur des segments et des séparateurs ne dépasse pas 60 caractères. Les champs qui dépassent cette limite seront tronqués lors du report des transactions de grand livre.

• Lorsque vous consolidez les transactions du grand livre, la description de chaque transaction est remplacée par "Consol. par CmF tel jour."

  Remarque : Lorsqu'il n'y a qu'une transaction d'un type donné, la description de la transaction correspond à ce que vous avez sélectionné dans l'écran Intégration GL.

• Si vous ne consolidez pas les transactions de grand livre, les données de tous les champs de GL sont envoyées au Grand livre.

Les données que vous pouvez sélectionner varient en fonction du type de transaction pour laquelle vous assignez des données.

Par exemple, vous pouvez inclure des données telles que le numéro de bon de commande, le numéro de fournisseur, le nom du fournisseur, le numéro de réception, la référence, le code source, le numéro de clôture journalière ou le numéro de saisie. Vous pouvez séparer les données à l'aide de barres, parenthèses, traits d'union, points, espaces ou carrés.

• Lorsque vous créez des transactions de grand livre, si aucune donnée n'existe dans le champ de transaction source, le champ sera en blanc dans la transactions de grand livre.

Le champ Description de l'écriture correspond à la principale description de la transaction de Grand livre (et non la description figurant sur la ligne de chaque détail).

Vous pouvez assigner une ou plusieurs informations (segments) à la description pour chaque transaction de GL, pourvu que la longueur des segments et des séparateurs ne dépasse pas 60 caractères. Les champs qui dépassent cette limite seront tronqués lors du report des transactions de grand livre.

Par exemple, vous pouvez inclure des données telles que le numéro de bon de commande, le numéro de fournisseur, le nom du fournisseur, le numéro de réception, la référence, le code source, le numéro de clôture journalière ou le numéro de saisie. Vous pouvez séparer les données à l'aide de barres, parenthèses, traits d'union, points, espaces ou carrés.

• Si vous utilisez l'option Sur demande en utilisant l'icône Créer un lot pour consolider des transactions du grand livre, la description de chaque transaction de GL est remplacée par "Consol. par CmF tel jour" (à moins qu'il n'existe qu'une transaction pour un type de transaction donné).

Les données que vous pouvez sélectionner varient en fonction du type de transaction pour laquelle vous assignez des données.