Vous utilisez l'onglet Rapprochement dans l'écran Rapprocher les relevés pour indiquer les dépôts qui ont été compensés par la banque lorsque vous rapprochez votre compte bancaire.
L'onglet Rapprochement répertorie tous les dépôts enregistrés à la date de fin de la période comptable, par ordre croissant de dépôt. Les dépôts incluent aussi les virements saisis dans Services bancaires
Les dépôts sur le relevé bancaire représentent le total des dépôts et doivent correspondre à vos totaux de lot d’encaissement de vos Comptes clients, pour autant que vous utilisiez un lot distinct pour chaque bordereau de dépôt.
Deux écritures peuvent avoir le même numéro de dépôt si vous avez reporté un lot de dépôts dans Comptes clients et avez par la suite reporté le lot d’erreurs corrigées pour le dépôt. La somme des deux écritures doit correspondre au montant du dépôt sur le relevé bancaire.
Si un dépôt contient un chèque de client retourné pour manque de fonds (NSF), le relevé bancaire montre d'habitude deux saisies :
- Une saisie du montant total du dépôt.
- Une écriture de compensation au montant du chèque sans provision.
De la même façon, l'onglet Rapprochement affiche deux saisies :
- La totalité du dépôt.
- Le chèque du client retourné lorsque vous enregistrez le retour.
- Le programme compense automatiquement les dépôts qui indiquent Annulé comme état de dépôt.
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Si un chèque du client est retourné sans provision, vous :
- Changez l’état de rapprochement pour la totalité du dépôt à Compensé.
- Extournez l'encaissement à l'aide de l'écran Extourner les transactions, puis compensez l'extourne.
- Si un dépôt a été compensé par la banque avec un montant différent du total affiché dans la colonne Dépôts, consultez Compenser une erreur de dépôt.
- Si vous voulez enregistrer un commentaire associé au dépôt, comme nous vous le recommandons pour toute opération inhabituelle (comme par exemple une erreur de banque qui sera reportée au prochain rapprochement), tapez votre commentaire dans la colonne Description du rapprochement. Lorsque vous reportez le rapprochement, cette description est envoyée au Grand livre et au livre auxiliaire d’où provient le dépôt.
- Si un dépôt se compose d'encaissements venant de plusieurs lots de Comptes clients et qu'un de ces lots n'est pas reporté, l'état de rapprochement du dépôt indique Non reporté. L'état passe à En circulation lorsque tous les lots constitutifs ont été reportés.
- Si un lot d'encaissement non rapproché est supprimé dans Comptes clients, le dépôt s'affiche avec un montant de dépôt nul et avec l'état Non reporté. Pour supprimer le dépôt, passez l'état de rapprochement à Supprimé avant de reporter le rapprochement. (Vous pouvez imprimer des dépôts supprimés sur le rapport État de rapprochement et sur le journal de report du rapprochement.)
- Si un dépôt a été compensé avec erreur de banque dans une version précédente, mais s'affiche sur l'onglet Rapprochement avec état l'En circulation, marquez le dépôt comme Supprimé. Le report du rapprochement bancaire supprimera le dépôt.