Les lots sont des groupes de transactions qui partagent le même numéro de lot et la même date de lot. Chaque transaction dispose de ses propres numéro de saisie, numéro de fournisseur, date et détails.
Comptes fournisseurs fonctionnent sur un système de traitement par lots. Par conséquent, vous devrez effectuer les opérations suivantes :
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Saisir les trois principaux types de transactions, factures, paiements et ajustements sous forme de lots.
- Grouper les lots en listes pour détecter les erreurs.
- Reporter les lots afin d’enregistrer les transactions dans les comptes fournisseurs et de ventiler les montants sur les comptes du grand livre.
- Imprimer les journaux de report et le rapport des transactions GL dans le cadre de vos enregistrements de piste de vérification des lots.
Le système de traitement par lots des transactions offre une grande flexibilité lors de l’étape de saisie des lots ainsi qu’un strict contrôle de la vérification une fois le report effectué.
Pour en savoir plus, consultez les rubriques suivantes :
- À propos de la création de lots de Comptes fournisseurs
- Écritures de journal générées par Comptes fournisseurs
- À propos de la liste des lots
- À propos du report de lots
- À propos de l’impression des journaux de report et du rapport Transactions du GL
- À propos du suivi des lots
À propos des types d’ajustements
Le module Comptes fournisseurs comprend trois types de lots de transactions :
Lots de factures. Les lots de factures contiennent des factures, des notes de débit, des notes de crédit et des factures d’intérêts. Dans les livres auxiliaires multidevises, chaque lot de factures peut contenir des documents dans des devises différentes.
Lots de paiements. Les lots de paiements contiennent des paiements, des paiements anticipés, des paiements divers et des transactions imputées à des paiements et notes de crédits déjà reportés sur les comptes fournisseurs. Vous pourrez également saisir des ajustements pour des documents spécifiques dans les lots de paiements, si vous utilisez l’option Permettre les ajustements dans lots de paiements.
Dans les livres auxiliaires multidevises, chaque lot de paiements contient des paiements devant s’afficher dans la même devise; cette dernière doit également être compatible avec le code banque assigné au lot.
Lots d'ajustements. Les lots d’ajustements contiennent des corrections apportées aux transactions reportées. Dans les livres auxiliaires multidevises, chaque lot d’ajustements peut contenir des transactions affichées dans des devises différentes.
Assigner et utiliser des numéros de lot et de saisie
Pour conserver une piste de vérification précise et exacte, le module Comptes fournisseurs attribue automatiquement un numéro à chaque lot et à chaque saisie (transaction) que vous ajoutez à un lot, en commençant par le chiffre 1. Vous devez utiliser les numéros de lot et de saisie attribués.
Une séquence de numérotation distincte est utilisée pour chaque type de lot (facture, paiement et ajustement).
Les numéros de lot et de saisie font toujours partie de chaque enregistrement de transactions et accompagnent les transactions sur les rapports Comptes fournisseurs, tels que les journaux de report et le rapport Transactions fournisseurs.
Vous pouvez utiliser les numéros de lot et de saisie pour suivre la progression des transactions dans le système Comptes fournisseurs et, si vous utilisez les numéros comme description ou référence pour les transactions du GL, dans votre grand livre (sauf si vous consolidez les transactions lors du report dans Comptes fournisseurs).
Nombre de lots ouverts autorisés simultanément
Vous pouvez utiliser un nombre presque illimité de lots ouverts simultanément, selon l’espace disponible sur le disque. Vous pouvez utiliser plusieurs lots ouverts, afin de regrouper les transactions par personne ayant saisi les données, devise, date, adresse, ou tout autre critère que vous trouverez utile.
Lots de paiements créés par le système
Il est possible de n’utiliser qu’un seul lot de paiements ouvert, s’il a été créé à l'aide de l’écran Créer lot de paiements de CF; vous pouvez également utiliser d’autres lots de paiements importés ou créés par vos soins à l’aide de l’écran Saisie de paiements.
Forcer la liste des lots
Si vous utilisez l’option Forcer listage des lots, vous devez imprimer le listage des lots pour chaque lot à reporter. Vous devez aussi imprimer un nouveau listage pour chaque lot à modifier.