À propos de l'intégration de Commandes clients avec Gestion de projet

• Aperçu
• Facturation de projet
• Devis et estimation
• Lignes de détail de commande
• Frais divers
• Taxes
• Paiements anticipés
• Intégration de Comptes clients
• Bons de commande créés à partir de commandes associées à une tâche
• Comptabilisation en double des coûts des articles et des frais divers
• Déterminer les prix
• Coût des trousses d'articles dans les commandes associées à une tâche

Aperçu

Commandes clients permet l'intégration des commandes avec Gestion de projet.

Vous pouvez créer une commande et spécifier la tâche (contrat, projet, catégorie et ressource, le cas échéant) à laquelle chaque détail de la commande s'applique.

• Si une commande est associée à une tâche, toutes les lignes de détails doivent être associées à une tâche.
• Les commandes peuvent répertorier des détails de matériaux—des articles d'inventaire utilisés pour la tâche—et elles peuvent répertorier des frais divers, tels que la main-d'œuvre, des frais de sous-traitance ou des frais d'expédition et de manutention.

Facturation de projet

Commandes clients vous permet de gérer le cycle complet de traitement des commandes dans Commandes clients ou bien de créer la commande dans Commandes clients et de gérer la facturation dans Gestion de projet (option appelée Facturation de projet).

• Facturer directement à partir de Commandes clients

Généralement, les prestataires de services dressent directement leurs factures dans Commandes clients.

Une série d'appels de service peuvent s'appliquer à un projet unique ou vous pouvez créer des nouveaux projets pour chaque appel. Commandes clients vous permet de créer de nouveaux contrats "à la volée" lors de la création de nouveaux devis. Les détails de chaque nouveau contrat peuvent être copiés à partir d'un modèle existant.

• Utiliser Facturation de projet

Les entreprises dont les projets sont plus longs et plus complexes, telles que les entreprises de construction, utilisent généralement la facturation de projet et sont susceptibles de traiter des coûts additionnels dans Comptes fournisseurs.

Le report de l'expédition dans Commandes clients conclut les transactions pour CmC. La transaction est envoyée à Gestion de projet qui calcule le montant de facturation total et la portion du coût de la commande.

Vous pouvez ensuite traiter la facturation de la transaction dans l'écran Créer chiffrier de facturation de Gestion de projet.

Remarque : Si vous créez une commande ou une expédition pour un client pour lequel aucun enregistrement n'existe dans Commandes clients et vous sélectionnez l'option Facturation-Projet, vous ne pourrez pas ajouter de détails de commande ou d'expédition, à moins que le modèle par défaut comprenne un groupe de taxes. (Si vous choisissez la facturation de projet, le groupe de taxes n'est pas modifiable et celui-ci sera vierge à moins d'être spécifié dans le modèle.)

Types de contrats et de projets facturés dans Commandes clients

Type de projet et méthode comptable	Facturation	Notes
Projet Temps et matériaux, méthode comptable Facturations et coûts ou Comptabilité d'exercice Projet Prix fixe, méthode comptable Facturations et coûts ou Comptabilité d'exercice	Vous pouvez choisir de facturer dans Commandes clients ou Gestion de projet	Si vous facturez dans Commandes clients, les coûts et les produits sont envoyés de Comptes clients à Gestion de projet (GP) lors du report de la facture dans CC. Les coûts et les produits sont constatés pendant le report de CC. Vous pouvez traiter des commandes, des expéditions, des factures, des notes de débit et des notes de crédit dans Commandes clients. Si vous facturez dans Gestion de projet, l'expédition conclut la commande et les coûts sont envoyés à GP pour être facturés dans l'écran Créer chiffrier de facturation. Pour les projets Temps et matériaux, le type, le taux et le montant total de la facturation sont aussi envoyés à Gestion de projet lors du report d'une expédition. Vous ne pouvez pas traiter des factures, des notes de débit ni des notes de crédit dans Commandes clients. Les coûts et les produits sont constatés dans GP lors de la constatation du produit.
Projet Temps et matériaux, méthode Achèvement du projet Projet Prix fixe, méthode Avancement du projet ou Achèvement du projet Projet Coût majoré, méthode Avancement basé sur le coût total, Achèvement du projet, Avancement basé sur le nombre d'heures travaillées, Facturations et coûts, Avancement basé sur la catégorie ou Comptabilité d'exercice.	La facturation s'effectue dans Gestion de projet	L'expédition conclut la commande et les coûts sont envoyés à Gestion de projet (GP) pour être facturés dans l'écran Créer chiffrier de facturation. Pour les projets Temps et matériaux, le type, le taux et le montant total de la facturation sont aussi envoyés à Gestion de projet lors du report d'une expédition. Vous ne pouvez pas traiter des factures, des notes de débit ni des notes de crédit dans Commandes clients. Les coûts et les produits sont constatés dans GP lors de la constatation du produit.

Si vous créez la facture dans Commandes clients, vous pouvez sélectionner la comptabilisation de la retenue.

Si vous créez la facture dans Gestion de projet, vous ne pouvez pas sélectionner la comptabilisation de la retenue dans Commandes clients car vous déterminerez tous les montants de factures dans Gestion de projet.

Devis et estimations

Les contrats créés à partir de devis de Commandes clients apparaissent comme estimations dans Gestion de projet. Les lignes de détails que vous ajoutez à un devis de Commandes clients actualisent les montants de l'estimation du contrat au moment du report du devis dans Commandes clients. (L'état du contrat peut être Ouvert, mais l'état du projet doit être Estimation.)

Lorsque vous modifiez le type de commande à Ouverte et reportez la commande, Commandes clients fixe l'état du projet sur Ouvert pour chaque projet auquel vous reportez un détail.

Lignes de détail de commande

Sur une commande associée à une tâche, chaque ligne de détail doit être imputée à une catégorie de coût existante dans un contrat et dans un projet ouverts.

Dans Gestion de projet, chaque catégorie se voit attribuée un type de coût, ainsi qu'une classe de coût (comme main-d'œuvre, matériaux, matériel, sous-traitant, frais généraux ou frais divers).

• Les détails d'articles assignent des articles d'inventaire à des tâches; la catégorie à laquelle ils correspondent doit donc utiliser une classe de coût de matériaux.
• Les détails de frais divers vous permettent d'assigner des coûts à toutes les autres classes de coûts—main-d'œuvre, équipement, sous-traitant, frais généraux et coûts divers.

La configuration de Gestion de projet consiste à :

• Décider comment vous allez facturer vos clients—dans Commandes clients ou dans Gestion de projet.
• Configurer des contrats et des projets Vous pouvez : Définir des modèles de projets que vous pouvez copier pour chaque nouvelle commande dans l'Assistant pour nouveau contrat de Commandes clients. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Utiliser l'Assistant pour nouveau contrat. Définir des tâches qui sont utilisées par des groupes de commandes.
• Pour chaque projet : Choisir si le coût par défaut des frais divers provient de l'enregistrement du frais divers ou du contrat. Pour les projets qui utilisent la méthode Comptabilité d'exercice ou Facturations et coûts, choisir si le taux de facturation provient du taux de facturation du contrat, d'une liste de prix du client ou d'une liste de prix spécifiée pour le projet.
• Ajouter les catégories de coûts et les ressources d'employés, matériel, sous-traitants, frais généraux, coûts divers et matériaux.

La configuration de Commandes clients consiste à :

• Ajouter des frais divers aux ressources d'employés, au matériel, aux sous-traitants et aux coûts divers que vous voulez inclure aux commandes associées à une tâche.
• Sélectionner l'option Autoriser pour tâches lorsque les frais divers sont associés à une tâche.

Frais divers

Les frais divers remplissent plusieurs fonctions dans les commandes associées à une tâche :

• Ils vous permettent d'enregistrer des transactions internes "non-matériau", telles que le matériel, les sous-traitants et la main-d'œuvre.
• Ils vous permettent d'ajouter des frais dans les commandes des clients et de facturer des frais externes tels que le transport (UPS ou FedEx).

Pour créer des frais divers pour des commandes associées à une tâche, vous devez sélectionner l'option Autoriser pour tâche dans l'écran Frais divers de CmC, puis spécifier :

• Un coût total. Pour chaque projet de GP, vous pouvez choisir d'utiliser ce coût par défaut ou le coût du contrat.
• Un compte de charges de frais divers.
• Un compte d'attente de frais divers.

Vous pouvez imputer des frais divers à toutes les catégories avec n'importe quel type de coût, excepté les matériaux. Vous devez utiliser des lignes de détails de l'article sur les commandes pour les types de coût de matériaux.

Remarque : Dans Gestion de projet, vous pouvez choisir pour chaque projet, si vous voulez utiliser le montant spécifié dans Commandes clients pour le frais divers ou utiliser un taux de facturation par défaut spécifié pour le contrat dans GP.

Taxes

Bien que Gestion de projet permet de spécifier des groupes de taxes par projet, si vous dressez la facture dans Commandes clients, le groupe de taxes spécifié pour la commande s'applique à tous les contrats et projets répertoriés dans les détails du document de Commandes clients. Si vous devez utiliser des groupes de taxes différents pour plusieurs contrats et projets, vous devez saisir ces détails sur des commandes distinctes.

Notez que cette condition ne s'applique pas si le document utilise la facturation de projet—dans ce cas, le groupe de taxes du projet servira à calculer la taxe, car la facture sera créée dans Gestion de projet.

Remarque : Si vous créez une commande ou une expédition pour un client non répertorié (un client pour lequel aucun enregistrement n'existe dans Commandes clients) et vous sélectionnez l'option Facturation-Projet, vous ne pourrez pas ajouter de détails de commande ou d'expédition à moins que le modèle par défaut comprenne un groupe de taxes. (Si vous choisissez la facturation de projet, le groupe de taxes n'est pas modifiable et celui-ci sera vierge à moins d'être spécifié dans le modèle.)

Paiements anticipés

Lorsque vous enregistrez des paiements anticipés associés à une tâche, vous ventilez aussi le montant du paiement aux détails de la commande.

Commandes clients vous permet de ventiler automatiquement des montants du paiement à des détails particuliers ou de réaliser une ventilation descendante en commençant par le premier détail associé à une tâche. Si vous le préférez, vous pouvez modifier les montants de la ventilation vous-même.

Intégration de Comptes clients

Si vous facturez des commandes dans Commandes clients, le traitement de clôture journalière enverra des factures de Commandes clients à Comptes clients et, le coûts et les produis seront reportés ensemble dans Comptes clients.

Lorsque Comptes clients crée la facture, il n'utilise pas le compte Travaux en cours, ni les comptes Facturations, pour reporter les coûts et produits; au lieu de cela, il utilise les comptes Coût des ventes et Produits définis dans le projet ou dans la catégorie.

Les factures de Commandes clients reportées dans Comptes clients sont traitées comme un chiffrier de facturation dans GP, où les transactions de coûts portent la mention Facturées, et elles n'apparaîtront pas sur le rapport Travaux en cours âgés.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Écritures de journal créées pour des transactions reportées de Commandes clients.

Bons de commande créés à partir de commandes associées à une tâche

Si vous créez des bons de commande à partir de commandes saisies dans Commandes clients et les détails sont associés à une tâche, Commandes fournisseurs supprime les champs associés à la tâche lors de la création du bon de commande. Il empêche ainsi que Saisie des réceptions utilise le compte Travaux en cours et surévalue TEC, auquel la commande a déjà été débitée.

Voici ce à quoi l'écriture de la réception reportée par Commandes clients ressemble :

Compte du GL	Débit	Crédit
Compte de contrôle des stocks	X
Compte de contrôle des comptes fournisseurs		X

Comptabilisation en double des coûts des articles et des frais divers

Des erreurs de traitement peuvent se produire lorsque vous facturez des frais externes à vos clients (services ou biens fournis par un tiers que vous recevez dans Commandes fournisseurs ou que vous enregistrez dans Comptes fournisseurs).

Si vous utilisez plusieurs programmes de comptabilité pour traiter des biens et services correspondant à une tâche, vous devez décider quels programmes enregistreront les coûts et les assigneront aux tâches.

Par exemple, si vous saisissez un bon de commande associé à une tâche dans Commandes fournisseurs; assignez les articles à un contrat, projet, catégorie et ressource spécifiques (le cas échéant); puis créez une commande dans Commandes clients et assignez les mêmes articles au même contrat, projet, catégorie et ressource. Le compte Travaux en cours sera réévalué (coûts enregistrés deux fois) et il en sera de même pour Maintenance des contrats.

De même, si vous saisissez une commande associée à une tâche, dans Commandes clients, qui comprend des frais divers d'expédition, puis traitez une facture de Comptes fournisseurs pour les mêmes frais et la traitez comme facture associée à une tâche, vous enregistrerez deux fois les frais pour la tâche.

Si vous facturez dans Gestion de projet, il peut être judicieux d'omettre le frais divers sur la commande dans Commandes clients et enregistrer la transaction dans Comptes fournisseurs. Le frais d'expédition pour la tâche sera ensuite récupéré dans le chiffrier de facturation et ajouté à la facture créée dans Comptes clients.

Quoi qu'il en soit, vous devez décider quand et comment vous voulez transférer des coûts aux tâches, puis définir les procédures de traitement de ces coûts.

Déterminer les prix

La manière dont sont déterminés les prix dépend du style et du type de projet, ainsi que de la méthode comptable.

Pour les projets et les méthodes comptables suivants, vous définissez la source par défaut du prix dans le champ Taux de facturation implicite à l'onglet Projet de Maintenance des contrats.

• Projets Temps et matériaux qui utilisent les méthodes Facturations et coûts ou Comptabilité d'exercice
• Projets Temps et matériaux qui utilisent la méthode Achèvement du projet
• Projets Prix fixe qui utilisent les méthodes Facturations et coûts ou Comptabilité d'exercice

Pour définir la source par défaut du prix :

• Sélectionnez Utiliser liste de prix client pour utiliser la liste de prix assignée au client.
• Sélectionnez Utiliser liste de prix spécifiée pour utiliser une liste de prix assignée au projet.

• Sélectionnez Taux facturation pour utiliser le prix spécifié dans le contrat :

  • Si le projet est un projet standard, le taux de facturation assigné à la ressource (matériaux) de l'article (et client) sera utilisé comme prix unitaire par défaut.

  • Si le projet est un projet simple, le taux de facturation assigné à la catégorie de matériaux (et client) sera utilisé comme prix unitaire par défaut.

    Si vous saisissez des commandes ou des expéditions associées à une tâche pour lesquelles :

    • UdeM de commande par défaut = Unité du prix (spécifiée dans l'écran Options de CmC).
    • Taux de facturation par défaut = Taux de facturation (défini pour le projet dans Gestion de projet).

    Commandes clients utilise l'unité de mesure de la liste de prix courante comme unité de mesure par défaut, puis recalcule le prix unitaire en fonction du taux de facturation spécifié dans Maintenance des contrats de GP.

Pour tous les autres projets Prix fixe et Coût majoré :

• Le report de l'expédition conclut la transaction dans Commandes clients et celle-ci est envoyée à Gestion de projet. Une fois que le projet est achevé, le Chiffrier de facturation de GP traitera toutes les transactions et créera une facture pour tous les coûts cumulés.

• Vous pouvez traiter la facturation de la transaction dans l'écran Créer chiffrier de facturation de Gestion de projet ou vous pouvez saisir manuellement des factures dans Comptes clients.

• Le prix unitaire est mis à zéro et seuls les coûts sont traités car :

  • Pour les projets Prix fixe, le prix est établit en fonction d'un montant fixe pour le projet.

  • Pour les projets Coût majoré, le coût est calculé lors du report d'une expédition et lors de l'évaluation des coûts selon la méthode d'évaluation assignée aux articles d'inventaire dans Gestion des stocks.

Pour les projets Prix fixe qui utilisent la méthode Achèvement du projet

• Une fois que le projet est achevé, le Chiffrier de facturation de GP pourra traiter toutes les transactions et créer une facture pour tous les coûts cumulés jusqu'au montant du prix fixe.

Pour les projets Prix fixe qui utilisent la méthode Avancement du projet

• La facturation est déterminée en fonction de l'avancement du projet et utilise les coûts estimatifs courants et les coûts réels (et non l'achat d'articles individuels).

Pour les projets Coût majoré qui utilisent les méthodes Facturations et coûts ou Comptabilité d'exercice

• Le prix unitaire est mis à zéro et seule la portion du coût de la commande est traitée. Le prix à facturer est déterminé dans GP en utilisant le coût réel des articles, en fonction des méthodes d'évaluation des coût assignées dans Gestion des stocks (et est calculé lors de l'expédition et pendant le traitement de clôture journalière).

Pour les projets Coût majoré qui utilisent les méthodes Avancement basé sur le coût total ou Avancement basé sur la catégorie

• L'avancement est calculé pendant le traitement de création du chiffrier de facturation dans Gestion de projet. Le montant à facturer est déterminé en fonction de l'avancement du projet ou de la catégorie et utilise les coûts estimatifs courants et les coûts réels (et non l'achat d'articles individuels).

Pour les projets Coût majoré qui utilisent la méthode Avancement basé sur le nombre d'heures travaillées

• Le client est facturé au niveau du projet. L'avancement est déterminé en fonction de la quantité estimative courante et de la quantité réelle (heures de travail) pour chaque catégorie du projet, ainsi que du pourcentage du coût majoré de la catégorie.

Pour les projets Coût majoré qui utilisent la méthode Achèvement du projet

• La facturation a lieu lorsque l'état du projet passe à Terminé et le calcul se réalise dans l'écran Créer chiffrier de facturation de Gestion de projet.

Coût des trousses d'articles dans les commandes associées à une tâche

Les trousses d'articles sont traitées différemment dans Gestion de projet que dans Commandes clients.

Dans Commandes clients, une trousse d'article est un ensemble d'articles distincts pour lequel le produit est constaté au niveau principal, alors que les coûts sont constatés pour chaque article de la trousse.

Toutefois, dans Gestion de projet, une trousse d'articles est traitée comme un article unique, aussi bien pour les produits que pour les coûts.

Pour les commandes associées à une tâche, cela signifie que :

• Commandes clients ajoute le coût de tous les composants de la trousse afin de créer un coût unique pour Gestion de projet. Gestion de projet pourra ainsi constater un montant de produits et un montant de coûts.
• Si vous appariez des transactions de Gestion des stocks avec celles de Gestion de projet, GS fournira à GL une série d'écritures de coût de composants, alors que GP fournira à GL un coût principal unique.