Expédier des marchandises aux clients

Remarque : Si vous expédiez une commande qui avait été saisie dans le module Commandes clients, vous devez traiter l'expédition dans Commandes clients.

  • Déterminez les numéros d'expédition à utiliser pour les nouvelles expéditions ou laissez le programme attribuer automatiquement des numéros.
  • Déterminez si vous voulez reporter chaque nouvelle expédition au moment de la saisie ou bien les sauvegarder afin de les reporter ultérieurement dans un lot en utilisant l'écran Reporter transactions.
  • Déterminez les numéros d'expédition pour lesquels vous souhaitez reporter des retours.

Pour ajouter des expéditions de stocks dans le module Gestion des stocks :

  1. Ouvrez Gestion des stocks > Transactions de G.S. >  Expéditions.

  2. Laissez la valeur ***NOUVEAU*** dans le champ N° expédition et appuyez sur la touche de tabulation pour commencer à saisir une nouvelle expédition.

    Conseil : Si la valeur ***NOUVEAU*** ne s'affiche pas, cliquez sur le bouton Nouveau Bouton Nouveau.

    Le programme assigne automatiquement un numéro de document lors de la sauvegarde ou lors du report de la transaction.

    Vous pouvez aussi saisir vous même un numéro de transaction et appuyer sur Tab.

  3. Dans le champ Type saisie, sélectionnez Expédition.
  4. Dans le champ Date d'expédition, saisissez la date de l'expédition ou sélectionnez-la dans l'icône du calendrier.

    Gestion des stocks affiche automatiquement la date de session comme date par défaut, mais vous pouvez la changer. (La date de session est la date que vous avez saisie lors du lancement de Sage 300).

    Vous pouvez également saisir une date de report distincte qui détermine l'exercice et la période fiscale auxquels la transaction est reportée dans le grand livre.

    Vous pouvez modifier la date du document et la date de report, mais vous ne pouvez pas directement changer l'exercice et la période.

  5. Dans le champ Date report, saisissez la date à laquelle vous voulez reporter la transaction dans le grand livre.
  6. Dans le champ Date report, saisissez la date à laquelle vous voulez reporter la transaction dans le grand livre.
  7. Saisissez une description et une référence facultatives de l'expédition.

  8. Si les articles sont expédiés à un client de Comptes clients, utilisez le dépisteur situé à côté du champ N° client pour sélectionner le numéro de client ou tapez le numéro voulu dans le champ.

    Si vous ne spécifiez pas de client existant, saisissez les renseignements concernant la personne à contacter (tels que son nom et son numéro de téléphone) dans le champ Contact.

  9. Dans le champ Liste de prix, sélectionnez la liste de prix voulue pour l'expédition.

    Le programme affiche la liste de prix par défaut du client, mais vous pouvez la changer.

    Vous pouvez remplacer n'importe quel prix sur chaque ligne de détail.

  10. Cliquez sur le bouton Zoom Bouton Zoom à côté de la case à cocher Champs option. afin d'ajouter les données de champs optionnels voulues à cette expédition.
  11. Si vous utilisez la comptabilité multidevise, spécifiez la devise et le cours du change de tous les prix.

    Conseil : Cliquez sur le bouton Zoom Bouton Zoom situé à côté du champ Cours change pour modifier les renseignements relatifs au cours du change.

  12. Dans la table, effectuez ce qui suit pour chaque article que vous expédiez :
    1. Tapez ou utilisez le dépisteur pour saisir le numéro d'article, l'emplacement, la quantité et l'unité de mesure.

      Si vous traitez des articles en série ou lot, vous devez assigner des numéros de série ou de lot après avoir spécifié une quantité. Pour en savoir plus, consultez Assigner des numéros de série/lot aux expéditions.

    2. Saisissez le prix unitaire ou le prix total s'ils diffèrent du prix affiché par le programme.
    3. Au besoin, saisissez des commentaires, champs optionnels et compte d'encours pour les retours associées à une tâche connexe.
    4. Appuyez sur la touche d'insertion de votre clavier pour passer à une nouvelle ligne.

    Conseil : Cliquez sur le bouton Détail pour afficher tous les champs d'un détail dans un écran de saisie unique.

  13. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Reporter ou sur Sauvegarder, puis cliquez sur OK dans le message de confirmation.
    • Si vous cliquez sur Sauvegarder, Gestion des stocks sauvegarde la transaction pour que vous puissiez la modifier ou la reporter ultérieurement.
    • Si vous cliquez sur Reporter, Gestion des stocks reporte immédiatement la transaction.

      Important! Si vous utilisez l'option vous permettant de supprimer les transactions après le report, Gestion des stocks vous demande si vous voulez supprimer la transaction. Cliquez sur Non, sauf si votre entreprise supprime systématiquement les transactions reportées. Si vous supprimez la transaction reportée, vous ne pourrez pas faire de zoom avant vers les détails de la transaction dans Grand livre.

  14. Notez le numéro de l'expédition et cliquez sur OK dans le message de confirmation.
  1. Si vous avez sauvegardé les transactions au lieu de les reporter immédiatement :
    1. Imprimez les listes de transactions correspondant à toutes les transactions que vous avez saisies.
    2. Comparez les listes aux documents originaux et modifiez les transactions pour lesquelles des corrections sont nécessaires.
    3. Utilisez l'écran Reporter transactions pour reporter des transactions et pour mettre à jour les quantités et les coûts (en fonction des options de GS utilisées).
  2. Exécutez la clôture journalière pour mettre à jour les données d'audit, les données sur les coûts (si vous effectuez l'évaluation des coûts pendant le traitement de la clôture journalière) et les statistiques d'articles du module Gestion des stocks.
  3. Imprimez le journal de report des transactions reportées et conservez-le dans le cadre de votre piste d'audit.