Utiliser des marchandises à l'interne

Vous pourriez réceptionner des articles de stock et des actifs que vous prévoyez utiliser à l'interne. Vous enregistrez l'usage que votre entreprise fait des articles de stock dans l'écran Transactions-Usage interne. Suite...

Gestion des stocks vous permet de :

  • Enregistrer le retrait de marchandises des stocks à des fins d'usage interne

    Par exemple, un magasin de fournitures de bureau pourrait retirer un bureau de ses stocks pour un nouvel employé ou utiliser des fournitures de bureau, tels que du papier, des stylos et des crayons.

  • Importer des transactions d'usage interne à partir d'autres bases de données de Sage 300 ou à partir de programmes indépendants de Sage 300.
  • Exporter des transactions d'usage interne.
  • Assigner des numéros de série ou de lot pour l'usage interne d'articles en série ou lot (si vous disposez d'une licence de Stocks en série et Suivi des lots).

Si vous utilisez Sage Fixed Assets pour gérer les immobilisations dans votre entreprise, vous pouvez aussi indiquer que certains biens, retirés des stocks à des fins d'usage interne, sont des immobilisations. Sage 300 transfèrera les données relatives à l'immobilisation à Sage Fixed Assets. (Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Utiliser Gestion des stocks avec Sage Fixed Assets)

  • Ayez tous les renseignements relatifs à la transaction à portée de main, tels que le nom de la personne ou du service qui commande les marchandises.
  • Déterminez les numéros de transaction d'usage interne à utiliser pour les nouvelles transactions ou laissez le programme attribuer automatiquement des numéros.
  • Déterminez si vous voulez reporter chaque nouvelle transaction au moment de la saisie ou bien les sauvegarder afin de les reporter ultérieurement dans un lot en utilisant l'écran Reporter transactions.

Pour retirer des marchandises des stocks à des fins d'usage interne :

  1. Ouvrez Gestion des stocks > Transactions de G.S. >  Usage interne.

  2. Si la valeur ***NOUVEAU*** est affichée dans le champ Numéro transaction usage interne, appuyez sur la touche de tabulation pour commencer à saisir une nouvelle transaction.

    Si la valeur ***NOUVEAU*** ne s'affiche pas, cliquez sur le bouton Nouveau Bouton Nouveau.

    Le programme assigne automatiquement un numéro de document lors de la sauvegarde ou lors du report de la transaction.

    Remarque : Vous pouvez aussi saisir vous même un numéro de transaction et appuyer sur Tab.

  3. Dans la partie supérieure de l'écran, saisissez l'information d'en-tête de la transaction, comme suit :
    1. Spécifiez la date, l'exercice et la période auxquels la transaction sera reportée dans le grand livre.
    2. Saisissez une description et une référence facultatives pour la transaction d'usage interne.
    3. Saisissez ou sélectionnez la personne au sein de votre entreprise qui a commandé les marchandises. Si vous utilisez le module Paie (É.-U. ou Canada), vous pouvez choisir des employés dans le dépisteur.
    4. Cliquez sur le bouton Zoom Bouton Zoom pour ajouter des champs optionnels à cette transaction (ce bouton n'est visible que si vous utilisez des champs optionnels).
  4. Dans la table, utilisez une ligne distincte pour chaque détail de la transaction :
    1. Spécifiez le numéro d'article, la catégorie, l'emplacement, la quantité et l'unité de mesure.

      Si vous traitez des articles en série ou lot, vous devez assigner des numéros de série ou de lot après avoir spécifié une quantité. (Pour en savoir plus, consultez Assigner des numéros de série/lot à des transactions d'usage interne.)

    2. Tapez un commentaire facultatif.
    3. Saisissez des champs optionnels (si vous vous en servez).

    Remarque : Si vous saisissez une immobilisation et utilisez Sage Fixed Assets, consultez Identifier un article de stock en tant qu'immobilisation pour Sage Fixed Assets pour obtenir des directives concernant la saisie de données relatives aux immobilisations.

  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder ou Reporter.
    • Si vous cliquez sur Sauvegarder, Gestion des stocks sauvegarde la transaction pour que vous puissiez la modifier ou la reporter ultérieurement.

    • Si vous cliquez sur Reporter, Gestion des stocks reporte immédiatement la transaction.

      Important! Si vous utilisez l'option vous permettant de supprimer les transactions après le report, Gestion des stocks vous demande si vous voulez supprimer la transaction. Cliquez sur Non, sauf si votre entreprise supprime systématiquement les transactions reportées. Si vous supprimez la transaction reportée, vous ne pourrez pas faire de zoom avant vers les détails de la transaction dans Grand livre.

  6. Notez le numéro de la transaction et cliquez sur OK dans le message de confirmation.
  • Si vous avez sauvegardé les transactions au lieu de les reporter immédiatement :
    • Imprimez le rapport Liste des transactions pour répertorier toutes les transactions que vous avez saisies.
    • Comparez les listes aux documents originaux et modifiez les transactions au besoin.
    • Utilisez l'écran Reporter transactions pour reporter des transactions et pour mettre à jour les quantités et les coûts (en fonction des options de configuration utilisées).
  • Après avoir reporté des transactions d'usage interne, exécutez la clôture journalière pour mettre à jour les données d'audit, les données sur les coûts (si vous effectuez l'évaluation des coûts pendant le traitement de la clôture journalière) et les statistiques d'articles du module Gestion des stocks.
  • Imprimez le rapport Liste des transactions ou Journal de report pour les transactions d'usage interne afin de vérifier les transactions que vous avez sauvegardées et reportées.