Sage 300 offre une intégration complète avec Sage Fixed Assets et vous permet ainsi de saisir des transactions d'actifs dans Gestion des stocks, Commandes fournisseurs, Comptes fournisseurs et Transactions intersociétés.
Vous utilisez l'écran Usage interne dans Gestion des stocks de Sage 300 pour sortir des articles des stocks afin de les utiliser à l'interne et pour les identifier comme immobilisations dans Sage Fixed Assets.
Remarque : Vous devez installer Sage Fixed Assets et configurer Intégration de Sage Fixed Assets avant de pouvoir utiliser cette fonctionnalité.
Avant de commencer
- Ayez tous les renseignements relatifs à la transaction à portée de main, tels que le nom de la personne ou du service qui commande les marchandises, le gabarit utilisé pour créer l'immobilisation dans Sage Fixed Assets, la valeur de l'immobilisation pour Sage Fixed Assets et si chaque immobilisation fera l'objet d'un suivi individuel.
- Déterminez les numéros de transaction d'usage interne à utiliser pour les nouvelles transactions ou laissez le programme attribuer automatiquement des numéros.
Pour enregistrer l'usage interne de stocks pour Sage Fixed Assets :
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Gestion des stocks > Transactions de G.S. > Usage interne.
- Si la valeur ***NOUVEAU*** est affichée dans le champ Numéro transaction usage interne, appuyez sur la touche de tabulation pour commencer à saisir une nouvelle transaction.
Si la valeur ***NOUVEAU*** ne s'affiche pas, cliquez sur le bouton Nouveau
Le programme assigne automatiquement un numéro de document lors de la sauvegarde ou lors du report de la transaction.
Remarque : Vous pouvez aussi saisir vous même un numéro de transaction et appuyer sur Tab.
- Dans la partie supérieure de l'écran, saisissez l'information d'en-tête de la transaction, comme suit :
- Spécifiez la date, l'exercice et la période auxquels la transaction sera reportée dans le grand livre.
- Saisissez une description et une référence facultatives pour la transaction d'usage interne.
- Saisissez ou sélectionnez la personne au sein de votre entreprise qui a commandé les marchandises. Si vous utilisez le module Paie (É.-U. ou Canada), vous pouvez choisir des employés dans le dépisteur.
- Cliquez sur le bouton Zoom
- Dans la table, utilisez une ligne distincte pour chaque détail de la transaction :
- Spécifiez le numéro d'article de l'immobilisation que vous retirez des stocks, ainsi que son emplacement, la quantité et l'unité de mesure. Conseils :
- Appuyez sur la touche Insérer pour commencer une nouvelle ligne.
- Sélectionnez une ligne de détail, puis cliquez sur le bouton Détail (ou appuyez sur la touche F9) pour utiliser l'écran de saisie de détail.
- Sélectionnez l'option Immobilisations, puis cliquez sur le bouton Zoom
- Dans l'écran Immobilisations, saisissez les données de l'enregistrement de l'immobilisation de la manière suivante :
- Si vous voulez utiliser un gabarit différent du gabarit par défaut, utilisez le dépisteur du champ Gabarit pour en sélectionner un autre.
Autrement, vous pouvez soit accepter le code de gabarit par défaut ou effacer la saisie de ce champ. (Il n'est pas nécessaire d'utiliser un gabarit pour créer l'immobilisation dans Sage Fixed Assets.)
- Dans le champ Description, saisissez la description que vous voulez utiliser pour l'immobilisation dans Sage Fixed Assets.
- Si vous utilisez plus d'une immobilisation et vous voulez créer des enregistrements d'immobilisations distincts pour chaque article dans Sage Fixed Assets, sélectionnez l'option Actifs distincts.
Le programme ventile proportionnellement la valeur de l'immobilisation saisie dans l'écran Immobilisations à chaque enregistrement de Sage Fixed Assets qu'il crée. Par exemple, pour une quantité de 10 et une valeur de 25 000 $, le programme crée 10 enregistrements d'immobilisation d'une valeur de 2 500 $ chacun.
- Dans le champ Quantités immobilisations, tapez la quantité des immobilisations que vous retirez des stocks à des fins d'usage interne. Si vous traitez des articles en série ou lot, vous devez assigner des numéros de série ou de lot après avoir spécifié une quantité. (Pour en savoir plus, consultez Assigner des numéros de série/lot à des transactions d'usage interne.)
- Dans le champ UdeM immobilisations, tapez l'unité de mesure des quantités que vous avez saisies.
- Dans le champ Valeur immobilisations, tapez la valeur à enregistrer pour l'immobilisation dans Sage Fixed Assets.
- Si vous voulez utiliser un gabarit différent du gabarit par défaut, utilisez le dépisteur du champ Gabarit pour en sélectionner un autre.
- Spécifiez le numéro d'article de l'immobilisation que vous retirez des stocks, ainsi que son emplacement, la quantité et l'unité de mesure.
- Cliquez sur Fermer pour retourner à l'écran de saisie des détails.
- Cliquez sur Ajouter.
- Lorsque vous avez terminé d'ajouter des détails pour la transaction, cliquez sur Fermer pour retourner à l'écran principal Transactions-Usage interne.
- Cliquez sur Ajouter, puis sur Fermer.
Après avoir enregistré l'usage interne de stocks pour Sage Fixed Assets
- Si vous avez sauvegardé les transactions au lieu de les reporter immédiatement :
- Imprimez les listes de transactions correspondant à toutes les transactions que vous avez saisies.
- Comparez les listes aux documents originaux et modifiez les transactions pour lesquelles des corrections sont nécessaires.
- Utilisez l'écran Reporter transactions pour reporter des transactions et pour mettre à jour les quantités et les coûts (en fonction des options de GS utilisées).
- Exécutez la clôture journalière pour mettre à jour les données d'audit, les données sur les coûts (si vous effectuez l'évaluation des coûts pendant le traitement de la clôture journalière) et les statistiques d'articles du module Gestion des stocks.
- Exécutez Créer immobilisations dans Intégration de Sage Fixed Assets pour mettre à jour les informations relatives aux immobilisations dans Sage Fixed Assets.
- Imprimez le journal de report des transactions reportées et conservez-le dans le cadre de votre piste d'audit.