Écran Intégration GL de GS

Ouvrez Gestion des stocks > Configuration de G.S. > Intégration GL.

Cliquez sur ce bouton pour ouvrir l'écran Détail intégration GL dans lequel vous pouvez sélectionnez les segments à utiliser pour les références et les descriptions des transactions et détails de transaction du GL.

Cliquez sur ce bouton pour inclure les segments sélectionnés à la gauche de l'écran dans la description ou référence de la transaction que vous mettez à jour.

Cliquez sur ce bouton pour exclure les segments sélectionnés à la droite de l'écran si vous ne voulez pas les utiliser dans la description ou référence de la transaction que vous mettez à jour.

Utilisez l'option Consolider lots du GL à l'écran Intégration GL pour indiquer si vous voulez combiner les détails des transactions d'un même compte de grand livre dans un seul détail ou si vous préférez envoyer les détails non consolidés des transactions de Gestion des stocks vers le Grand livre.

La consolidation réduit le montant d'information contenue dans le lot de grand livre et permet d'obtenir une Liste de transactions du GL plus courte.

Vous pouvez choisir entre :

  • Ne pas consolider. Tous les détails reportés dans Gestion des stocks seront inclus dans le lot de transactions du Grand livre.

    Sélectionnez cette option si vous utilisez des champs optionnels et transférez des données de champ optionnel à partir de détails de transaction de GS à des détails de transaction du GL.

  • Consolider détails de transaction par compte. Tous les détails d'une transaction ayant le même numéro de compte du grand livre sont regroupés dans un détail si la description du détail de GL et la référence du détail de GL sont aussi les mêmes. Le programme ne pourra pas consolider des détails dont la description et la référence sont différentes.

    Choisissez cette option si vous n'utilisez pas de champs optionnels, mais souhaitez néanmoins associer des transactions de grand livre à des documents d'origine (pour effectuer un zoom avant ou maintenir une piste d'audit manuelle).

  • Consolider par compte et période. Tous les détails ayant le même numéro de compte de grand livre et la même période comptable sont regroupés dans un détail.
  • Consolider par compte, période et source Tous les détails ayant le même numéro de compte de grand livre, la même période comptable et le même code source sont regroupés dans un seul détail.

    Cette option consolidera des détails provenant de différentes transactions si vous créez des lots de transactions dans l'écran Créer lot du GL.

    Cette option consolidera des détails provenant de différentes transactions si vous créez des lots de transactions dans l'écran Créer lot du GL.

Remarque : La date de report des écritures consolidées est la dernière date de la période comptable.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez À propos de la consolidation de lots de GL.

Spécifiez le moment auquel vous voulez créer des transactions du grand livre en sélectionnant une des options suivantes :

  • Pendant le report ou pendant le traitement de clôture journalière. Cette option vous permet de créer des transactions de grand livre pendant le report ou pendant le traitement de clôture journalière — en fonction des paramètres que vous avez choisis à l'onglet Éval. coût de l'écran Options. Suite...

    Vous choisissez le moment auquel les transactions de GL et les informations d'audit sont créées à l'onglet Éval. coût de l'écran Options de GS. L'option Créer transactions de livres auxiliaires et info audit pendant de cet écran vous offre deux choix :

    • Pendant le report (disponible seulement si vous évaluez le coût des articles pendant le report)

      Les transactions de GL seront créées lors du report des transactions.

    • Pendant le traitement de clôture journalière

      Les transactions de GL seront créées lors du traitement de clôture journalière.

    Remarque : Ces choix peuvent avoir un impact important sur la rapidité du traitement des transactions dans Gestion des stocks, Commandes clients et Commandes fournisseurs. Si vous avez besoin d'accélérer le traitement des commandes, choisissez d'évaluer le coût des articles lors du traitement de clôture journalière (dans Options de GS) et créez les transactions de GL sur demande en utilisant l'icône Créer un lot.

    Remarque : Cette option varie en fonction des paramètres sélectionnés à l'onglet Éval. coût de l'écran Options de GS.

  • Sur demande en utilisant l'icône Créer un lot. Cette option vous permet de créer des transactions de grand livre au moment opportun. Suite...

    Une fois que vous avez créé les transactions, vous ne pouvez plus imprimer le rapport Transactions de GL dans Gestion des stocks. Si vous souhaitez imprimer le rapport, sélectionnez Sur demande en utilisant l'icône Créer un lot pour cette option. Vous devez ensuite imprimer le rapport avant d'utiliser l'écran Créer lot du GL pour créer les transactions.

    Vous pouvez changer votre choix à tout moment. Si vous utilisiez l'écran Créer lot du GL pour produire les transactions, imprimez une copie du dernier rapport Transactions G.L., puis créez des transactions en suspens avant de changer d'option.

Indiquez si vous voulez ajouter des nouvelles transactions de grand livre à des nouveaux lots ou créer des nouveaux lots et éventuellement les reporter automatiquement au grand livre. Suite...

Vous pouvez :

  • Ajouter des transactions de grand livre à un lot de Grand livre de Sage 300 existant.
  • Créer un nouveau lot de Grand livre à chaque fois que vous générez des transactions de GL.
  • Créer un nouveau lot de Grand livre à chaque fois que vous générez des transactions de GL et reporter automatiquement le lot dans le programme Grand livre.

Remarque : Si vous utilisez Stocks en série et Suivi des lots, vous ne pouvez pas utiliser cette option pour créer et reporter automatiquement des lots de GL pendant le report de transactions de GS.

Si vous voulez importer des lots automatiquement, vous devez choisir l'option permettant de créer des lots de grand livre auxiliaire pendant le traitement de clôture journalière (dans l'écran Options de GS).

Conseil : N'oubliez pas de créer et de reporter des lots de GL pour les transactions en cours avant de verrouiller des périodes pour le Grand livre.

Pour ne créer qu'un seul lot de Grand livre auquel toutes les transactions sont annexées, sélectionnez l'option Ajouter transactions du GL à un lot existant. Gestion des stocks doit utiliser la même base de données que Grand livre de Sage 300.

Si vous n'utilisez pas Grand livre de Sage 300 ou si votre système Grand livre de Sage 300 se trouve à autre endroit — Gestion des stocks annexe ses transactions de grand livre à un fichier appelé icgltran.csv dans le répertoire de données de votre entreprise. Celui-ci peut être importé par un site Grand livre distant de Sage 300 ou transféré à un autre grand livre de votre choix. Le fichier est en format CSV (comma separated values).

Ce champ affiche le dernier numéro de clôture journalière qui a été généré.

Cette colonne répertorie les divers types de transactions qui sont créés par le système Gestion des stocks, tels que les réceptions, les expéditions, les transactions d'usage interne, les ajustements ou les écritures consolidées de GL.

Vous pouvez modifier le code de type source de chaque type de transaction créé par GS. Vous ne pouvez pas modifier le code de grand livre auxiliaire source.  

Si vous modifiez le code du type source pour les codes sources, les nouveaux codes sources seront ajoutés automatiquement au module Grand livre, mais vous devrez mettre à jour les profils de journaux sources de GL afin d'inclure des transactions dans les journaux sources.

La combinaison du code de grand livre auxiliaire source et le code de type source s'appelle un code source dans le module Grand livre.

Cette colonne affiche le code de grand livre auxiliaire source pour toutes les transactions de grand livre créées par le module Gestion des stocks.

Vous pouvez modifier le code de type source pour chaque type de transaction créé par GS, mais vous ne pouvez pas modifier le code de grand livre auxiliaire source.

La combinaison du code de grand livre auxiliaire source et le code de type source s'appelle un code source dans le module Grand livre.

Cette colonne répertorie les codes de deux caractères assignés aux divers types de transactions créés par le systèmes Gestion des stocks, tels que les réceptions, les expéditions, les ajustements ou les écritures consolidées de GL.

Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le code de type source de chaque type de transaction créé par GS. Vous ne pouvez pas modifier le code de grand livre auxiliaire source.

Si vous modifiez le code du type source pour les codes sources, les nouveaux codes sources seront ajoutés automatiquement au module Grand livre, mais vous devrez mettre à jour les profils de journaux sources de GL afin d'inclure des transactions dans les journaux sources.

Description de l'onglet Champ optionnel.

Sélectionnez le type de données que vous voulez afficher avec les détails non consolidés dans la colonne Commentaire du rapport Transactions de GL, ainsi que dans ce champ dans le lot de grand livre.

Vous pouvez assigner une ou plusieurs informations (segments) à chaque champ de transaction de GL, pourvu que la longueur des segments et des séparateurs ne dépasse pas 60 caractères. Les champs qui dépassent cette limite seront tronqués lors du report des transactions de grand livre.

Si vous ne consolidez pas les transactions de grand livre, les données de tous les champs de GL sont envoyées au Grand livre.

Les données que vous pouvez sélectionner varient en fonction du type de transaction de GS pour laquelle vous assignez des données. Par exemple, vous pouvez inclure des données telles que le numéro d'article, le numéro de document, l'emplacement, le numéro de bon de commande, le numéro de réception, le numéro de référence, le code source, le numéro de clôture journalière ou le numéro de saisie. Vous pouvez séparer les données à l'aide de barres, parenthèses, traits d'union, points, espaces ou carrés.

Lorsque vous créez des transactions de grand livre, si aucune donnée n'existe dans le champ de transaction source, le champ sera en blanc dans la transactions de grand livre.

Sélectionnez le type de données que vous voulez afficher avec les détails non consolidés dans la colonne Description du rapport Transactions de GL, ainsi que dans ce champ dans le lot de grand livre. (Le champ Description-Détail correspond à la description sur chaque ligne de détail et non à la description principale de la transaction de Grand livre.)

Vous pouvez assigner une ou plusieurs informations (segments) à chaque champ de transaction de GL, pourvu que la longueur des segments et des séparateurs ne dépasse pas 60 caractères. Les champs qui dépassent cette limite seront tronqués lors du report des transactions de grand livre.

  • Lorsque vous consolidez les transactions du grand livre, la description de chaque transaction est remplacée par "Consol. par GS tel jour." (Notez que lorsqu'il n'y a qu'une transaction d'un type donné, la description de la transaction correspond à ce que vous avez sélectionné dans l'onglet Intégration de l'écran Options.)

  • Si vous ne consolidez pas les transactions de grand livre, les données de tous les champs de GL sont envoyées au Grand livre.

    Les données que vous pouvez sélectionner varient en fonction du type de transaction de GS pour laquelle vous assignez des données.

    Par exemple, vous pouvez inclure des données telles que le numéro d'article, le numéro de document, l'emplacement, le numéro de bon de commande, le numéro de réception, le numéro de référence, le code source, le numéro de clôture journalière ou le numéro de saisie. Vous pouvez séparer les données à l'aide de barres, parenthèses, traits d'union, points, espaces ou carrés.

  • Lorsque vous créez des transactions de grand livre, si aucune donnée n'existe dans le champ de transaction source, le champ sera en blanc dans la transactions de grand livre.

Sélectionnez le type de données que vous voulez afficher avec les détails non consolidés dans la colonne Référence du rapport Transactions de GL, ainsi que dans ce champ dans le lot de grand livre.

Vous pouvez assigner une ou plusieurs informations (segments) à chaque champ de transaction de GL, pourvu que la longueur des segments et des séparateurs ne dépasse pas 60 caractères. Les champs qui dépassent cette limite seront tronqués lors du report des transactions de grand livre.

  • Lorsque vous consolidez les transactions de grand livre, la référence de chaque transaction reste en blanc et la description de chaque transaction est remplacée par "Consol. par GS tel jour." (Notez que lorsqu'il n'y a qu'une transaction d'un type donné, la référence et la description de la transaction correspondent à ce que vous avez sélectionné dans l'écran Intégration GL.)

  • Si vous ne consolidez pas les transactions de grand livre, les données de tous les champs de GL sont envoyées au Grand livre.

    Les données que vous pouvez sélectionner varient en fonction du type de transaction de GS pour laquelle vous assignez des données.

    Par exemple, vous pouvez inclure des données telles que le numéro d'article, le numéro de document, l'emplacement, le numéro de bon de commande, le numéro de réception, le numéro de référence, le code source, le numéro de clôture journalière ou le numéro de saisie. Vous pouvez séparer les données à l'aide de barres, parenthèses, traits d'union, points, espaces ou carrés.

  • Lorsque vous créez des transactions de grand livre, si aucune donnée n'existe dans le champ de transaction source, le champ sera en blanc dans la transactions de grand livre.

Le champ Description de l'écriture correspond à la principale description de la transaction de Grand livre (et non la description figurant sur la ligne de chaque détail).

Vous pouvez assigner une ou plusieurs informations (segments) à la description pour chaque transaction de GL, pourvu que la longueur des segments et des séparateurs ne dépasse pas 60 caractères. Les champs qui dépassent cette limite seront tronqués lors du report des transactions de grand livre.

Si vous utilisez l'option Sur demande en utilisant l'icône Créer un lot pour consolider des transactions du grand livre, la description de chaque transaction de GL est remplacée par "Consol. par GS tel jour" (à moins qu'il n'existe qu'une transaction pour un type de transaction donné).

Les données que vous pouvez sélectionner varient en fonction du type de transaction de GS pour laquelle vous assignez des données.

Configurer le module Contrôle des stocks

Aperçu

Vous utilisez l'écran Intégration GL de GS pour sélectionner les options et paramètres qui déterminent comment votre livre auxiliaire de Gestion des stocks interagit avec votre grand livre.

Onglet Intégration

Utilisez cet onglet pour réaliser les tâches suivantes :

Onglet Transactions

Utilisez cet onglet pour réaliser les tâches suivantes :