Chaque devis, commande, expédition, facture, note de crédit et note de débit doit avoir un numéro unique dans Commandes clients.
Les numéros de document peuvent contenir de 1 à 22 caractères, y compris un préfixe alphanumérique de 6 caractères maximum.
Pour assigner des numéros aux commandes, factures et notes de crédit, vous pouvez utiliser un des formats suivants :
Après avoir spécifié le prochain numéro à utiliser pour chaque type de transaction, Commandes clients assigne automatiquement le prochain numéro disponible à chaque transaction suivante de chaque type. Vous pouvez également assigner des numéros manuellement, mais si vous utilisez la numérotation automatique, vos procédures d'audit seront plus simples car vous ne pourrez pas omettre des numéros par mégarde.
Lorsque Commandes clients arrive au dernier numéro disponible pour un type de document (une série de 9), il reprend à zéro.
Remarque : Dans l'écran Options de CmC, si vous voulez remplacer le numéro suivant par un nombre inférieur, vous devez également modifier le préfixe. Cela vous évitera de créer deux documents avec le même numéro du document et le même préfixe.
Si vous saisissez vos propres numéros de document lorsque vous ajoutez des transactions, Commandes clients ne met pas à jour le numéro suivant dans l'écran Options de CmC, même si vous utilisez le numéro que le programme aurait assigné.