Champs et contrôles
À extourner
Sélectionnez cette option pour extourner l'écriture de journal récurrente dans la prochaine période.
Débits / Crédits
Le crédit et débit actuels, ainsi que le montant de l'écart (le cas échéant), sont affichés en dessous de la table des détails.
Description de l'écriture
Saisissez une description d'un maximum de 60 caractères pour le type d'écriture de journal que vous créez—par exemple, un loyer mensuel, une cotisation annuelle à un régime d'assurance ou une échéance bi-annuelle de paiement d'intérêts sur obligations.
Mode de saisie
Sélectionnez le mode de saisie de détails voulu :
- Normal. Saisissez toutes les informations correspondant à tous les détails, sans copier la moindre information.
- Rapide. Après avoir saisi la première ligne de détail, copiez les informations des champs Référence et Description à toutes les lignes de détails que vous saisissez par la suite.
Taux de change
Indiquez si vous voulez utiliser le taux courant ou le taux de l'écriture récurrente.
Type expiration
Si l'écriture récurrente expire à une date spécifique (par exemple, le jour où un bail expire), sélectionnez Date spécifique, puis indiquez la date.
Si l'écriture récurrente n'expire pas à une date précise, sélectionnez Aucune date d'expiration.
Remarque : Si la date d'exécution du lot d'écritures récurrentes est postérieure à la date d'expiration indiquée, l'écriture récurrente ne figurera pas dans le lot.
Inactif
Sélectionnez cette option pour désactiver l'écriture récurrente à partir de la date indiquée.
Dernière modification
Ce champ affiche la date à laquelle l'enregistrement a été mis à jour pour la dernière fois.
Date dern. exécution
Il s'agit de la dernière date à laquelle un lot de factures a été créé pour le code d'écritures récurrentes.
Écart de
Ce champ affiche le montant correspondant à l'écart de l'écriture (le cas échéant).
Code écritures récurrentes
Chaque écriture de journal récurrente est identifiée par un code d'écriture récurrente unique.
Pour créer un nouveau code d'écriture récurrente, saisissez un code de 15 caractères maximum.
Exemple : Si vous créez une écriture de journal récurrente pour l'amortissement mensuel d'immobilisations en matériel, vous pouvez nommer le code AMMORTIMMO.
Description écriture récurrente
Si vous saisissez un nouveau code d'écritures récurrentes, saisissez une description du code d'un maximum de 60 caractères.
Compte d'arrondi
Si vous avez sélectionné Taux courant, spécifiez le compte d'arrondi auquel sera reporté tout écart d'arrondi occasionné par la conversion du taux de change.
Code planification
Spécifiez un code de planification pour l'écriture récurrente.
La description du code de planification sélectionné s'affichera dans le champ de description adjacent.
Code source
Spécifiez le code source à utiliser pour l'écriture. Ce code source est utilisé par défaut pour toutes les lignes de détail de l'écriture, mais vous pouvez saisir un code source différent pour une ligne de détail, si nécessaire.
Si vous utilisez des codes sources différents pour des lignes de détails individuelles, les différents détails d'une écriture peuvent apparaître dans des journaux sources distincts.
Description code source
Si vous saisissez un code source, saisissez une description du code d'un maximum de 60 caractères.
Date de début
La date de début est la première date du lot d'écriture récurrente.
Lorsque vous utilisez l'écran Créer lot d'écritures récurrentes de GL pour créer un lot d'écriture, Grand livre vérifie la date de début pour déterminer si l'écriture récurrente doit être incluse dans le lot. Si la date d'exécution du lot d'écritures récurrentes est postérieure à la date de début spécifiée, l'écriture récurrente ne figurera pas dans le lot.
Table des détails
Compte
Spécifiez le numéro du compte auquel le détail sera reporté.
- Avant de pouvoir saisir ou reporter une transaction, l'état du compte auquel elle sera reportée doit être mis sur Actif à l'onglet Détails de l'écran Comptes de GL.
- Vous ne pouvez pas sélectionner un compte pour lequel le champ Reporter au compte a pour valeur Interdit.
Description compte
Ce champ affiche la description du compte.
Commentaire
Ajoutez un commentaire facultatif pour identifier ou expliquer le détail.
Les commentaires sont imprimés sur les listes de lots et les journaux de report, mais ils n'apparaissent sur aucun autre rapport.
Date
Dans une transaction d'écriture de journal, vous pouvez choisir de reporter une transaction à une période autre que celle saisie comme date de transaction. Par exemple, vous pouvez saisir des dates du mois de juin dans ligne de détail de transaction, mais reporter la transaction en juillet.
Description
Vous pouvez saisir une description comportant un maximum de 60 caractères pour chaque ligne de détail. La description est répertoriée avec le détail sur les listes de lots, les journaux de report et les journaux sources (si le détail n'a pas été consolidé).
Champs optionnels
La colonne Champs optionnels de la table de détails indique si des champs optionnels sont affectés à un détail sélectionné.
Pour en savoir plus, consultez À propos des champs optionnels dans Grand livre.
Quantité
Si vous utilisez des quantités avec le compte spécifié, vous pouvez saisir une quantité avec le détail (par exemple, pour indiquer le nombre d'articles vendus), si cette fonctionnalité est disponible pour vous.
Avant de pouvoir saisir des quantités pour un compte, vous devez sélectionner l'option Gérer les quantités à deux endroits distincts :
- Sous l'onglet Compte de l'écran Options de GL afin d'activer les quantités pour tout le livre.
- Sous l'onglet Détail de l'écran Comptes de GL afin d'activer les quantités pour le compte.
Référence
Saisissez une référence de détail facultative, d'une longueur maximale de 60 caractères. La référence peut être tout élément que vous souhaitez conserver avec le détail, comme par exemple un numéro de chèque ou un numéro de facture.
La référence est répertoriée avec le détail sur les listes de la lot, les journaux de report et les listes de transactions du GL.
Si vous ne consolidez pas la transaction, les références de détails sont aussi répertoriées sur les journaux sources. Si vous imprimez des journaux sources par référence, vous pouvez utiliser la même référence pour tous les détails d'une écriture, de sorte que tous les détails d'une écriture soient regroupés.
Livre auxil. source/Type source
Spécifiez un type de source pour le détail. Vous pouvez entrer un type et un livre auxiliaire différents pour chaque ligne de détail si nécessaire. Si vous utilisez des types sources différents pour des lignes de détails individuelles, les différents détails d'une écriture peuvent apparaître dans des journaux sources distincts.
Par défaut, le type et le livre auxiliaire source de la ligne de détail sont les mêmes que ceux que vous avez sélectionnés pour l'écriture.
Champs multidevises
Devise
Spécifiez la devise de transaction du montant de débit ou de crédit que vous saisissez.
Si vous saisissez le code de la devise fonctionnelle, Grand livre inscrit un taux de 1,000 pour le détail.
Remarque : Vous utilisez l'écran Comptes de GL pour spécifier les devises qui peuvent être reportées dans le compte.
Cours change
Sélectionnez l'une des options suivantes :
- Taux écriture récurrente. Utilisez le même taux de change (provenant de l'enregistrement d'écriture récurrente) chaque fois que vous produisez un lot pour cette écriture récurrente.
- Taux courant. Utilisez le taux de change en vigueur lorsque vous créez un lot pour l'écriture récurrente.
Débit/Crédit-Devise fonct.
Ce champ affiche l'équivalent en devise fonctionnelle de l'écriture saisie dans le champ Débit/Crédit - Dev. trans. ou le montant du détail si celui-ci est saisi dans la devise fonctionnelle.
Inscrivez le montant avec le nombre de décimales utilisé par la devise.
Si vous saisissez un détail dans une autre devise que la devise fonctionnelle, le programme convertit le montant à la devise fonctionnelle, puis affiche le résultat dans le champ de la devise fonctionnelle.
Si vous modifiez le montant en devise fonctionnelle calculé par le programme, ce dernier ajustera le taux pour prendre en compte la modification.
Cours de change
Il s'agit du taux utilisé pour convertir le montant dans la devise de transaction à la devise fonctionnelle.
Vous pouvez modifier le taux pour tous les détails, mais l'écriture de journal doit être équilibrée dans la devise fonctionnelle avant de pouvoir être reportée
Une liste de taux s'affiche lorsque le programme ne parvient pas à trouver le taux correspondant à la méthode définie pour la sélection des taux de la devise. Vous pouvez choisir un taux ou en saisir un directement.
Date du taux
Le taux de change sera calculé à compter de la date saisie dans ce champ.
Type taux
Indiquez le type de taux qui spécifie la table de taux utilisée pour convertir la devise de transaction à la devise fonctionnelle (par exemple, taux au comptant, taux contractuel ou taux moyen).
Le type de taux par défaut s'affiche, mais vous pouvez saisir un type de taux et un taux de change différents.
Compte d'arrondi
Ce champ s'affiche lorsque vous sélectionnez Taux courant comme taux de change.
Lorsque vous traitez une écriture récurrente en utilisant le taux courant, les débits et les crédits qui étaient équilibrés dans la devise fonctionnelle dans l'enregistrement de l'écriture récurrente pourraient ne plus être équilibrés. Dans une telle situation, le programme débite ou crédite le compte d'arrondi pour équilibrer les débits et les crédits dans l'écriture de journal.
Saisissez le compte que vous souhaitez utiliser pour enregistrer les écarts d'arrondi qui peuvent survenir lorsque vous créez un lot d'écritures récurrentes.
Crédit-Dev. trans./fonct.
Saisissez le montant du crédit.
Pour les comptes multidevises, entrez les montants des détails dans la devise de transaction. Le programme affiche l'équivalent en devise fonctionnelle dans le champ Crédit - Dev. fonct. Vous pouvez modifier le montant en devise fonctionnelle, si nécessaire, mais vous ne pouvez reporter l'écriture que lorsque les montants de crédit et de débit sont équilibrés dans la devise fonctionnelle.
- Pour retourner au champ Débit, vous pouvez appuyer sur Maj+Tab.
- Si vous saisissez des transactions multidevises fréquemment, déplacez les colonnes de la devise fonctionnelle de sorte à les placer à côté de la devise de transaction.
Débit-Dev. trans./fonct.
Saisissez le montant du débit.
Pour passer au champ Crédit et saisir un crédit, appuyez sur la touche Tab sans réaliser la moindre saisie dans le champ Débit.
Pour les comptes multidevises, entrez les montants des détails dans la devise de transaction. Le programme affiche l'équivalent en devise fonctionnelle dans le champ Débit - Dev. fonct. Vous pouvez modifier le montant en devise fonctionnelle, si nécessaire, mais vous ne pouvez reporter l'écriture que lorsque les montants de crédit et de débit sont équilibrés dans la devise fonctionnelle.
Aperçu
Utilisez l'écran Écritures récurrentes de GL afin de configurer des écritures de journal pour des transactions qui se répètent de manière périodique.
Dans cet écran, vous pouvez réaliser les tâches suivantes :
- Ajouter, modifier et supprimer des écritures récurrentes.
- Saisir des détails de transaction pour une écriture.
- Spécifier une planification existante ou en créer une nouvelle pour spécifier quand les écritures récurrentes sont traitées.
- Consulter le crédit et le débit total actuel de votre écriture, ainsi que l'écart de l'écriture (le cas échéant)